第11章人力资源信息化管理

人力资源管理实用教程吴宝华2第十一章人力资源信息化管理第一节人力资源管理信息系统概述第二节人力资源管理信息系统的主要内容第三节信息化人力资源管理（e-HR）3案例业绩下滑，谁之过？2009年3月27日，某大型投资集团总部。人力资源总监王家民收到了一封来自e-HR系统的邮件：“王总，您好！集团总经理对一季度员工考核的结果已经审批通过，请您登陆系统查看。谢谢！”“看看这次集团的绩效目标完成得怎么样。”带着一丝期待，王总登陆了e-HR“总裁桌面”系统，选择了“绩效考核分析”……出乎意料地，王总首先看到的却是“人均单产完成率减速37.6%”、“投入产出比同比下降12%”的醒目提示。“怎么回事？虽然受全球金融危机影响，集团资金吃紧，很多投资项目搁置，但我们已及时调整了业务策略，精简了部分机构和岗位。按理说，人均单产和投入产出比不应出现这么异常的下滑啊！”好心情瞬间一扫而光，王总赶紧查找问题。“一季度组织机构和人员调整力度比较大，难道是这次绩效考核的参与度不高，使绩效结果的代表性不强？”王总希望首先了解一季度绩效考核的参与度和准确度，排除此次绩效考核结果的外在因素。很快，他便看到了自动生成的考核人员统计分析图和考核参与度统计表。各部门的平均参与度在98%以上，关键员工也基本都参加了考核。看来考核执行力度还不错。”王总忍不住站了起来，点燃了一支烟，略微稳定了一下情绪。4“那就先从绩效最低的分公司入手找找原因吧。”理出了头绪，王总立即掐灭了那支吸了一半的香烟，坐了下来，继续点击鼠标。借助“总裁桌面”的查询穿透功能，他点击了“人均单产完成率”较低的山东分公司数据。“山东分公司一向位于集团中绩效表现的第一梯队，这次居然成了倒数第一？！”王总颇感意外。很快，该分公司2009年第一季度的人均单产变化趋势图、人力成本投入产出比趋势图和关键岗位人员季度成绩对比图赫然展现出来。“怎么核心部门商业事业部、投资发展部和对外协作部的关键岗位人员考核成绩都下降了不少呢？核心部门绩效下滑，难怪山东分公司整体业绩不佳了”。王总再点击“商业事务部”，系统便穿透到此部门，自动生成了关键岗位人员的考核变动人员分析图及其变动人员考核明细表。“原来有超过一半的员工这个季度的绩效都降低了。”王总不由皱起了眉头，又仔细查看了绩效下降人员的变动人员考核明细表，具体查看这些人最近两个考核周期的考核结果，发现很多员工都是首次参加绩效考核，属于新员工。“新员工引进过多，肯定要摊薄人均单产完成率和利润率。山东分公司怎么在这个时候还‘顶风进人’？”他不禁想到集团的人员编制与人工成本管控还得加大力度。5“不过，会不会是山东分公司人员离职率较高造成的？他们元旦前刚刚换了总经理，一朝天子一朝臣的情况如今也并不罕见”。于是，他马上点击“2009年人员离职率”分析，全集团各分支机构的第一季度的离职率情况都可以查询。果然，不出王总所料，山东分公司第一季度的人员离职率位居榜首。“看来，还是我们的工作没有做到位啊”，王总感到后背一阵发凉，“高层更迭，更应该早点关注员工士气、稳定关键员工。我得尽快亲自飞到山东分公司，亡羊补牢，为时不晚！”找到了山东分公司业绩异常下滑的重要缘由，王总决定再看看集团具体绩效指标的变动情况。他回到集团考核界面，打开了指标类得分对比表，对最近两个考核周期的员工具体指标考核分数进行了对比。“内部运营指标基本保持平稳，这段时间的强化内部管理工作的要求看来是比较及时的。财务指标和市场经营指标明显下滑，得马上再和领导班子沟通一下，看看我们的市场战略调整得是否顺应了市场需求的变化。但是，个别员工在学习成长类指标上也有不同程度的下降，看来不仅仅是经济环境带来的影响了。”王总又从e-HR系统绩效管理模块中调出了几个分公司总经理的自我评价和任务完成情况汇报，结合着各级评分人的考核评价以及培训建议，集团整体业绩下滑的原因也渐渐清晰。6“综合来看，一季度业绩明显下滑，不仅是因为经济环境对既有业务产生了影响，业务战略调整的效果还没得以展现，也是因为部分分公司没有做好人员规模和成本费用的管控，而且一些关键员工也有了消极情绪，工作和能力提升的积极性方面都受到了影响”。终于找到了原因，王总不由得松了一口气，整个身体都陷进了宽大的老板椅中。“找到问题，才能对症下药！”王总再次站了起来，踱到窗口，开始构思下一季度的绩效改进方案……问题：1．案例中展示出来的e-HR的作用与优势有哪些？2．该案例给我们什么启示？7第一节人力资源管理信息系统概述一、人力资源管理信息系统的含义人力资源管理信息系统（HRMIS）是指通过建立一种信息平台，将信息技术与人力资源管理技术切合入组织的管理实践活动之中，从而使之适用于企业和部门的具体需要，能够处理包括规范和例外的、普遍存在和特殊的、相对简单的和错综复杂的情境的结构工具。人力资源管理信息系统的特点：（1）它是一种面向管理决策的综合系统。（2）它是一个复杂的人机系统。（3）它是一种与现代管理方法和手段相结合的系统。8第一节人力资源管理信息系统概述二、人力资源管理信息系统的作用1.及时提供全面可靠的信息2.简化人力资源管理工作，强化其战略职能3.规范人力资源管理部门的业务流程4.提高企业的整体管理水平5.增强员工自我管理与开发能力，提高人力资源的服务质量9第二节人力资源管理信息系统的主要内容一、人力资源管理信息系统结构图从功能结构上分为三个层面：基础数据层业务处理层决策支持层10第二节人力资源管理信息系统的主要内容人力资源管理信息系统人力资源规划培训管理招聘管理企业基础数据员工基础数据消息反馈数据接口图形统计薪酬报表考勤管理绩效管理日常人事管理薪酬管理经理自助服务员工自助服务图：人力资源管理信息系统结构图11第二节人力资源管理信息系统的主要内容二、人力资源管理信息系统中的应用程序1．人事信息统计程序2．薪酬管理应用程序3．培训管理应用程序4．考勤管理应用程序5．集成化的人力资源管理信息系统12第二节人力资源管理信息系统的主要内容三、典型HRMIS产品的模块组成及其主要功能1．人事信息管理模块主要功能：（1）根据企业实际需要自定义员工人事档案项目。（2）员工人事信息的录入、增、删、修改等。（3）强大灵活的查询功能。（4）强大灵活的人事信息统计分析功能。（5）可以按用户需求设置首页自动提示信息。（6）跟踪管理员工从进入企业到离职全过程的历史记录。（7）可连接与员工相关的各种文档。（8）可按用户需求自定义员工花名册格式，并按格式显示、打印。13第二节人力资源管理信息系统的主要内容三、典型HRMIS产品的模块组成及其主要功能2.人力资源规划模块主要功能：（1）可以根据需要灵活对单位或部门进行多级设置、维护和扩展。（2）灵活调整和管理各岗位职级、岗位职责、任职资格、岗位编制等信息。（3）可输出图形化的组织结构，直观反映企业的组织结构。（4）在工作分析的基础上，对企业设定的职位进行全面管理。（5）针对不同职位提出职责检测标准，为企业进行及时职责诊断。（6）根据人力资源计划，实时反映出来的企业职位空缺状况。（7）灵活生成更新率、增长率、离职率等规划指标。（8）确定新进、淘汰、调动、继续教育的基本目标。14第二节人力资源管理信息系统的主要内容三、典型HRMIS产品的模块组成及其主要功能3.招聘管理模块主要功能：（1）提供企业部门的流程化岗位需求申请、审批管理，以及企业员工的流程化岗位调换需求申请、审批管理。（2）随时显示职位空缺信息（3）根据空缺职位的任职条件设置组合条件，查看应聘者的详细简历，过滤不符合条件者，对通过筛选的人员安排面试等。（4）根据自定义规则批量安排面试时间，在必要时自动调整时间。（5）提供测试题库管理和备用人才库管理。（6）可批量发送电子邮件或打印通知单将面试结果通知应聘人员。（7）计算招聘费用比、录用比、应聘比及合格率，评价招聘效果。15第二节人力资源管理信息系统的主要内容三、典型HRMIS产品的模块组成及其主要功能4．考勤管理模块主要功能：（1）提供对不同考勤机的数据导入、读取接口。（2）灵活设置上下班时间、倒班与加班类型，灵活设定和调整节假日、公休日和休息日。（3）对每个部门或员工设置不同的考勤方案，提供批处理功能。（4）记录每位员工的出勤状况，根据方案设定自动判断迟到、早退或旷工。（5）记录员工的请假、休假情况，并作销假预警提示与销假处理。（6）统计每位员工的月出勤结果与薪资系统链接进行计算。（7）提供特定时间内个人／部门／公司的出勤数据统计图表，并分析比较。（8）自动计算和累计员工的假期，汇总假期明细及结存报表。（9）提供流程化休假申请审批管理。16第二节人力资源管理信息系统的主要内容三、典型HRMIS产品的模块组成及其主要功能5．绩效管理模块主要功能：（1）灵活定义考评规则的各项指标、考评评分权重、考评评分标准等，设定考评表。（2）按岗位、部门灵活设置及调整考评的规则和考评的周期。（3）灵活设置考评层级关系，制定滚动考评计划，选择考评对象与考评规则。（4）部门主管在绩效考评周期内对员工的日常工作情况、任务完成情况以及工作态度、工作能力进行阶段性的考查并作相应记录。（5）根据考评人的评价，自动计算考评人的综合得分。（6）根据考评的历史记录，分析员工及部门业绩的改善情况，并可利用考评结果对应表，从各种不同角度对考评结果进行统计分析。（7）提供员工绩效考评结果查询、申诉及处理。17第二节人力资源管理信息系统的主要内容三、典型HRMIS产品的模块组成及其主要功能6．薪酬管理模块具体内容：（1）灵活设置各独立单位、部门和各类人员的薪资结构以及所包含的薪资项目和计算规则。（2）根据已设置规则，自动计算员工实发薪资、应缴个人所得税、个人缴纳各种保险金数额等。（3）灵活管理计税方式，支持不同地区定义不同的计税方法。（4）根据人事变动反馈信息，录入受影响薪资项目，保证薪资发放的准确性和及时性。（5）薪资调整批处理或指定个别计算员工薪资。（6）与考勤系统链接，根据员工考勤情况调整员工的薪资福利；与绩效考评系统链接，根据员工绩效考评情况调整员工薪资。（7）设置不同的员工和领导查询功能。（8）可生成word、excel、txt等不同格式的薪资福利明细报表和统计报表。（9）提供完善的薪资统计分析功能。18第二节人力资源管理信息系统的主要内容三、典型HRMIS产品的模块组成及其主要功能7．培训管理模块主要功能：（1）提供企业部门和员工的流程化培训申请、审批管理。（2）根据培训申请统计和人力资源规划，制定培训规划与培训实施计划。（3）对培训费用进行管控，自动在预算基础上生成费用预警。（4）对不同类型的培训进行不同的管理。（5）对教师资源、教材资料、外部培训信息库、培训机构与培训地点进行管理。（6）有效地计划和管理培训的条件、目标、内容、时间、地点、设备账单和预算等，自动检查可能发生的冲突。（7）提供培训签到和培训协议管理，将培训与合同管理模块链接。（8）对培训结果进行全面考评和分析。（9）通过本模块可以查询员工的所有培训信息，可以按照设定的条件交叉进行培训信息的查询统计。（10）对有特殊要求的企业，提供远程培训平台，制作在线培训课件，使员工随时随地都可以通过网络接受职业培训。19第二节人力资源管理信息系统的主要内容三、典型HRMIS产品的模块组成及其主要功能8．报表中心主要功能：（1）提供灵活定义报表统计条件和显示格式的功能，可生成多种分析图表。（2）提供报表自动校验功能。（3）可以自定义各种查询和报表，所有报表的数据范围和查询条件可以自由控制。（4）包含树状查询、条件查询、统计报表等功能。20第二节人力资源管理信息系统的主要内容三、典型HRMIS产品的模块组成及其主要功能9．经理自助与员工自助主要功能：（1）领导查询是专为企业领导、决策者设计的，包括人事、机构、工资和报表等的综合浏览分析。（2）员工在线查看企业规章制度、组织结构、重要人员信息、内部招聘信息、个人当月薪资及薪资历史情况、个人福利累计情况、个人考勤休假情况。（3）直线经理可以在授权范围内在线查看所有下属员工的人事信息，更改