公司会议室管理制度

公司会议室管理制度为了正确、规范的使用视频会议系统，提高会议举办的效率及质量，发挥会议室作用，给员工创造一个良好的办公环境，使会议室的管理和使用更加规范化、合理化，以确保公司各类会议的正常召开，现结合本公司的实际情况，对会议室的管理作如下规定。第一章管理部门及管理职责第一条公司会议室由公司办公室管理，各项目会议室由各项目办公室管理。第二条公司办公室职责：（一）负责公司例会的通知；（二）会议室的安排与协调；（三）负责公司例会会前物资的准备；（四）负责公司例会的会议记录；（五）保证室内整洁卫生、设施完好。第三条在例会结束后，及时起草会议纪要，并向会议召集人落实上次例会跟踪事项报告，一并发至各部门经理和高管的邮箱。第二章会议室使用规定第四条为了避免会议室使用时发生冲突，各部门如需使用会议室，需提前一天由向公司办公室提出申请，填写会议室使用登记表，以便统一安排。第五条临时召开的紧急会议需要使用会议室时，要及时通知公司办公室并在会后完善登记。第六条如遇公司紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，公司会议优先于部门会议，部门会议之间由部门之间本着重要、紧急优先的原则协商解决。第七条各部门申请使用会议室时，需明确使用设备、使用时间、参加人数、以及与会后与办公室门检查交接会议室的人员等。第八条除公司会议特别要求提供糕点、水果、茶水等会议物资，其余会议一律不予提供；部门会议中需要准备糕点、水果、茶水等由会议组织部门自行准备，公司办公室在紧急情况下可协助准备，但费用由各部门自行协调。第九条会议室使用期间，请爱惜会议室的设备设施，使用部门需保持会议室的整洁，不允许有乱丢垃圾、乱扔纸屑等；请不要在桌椅上写画、敲击和刻画，请不要改变会议室设备、家具的位置，爱护会场设施（包括：麦克风、桌、椅、投影仪、屏幕、空调设施等），使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、白板、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调，并通知办公室行政文员共同检查交接，如会议涉及使用视频会议系统，办公室需增加设备管理员共同参与检查交接。第十条使用完毕后，使用部门负责清洁会场，并与公司行政文员、设备管理员共同检查交接后共同填写完毕使用登记表后交办公室留档备案。第三章公司视频会议系统设备管理第十一条视频会议系统主要由摄像头、话筒、视频会议系统服务器、会议专用电脑、图像显示设备（投影仪、电视机、显示器）、音箱设备等构成。第十二条视频会议系统设备是会议专用设备，除开展视频会议外，严禁挪作他用。第十三条现公司总部与各项目、项目与项目之间均可进行会议对接。但在项目与项目之间进行对接时需通知总部办公室，由总部办公室安排专人打开总部服务器终端方可使用。第十四条严禁在视频会议专用电脑上安装无关软件，系统管理员每周定期对视频会议专用电脑做好防毒、系统清理等维护工作。第十五条视频会议系统各项参数已设定好，与会人员在使用时，不得随意更改。第十六条视频会议系统设备由公司指定专人管理与维护，非工作人员请不要随意使用有关设备，与会人员在使用过程中发现设备问题，可即时与办公室主管经理和系统管理员联系，进行设备调整，对于专业维修则由办公室反馈至供应商，做出故障排除及修复。第十七条公司各部门如要使用公司视频会议系统，需提前1天通知公司办公室，会议当天与会部门负责人同系统管理员提前1小时到公司主会场做会议准备，随时与分会场与会人员进行视频和音频的效果调试，确保视频会议的正常使用。第十八条会议结束后，需将视频会议系统各设备切断电源，以免造成不必要的浪费和损失。第十九条因视频会议使用的特殊性，仍需在使用过程中根据使用情况进一步调试，因此各部门在使用过程中如有建议或意见，请及时告知总部办公室，总部办公室将及时向供应商反馈并调整。第四章附则第二十条本规定自公布之日起执行。第二十一条未尽事宜由公司办公室解释。会议室使用登记表注：1、使用部门如需要饮用开水和茶叶等，请自行准备。2、非工作人员请不要随意使用有关设备。3、请不要在桌椅上写画、敲击和刻画，请不要改变会议室设备、家具的位置，爱护会场设施（包括：麦克风、桌、椅、投影仪、屏幕、空调设施等）。4、使用完毕后，使用部门负责清洁会场，并与公司行政文员共同检查交接后共同填写完毕使用登记表后交办公室留档备案。