管理学原理 第 六章

第六章控制第一节控制的内容和作用一、控制的涵义作为管理职能之一的控制，是指负责执行计划的管理者对工作运行及其效果，依据计划进行检查、测定、监控，及时发现问题并予以纠正，以促使整个管理系统有效运转，保证组织目标实现的过程。1.计划是控制的依据，规定了管理过程中控制的范围1）控制是有方向有标准的管理活动2）管理活动中控制的广度、力度、深度，是由计划允许的限度内在决定着的3）控制的基本目的是保证组织活动按计划进行，保证组织目标的实现2.反馈对控制是至关重要的3.管理者控制的目的是为了实现组织目标二、控制的内容1.人员管理者有权利有责任制定组织发展目标，但组织目标的实现，不只是管理层面的事，下属人员的积极参与与正确执行是不可缺少的。为了做到这一点，就必须对员工进行控制。管理者对人员控制的方法1）指导以直接巡视的方式，观察、检查被管理者的工作，发现问题，现场指导立即纠正2）引导以系统化评估方式，鉴定被管理者的工作绩效2.财务1）财务控制是适用于一切组织的2）财务控制的内容包括对资金的筹集、资金的投放使用、资金的耗费、收入的取得和分配等环节的控制3.作业作业是指投入劳动力、原材料等资源到最终形成产品和服务功能的转换过程1）决定管理工作的成效要体现为作业控制的成效2）常用的作业控制方法有程序控制、质量控制等4.信息管理者在搜集、分析、综合信息的基础上，形成决策和计划，自然也应该通过一系列的信息反馈来进行控制，保证组织目标的实现5.组织绩效1）组织绩效是控制工作成效大小的重要依据2）有效控制组织绩效的关键，是建立一个科学的测评组织绩效体系三、控制的作用和原则管理中的计划、组织、人员等，都必须辅以有效的管理控制，才能发挥作用1.控制的作用1）维持组织协调平衡运转，是控制工作的基本作用（1）控制对执行和完成计划起到保证的作用（2）组织目标的实现，是控制发挥了内在的作用2）规范成员行为，是控制工作应发挥的主要作用3）开创组织发展新局面，是控制工作的重要作用2.控制的原则把根据控制自身运行规律，用以指导控制活动开展的内容，称为控制的原则1）目标性原则控制总是针对实现组织目标而言，目标贯穿控制工作的始终，依循目标展开控制，是控制工作的基本原则2）动态性原则（1）比起管理的决策、计划、组织职能，控制职能更具有动态性（2）控制的动态性不完全是被动的3）层次性原则控制是管理者的职能，管理者是分不同层次的。控制只能对其负责实施计划的那一层次（部分）的控制4）封闭性原则为了实现控制，只有建立封闭的信息反馈回路结构，管理者才能按照计划调节、控制、校正成员行为，促成组织目标的实现第二节控制的程序一、控制的一般程序1.确立标准1）一切管理活动，都可以予以控制，前提是要有控制标准，标准是控制的基础2）由于计划是控制工作的依据，控制的标准应该符合计划的内容要求3）控制标准类型很多，但控制标准的共性是可以数量化或数字化4）不排斥某些场合下定性控制标准的实用性2.测评工作1）确立了实施标准后，控制工作转入对照标准，测评管理系统中各项活动的绩效2）测评工作包括三个依次递进的步骤（1）收集信息，了解和掌握工作运行实况（2）通过检查、评估发现工作实况与计划间存在的偏差（3）分析偏差的性质和原因3.纠正偏差1）纠正偏差的参照系是控制标准，行动依据是测评工作提供的信息2）应该纠正偏差的三种类型（1）正偏差中的特殊类型（2）偏差中的异常类型（3）可控的必须纠正的偏差3）测评工作对偏差性质把握准确，原因分析透彻，有益于纠偏工作展开二、有效控制的设计1.与具体的计划相适应1）一切控制都要遵循计划的要求，一切计划都要有与之相匹配的控制2）某些控制技术的确有广泛的适用性，但决不是适用于任何情况任何领域2.应当适应管理者的情况控制是管理者行使的职能，控制系统不能为行使职能的管理者理解和使用，就无法发挥它应有的作用。3.应当适应组织文化取向控制方式、管理态度很大程度上取决于组织内的文化取向。组织内的文化传统、价值观念、人际关系、心理特征，是控制系统形成、发展的前提条件之一，它们以独特的方式选择和影响着管理控制。4.有客观性又有弹性1）控制应该力求客观，这是对控制的一个基本要求2）客观控制的内容（1）控制标准公开明晰，能为对象了解接受（2）控制标准规范适当，便于对象操作执行（3）控制标准可以定量定性，便于管理者测评考核5.应当强调关键控制点1）为确保控制的有效性，就需要选定一些对全局有决定意义的关键控制点2）关键控制点的设定方法（1）依据工作的战略重要性设定（2）依据例外原则，把控制的注意力集中在那些与标准不符的偏差情况第三节控制的类型一、反馈控制1.定义反馈控制是把组织系统运行的结果返送到组织系统的输入端，与组织预定的计划标准进行比较，然后找出实际与计划之间的差异，并采取措施纠正差异的一种控制方法。2.反馈控制的应用特点1）反馈控制的作用发生在行动之后2）反馈控制对受控系统的信息输入发生两种作用（1）正反馈增强输入信息，使受控系统的输入对输出影响增大，使管理过程运动加剧（2）负反馈减弱输入信息，使受控系统的输入对输出影响减小，使管理过程运动收敛3）反馈系统的工作成效与控制一般程序的确立标准、选择有效控制点、测评业绩、分析偏差原因、提出纠偏方案、采取纠偏措施有密切关系3.反馈控制的特征1）反馈控制符合人的认识非一次完成的特点2）反馈控制对管理者处理好组织发展的平衡性和应变性方面，有很大作用3）反馈控制存在着一些自身难以克服的缺陷（1）损失已经造成（2）影响组织控制措施的有效性二、同期控制1.定义同期控制（同步控制、实时控制或过程控制）是对正在进行的计划活动给予监督，以保证计划活动按规定的政策、程序和方法进行的一种控制方法。2.同期控制的特点同期控制的突出特点是对正在进行的计划执行活动即时予以指导、监督。1）同期控制主要应用于基层现场的管理领域2）同期控制主要适用的控制工作，是程序化标准化较高的工作3.同期控制对管理者的要求1）管理者有朴实深入的作风，能及时发现问题2）注重言传身教，在行为上技术上作出示范表率3）有较高的管理能力和水平，能及时纠正偏差4.同期控制对管理系统的要求1）赋予一线管理者进行同期控制、及时解决问题的必要权力2）建立反应灵敏迅捷的信息反馈回路，使同期控制名副其实三、前馈控制1.定义前馈控制（事前控制、预先控制）把控制的注意力放到行动之前，在计划行动偏离标准的情况发生之前就对其进行预测或估计，采取控制措施，力求一开始就避免发生偏差的一种控制方法。2.前馈控制的特点1）前馈控制是最符合控制工作面向未来的要求的控制方式2）前馈控制的有效性，依存于管理者对客观世界的了解、把握程度3.前馈控制对管理者的要求1）全面细致的分析计划工作和控制工作系统，并对一些重要的输入变量加以确定2）建立内容清晰、运转灵敏的前馈控制运行模式3）保持前馈控制系统的动态性，使模式保持运行的可靠性、实用性4）定期或经常收集输入变量的数据资料，并及时输入前馈控制系统5）定期评价实际输入的数据与计划输入数据间的差异，并估算这些差异对预期的最终成果的影响6）采取必要的纠偏措施第四节控制的方法与技术一、现场视察法1.现场视察法的特点和长处是直接直观而不离不隔，不同层次的管理者都能用现场视察的控制手段，有针对性地解决各自面临的管理问题。2.现场视察法可以采集到及时、可靠、深入的信息，使控制容易奏效3.现场视察法还会带来若干间接的收益1）可以发现下属中的优秀人才2）可以从倾听下属合理化建议中获得启发3）可以对员工起激励作用4）可以借此营造和谐的组织氛围二、专题报告分析法1.专题报告分析法是有效控制特定范围内问题的方法2.专题报告分析法主要针对复杂的、例外的、潜在的问题展开调查研究，以简明扼要的报告，分析计划中存在的问题及原因，已经采取的措施及效果，预计可能发生的问题，为管理者提供控制的信息和对策三、统计资料分析法统计资料是反映受控系统历史活动状况的原始记录，也可以用来推断事物变化趋势，为管理者提供控制组织运行的依据。四、盈亏分析法盈亏分析法是组织根据销售额、成本和利润三者的相互关系，确定收入（销售额）与支出（固定费用和可变费用）的平衡点，表明销售额为多少时收支正好相抵。盈亏分析法的作用1.为成本的分析和控制提供依据2.以盈亏平衡点为标准，评价企业经营状况3.评价企业内部和外部诸因素对利润的影响4.预测实现目标利润的销售量五、预算控制法1.预算的概念预算是某一个时期具体的、数字化的计划。预算把计划分解成具体的数字，使之与各部门、各单位的计划相一致，既做到了授权，有保证了计划在预算限度内得以实施。2.预算控制的含义预算控制是内部控制的一个重要方面，包括筹资、采购、生产、销售、投资、管理等经营活动的全过程。3.预算控制的作用1）有利于管理者制定控制标准2）有利于把计划分解为与组织结构相一致的各个部分，使得计划得以落实3）有利于协调组织资源4）有利于对管理者、员工的工作进行评价4.预算的分类1）财务预算（收益预算）指组织在计划期内对现金收支、损益情况、财务状况的预算2）经营预算经营预算是组织日常所发生的各种基本活动的预算，包括一个组织生产收入和总消费支出的内容和数量3）投资预算投资预算是组织对固定资产的购置、改造、扩建及股权投资等活动所作出的预算，具体反映了投资的时间、数量、资金来源、回收期限、收益等情况4）零基预算零基预算的做法是：每一预算年度开始时，视所有尚在进行的管理活动为重新开始，即以零为基础。管理者根据组织目标，重新审查各项活动对实现组织目标的意义和效果，并在费用—效益分析基础上，重新排出各项计划活动的优先次序。5）弹性预算（可变预算）弹性预算是按固定费用（在一定范围内不随产量变化而变化的费用）和变动费用（随产量变化而变化的费用）分别编制固定预算和可变预算，以确保预算的灵活性。六、程序控制法1.程序的概念程序是组织操作、处理事务时，按时间先后获内在顺序安排的规范化的工作步骤2.程序对有效控制的作用1）程序是计划优化实现的表现形式2）程序是对计划系统化控制的体现3）程序是凝结着控制标准的具体显现3.控制程序应遵循的原则1）将程序的使用限定在最需要的工作方面，以免繁琐的程序文本和环节窒息人们的思想，延误人们对情况作出及时反应2）使程序环节减少到最精炼的程度，以利于降低管理成本，提高管理收益3）尽力避免个程序间的矛盾、重复现象，把各程序纳入到有机的系统中，并为系统目标的实现服务4）确保程序服从于计划的要求，成为组织生存、发展的推动力量5）对程序的运行实施有效的控制6）维护程序的权威性七、信息控制法1.信息与控制的关系1）信息是进行管理的基础，也是实行有效控制的基础2）控制是一门收集、处理、利用和驾驭信息的艺术3）控制和信息的依存关系决定，控制必须和信息系统同步发展，才能达到控制的目的2.信息控制提出的新课题、新要求1）改变了管理者的控制方式管理信息系统是人——机系统，它的开发、应用都要凭借人工进行，不会运用计算机就很难对它提供的信息进行深层次的利用和控制。因此，管理信息系统的出现，导致了管理者控制方式的变化。2）改变了组织的结构面貌管理信息系统在控制领域引发的变化表现为，计算机的控制作用部分取代了人的监督，而且控制的范围更大，控制的标准化更容易得到贯彻落实。在组织结构方面表现为，使组织控制的层次减少，对辅助人员需求减少，集权程度减弱，分权倾向增强，组织因此充盈着前所未有的活力。3）改变了组织内部的权利关系由于管理者可以借助管理信息系统进行大范围的、标准化的控制，使及时应变、给出对策成为可能，组织中高层管理者的控制权力得到加强。同时，中层管理者在组织管理控制中的地位也相对下降。各管理层的控制作用有进一步调整的趋向。4）改变了对成员的控制方式（1）管理信息系统不仅增强了传递信息的能力，使信息超载、堵塞现象大为减少，而且改变了信息传递方式，使信息横向传递、超级传递少有阻碍。（2）管理者可以恰当的向成员发布各类信息，去控制成员心理，成为对成员控制的方式第六章控制思考题：1.控制的作用主要体现在哪几方面？2.为什么说控制是一