湖北高速公路建设项目(施工单位及监理部分)

1湖北省高速公路建设项目竣工文件立卷归档实施指南2施工单位的职责1.明确建设项目档案工作分管领导，按照“谁形成谁负责”的原则，落实项目竣工文件材领导人负责制,建立临时挡案室，配置档案专柜，配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性；2.建立施工文件资料与施工同步收集、同步整理、同步归档有效的管理机制，按照项目文件的形成、收集、整理、立卷、编制、归档的要求。及时完成施工文件资料的收集、整理、归档和报送及保护工作，确保项目竣工文件材料的收集、整理归档工作与工程建设同步和项目竣工文件材料的准确、完整、系统和安全；3.建立施工文件资料收集、整理、归档台帐，定期向驻地监理工程师，指挥部及总监办档案管理部门报告；4.接受指挥部建设项目档案工作领导小组、指挥部及总监办档案管理部门、驻地监理工程师的监督检查；5.工程交工前，向驻地监理工程师，指挥部及总监办档案管理部门提出项目档案自检报告和档案专项验收申请，经验收合格后，送指挥部档案进行统一汇总归档。（三）监理单位的职责1.明确建设项目档案工作分管领导，按照“谁形成谁负责”的原则，落实项目竣工文件材料领导人负责制,建立临时档案室，配置档案专柜，配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性；2.按照项目文件的形成、编制、收集、整理、立卷、归档的要求，负责监理工作文件材料的编制、收集、整理、立卷、归档、保护和档案信息报送工作，确保项目监理工作竣工文件材料的收集、整理归档工作与工程建设同步和项目监理工作文件材料的准确、完整、系统和安全；3.落实监理单位的监管职责，积极协调施工单位的关系，加强对施工单位的施工文件资料收集、整理、归档工作管理、指导、监督和检查，确保施工文件资料与施工同步收集、同步整理、同步归档；及时全面审查施工单位上报的竣工文件，认真行使个人签字权，对已签认文件资料的准确性、真实性和完整性负责，及时闭合和完善监理与施工单位之间交叉的文件材料；定期或不定期向指挥部及总监办档案管理部门报送施工单位竣工文件资料收集、整理、归档、编制工作的评价信息；4.接受项目档案工作领导小组、指挥部及总监办档案管理部门的监督检查，建立监3理文件资料收集、整理、归档台帐；5.施工单位工程交工前，审查施工单位竣工文件的质量和档案自检报告，审查验收合格后，在施工单位档案专项验收申请上签字报指挥部档案管理部门，配合指挥部档案管理部门组织验收工作；6.向指挥部档案管理部门组织提出监理工作档案自检报告和档案专项验收申请，经验收合格后，送指挥部档案进行统一汇总编目。建立预立卷制度１．工程档案预立卷是工程档案文件资料立卷的基础，就是将公路工程建设项目产生于工程建设不同阶段和不同时期的文件材料进行初步立卷，待工程项目完工后再正式立卷归档，项目各参建单位应根据公路工程项目建设程序的不同阶段和文件材料产生的自然过程，按照公路工程立卷归档要求，分别做好预立卷工作。2、预立卷卷内文件材料的收集按照本指南公路工程档案文件材料收集范围进行收集和整理，建立档案文件材料收集目录和档案文件材料收集台帐，确保一个单项工程完工，相应的档案文件资料必须收集、整理完毕；单位、分部、分项工程施工完成，相对应的工程档案编制、收集、整理工作也同步完成；并由专人专室专柜保存项目文件资料。3、预立卷的封面和脊背的档号、案卷题名、编制单位、日期、保管期限内容可用铅笔或易擦写笔填写。卷内目录和备考表待卷内文件材料整理完毕，检查确认符合规定要求后，编制打印，装在案卷的首页和案卷的末页。第二节文件收集责任分工施工单位负责收集、整理公路工程施工阶段形成的文件材料、竣工图表及新技术应用、推广的有关的批复文件与合同、主要负责人名单、试验记录和分析、计算数据，应用、推广情况记载，使用成果及图片、声像资料等。其中开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等，分别按合同段的完成顺序整理。各项施工原始记录、竣工图表按路线进行方向，结合单位工程(含分部、分项)及不同专业，分别整理组卷。凡实行总承包的，由总承包单位进行汇总并负总责，各分包单位应各自完成分包部分的施工文件，向总包移交，由总包汇总整理后向建设单位移交。监理单位负责收集、整理公路工程施工监理工作形成的监理文件材料。监理通知、开(停、复)工令、备忘录、有关会议纪要、施工质量检验分析、合同管理文件、计划进度4管理文件、工程质量控制文件、安全、环保与水保管理文件、与总监及参建单位的来往函等由监理单位按阶段、问题分类整理，监理独立检查、抽查的标准试验或平行试验，按单位、分部、分项工程排序单独整理。施工、设计、监理单位在完成各自的编制、收集、整理工作后，交建设单位汇总、整理。一、文件材料收集总体要求（2）供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位公章并注明原件存放处后归档保存;热敏纸复印件,需复印保存,复印件应清晰;（3）勘测及测量基础资料、施工原始记录，若需清稿,须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存。2.及时：在每道施工工序和公路工程中所形成的文件材料都应该及时收集和整理，并按要求及时报送审核和归档。（1）按照与施工同步收集整理归档的原则，各文件材料收集责任单位应及时收集各自形成的文件材料。合同书、协议书、上级指示上级批准文件、往来函件、会议纪要、变更令、停工令、复工令、工作指令、进度计划、月报、开工报告、施工工序记录材料、索赔、事故处理等文件应及时收集整理并检查，特别是施工工序记录材料、工序完工后下道工序开工前，工序记录材料必须归档，按《指南》的要求分别存入相应的预立卷中。（2）及时编制文件材料收集台帐和卷内目录（临时），文件材料收集台帐以电子文件的方式报送驻地监理、总监办、指挥部档案领导小组，以便核对与查阅。3.准确：指试验检测数据的记录、计算过程、计算结果准确，控制的技术指标、检测频率符合公路工程技术规范、规程的要求等。监理工程师在审查施工单位的资料准确性时，要确保归档的项目文件资料能同它所反映的施工对象和建设过程相一致，文件材料与工程实际相符、图物相符，产生及使用部位标注清楚；同一个项目的文件材料相互之间在内容上应当协调一致；文字说明与图表、成果报告与试验记录、评定文件与原始文件应保持衔接一致。4.真实：文件材料真实可靠。⑴数据真实，特别是文件材料试验检测原始基础数据要真实，应能真实地反映工程建设的实际过程和实际情况相符，没有涂改和编造痕迹。⑵勘测及测量基础资料、施工原始记录，若需清稿,须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存，保持文件资料原始性;签名和日期不得涂改。按规定需要签字文件材料5签字齐全、按规定需要盖单位公章的文件资料盖章齐全，文件资料真实有效；⑶严禁伪造、捏造数据，严禁闭门造车、“会议录式”编写资料，监理工程师应对施工单位的资料真实性进行审查。5.完整：收集文件资料应齐全完整、不缺项、不缺份、不缺张，无遗漏，该闭合的资料要闭合，如停工令－整改报告－复工令等资料一定要闭合。⑴要保证整个项目的各类文件应齐全完整，不能缺项。⑵要保证单项文件材料应完整，各份文件应齐全，不能缺份、缺张。⑶要保证单份文件材料的应完整，正文和附件要齐全，表格内部填写完整，签字手续要完备，包括评语、签名和日期等。⑷要保证该闭合的文件资料一定要闭合，批复与请示闭合；监督机构、指挥部、监理下达的整改指令与整改后的文件材料必须是一套完整的闭合资料。６.规范：指表格填写规范、术语规范、字迹规范，文件材料分类、科目编排科学、合理，符合规范要求。７.美观：要求文字清新、幅面整洁，符合档案存档规定。二．文件材料质量具体要求１.名称填写规范：包括项目、部位名称、合同号、单位名称要统一、规范。２.术语规范：包括外观描述、试验结论用语、自检用语、评定用语填写规范。３.字迹规范：⑴书写要规范书写工整，字迹、线条清晰，端正、耐久、书面要整洁，竣工文件材料中凡是需用手写、绘制的地方，必须做到字迹清晰可辩，书写工具应使用不易褪色书写工具书写。如原始记录、签名等文件材料应使用不易褪色的蓝黑墨水、黑墨水，现场记录可使用ＨＢ铅笔书写。严禁使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等易褪色的书写工具书写。⑵修改要规范写错的文字，用斜线划去，在旁边书写正确文字，并盖上修改人的私章。不允许用涂改液修改或用刀刮改。原始记录资料不得随意更改，如测量资料、试验资料、检测资料等如果必须更改，不能涂改只能杠改，并在旁边签名。⑶签名要规范①所有的签名栏应由本人亲自手签，并签全名，不能采用打印或图章。特殊情况需要6代签，代签人应持有应签人的委托书，在签字处盖上应签人的签名章（用红色印泥），并在盖章处右侧签上代签人的姓名。不允许直接代签应签字人的姓名；表格中的签名应签在格规定的位置上，关键签名不能由一个人重复签署，如计算与复核不能是同一人签名。②文件材料签字应注意签字人的签字权限，严禁越权签字。③开工申请批复单、变更申请批复单、单位工程、分部工程、分项工程评定表、检验申请批复单、中间交工证书这五种文件上的盖章单位应为施工单位（项目部）和监理单位（总监办）等需要单位盖章的资料应盖红色图章。⑷纸张纸质优良，规格统一①除房建图纸外，文件材料用纸均采用A3、A4两种尺寸。竣工图及与其合订在一起的文字材料、表格一律使用A3纸，图纸允许加长，但不能加宽，如桥梁布置图可以加长，但不能加宽；其他文件材料统一使用A4纸（除上级红头文件），小于A4纸规格的出厂证明、产品合格证等要粘贴在A4纸上；书写材料应符合耐久性要求。，严禁使用热敏纸、复写纸等不耐久的材料；当使用A3纸时，则需折叠成A4纸大小（297×210）。②归档文字材料上的批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，对纸张规格大小差别较大的文件应适当补贴或折叠。⑸字体、字号应统一，规范。符合国家档案相关规定要求。①各类总结、报告、正式文件严格按国家公文管理办法执行，并参照如下规定：验收或鉴定证书、各类总结、工程概况、编制说明等非工地现场填报的文字材料或图表均需打印，字体以印刷体为宜。各种特殊字符用国标宋体，文件标题名用2号方正小标宋体；文件编号用4号仿宋体，文件内容、说明及其标点符号用3号仿宋体，行距为单倍行距。“主题词”三个字用3号黑体，内容为3号方正小标宋体；抄送单位用3号仿宋体。竣工图所有文字均采用宋体，宽高比一般取0.65。字高采用以下高度或类似字号：尺寸标注数字字高为2.5毫米(特殊情况可放宽至3毫米。②竣工图图名字高为4毫米，“竣工说明：”字高为4毫米，“竣工说明：”的内容字高为3.5毫米；图框标题栏内，建设单位名称和竣工图名字高为5毫米(一排装不下，必须用两排时，字高为4毫米)，其它图框各栏字高为4毫米。③高速公路工程建设三大主体（指挥部、监理、施工）各自负责的文字材料或图表使用激光打印机打印，不允许使用喷墨打印机和针式打印机。计算机印制的文字材料和图纸应采用激光打印机打印，表格式样应铅印或用计算机激光打印。7４.各种工程建设用表使用和填写规范⑴正确选用工序用表工程建设各种用表见本《指南》规范化表格，表格的种类和数量多，正确选用统一制定的表格样式，填报字体应与表格字体相适应，达到协调、美观的要求。⑵表格填写规范①表格内容除意见签署和签名外，其他内容均可手工填写或打印，但质量监督部门要求备查的原始资料需要用手工填写。②表头的填写必须完整统一。③表格如果有附件必须详细注明附件名称和数量等。④表格中工程名称的填写统一规范，如果分左右幅必须注明左幅或右幅。⑤自检意见、监理意见应明确，签署手续完备，字迹清晰，复印清楚。⑥表格中的技术指标控制值，应符合有关设计、规范的要求。⑦表格中的意见、结论填写用语必须严谨规范，描述准确。⑧表格中的时间填写应符合实际，不能前后矛盾。⑨成套表格前后的系列应该闭合（特别是检验时间和签认时间的前后一致性问题），如果出现验收不合格的记录表或质检表，应该在随后重点体现其再次验收合格的对应表格。三．其他要求1.参建单位应建立电子文档，并做好各类台帐数据资料的复制、登