HR的12份必备法律文件

HR的12份必备法律文件人力资源管理随着《中华人民共和国劳动合同法》（以下简称“劳动合同法”）的施行，《中华人民共和国劳动合同法实施条例》（以下简称“实施条例”）的正式实施。新的用工法律对企业HR管理提出了新要...随着《中华人民共和国劳动合同法》（以下简称“劳动合同法”）的施行，《中华人民共和国劳动合同法实施条例》（以下简称“实施条例”）的正式实施。新的用工法律对企业HR管理提出了新要求，之前仅凭一份劳动合同就能应付日常HR管理的时代已不再周全无碍。而准备一套完备的HR管理法律文件，将对企业法律风险降至最小。本文将结合实务操作中的经验，总结出12份企业HR管理中必备的法律文件。一、劳动合同1.必备理由：劳动合同在现代企业管理中所起的重要作用已不言而喻，没有与劳动者签订合同，那么企业将每月支付员工二倍工资。2.合同内容：企业至少应准备三份合同：固定期限劳动合同、无固定期限劳动合同和以完成一定工作任务为期限的劳动合同，有需要的企业还应备一份非全日制用工劳动合同。《劳动合同法》第十七条规定，合同主要内容应包括：（一）用人单位的名称、住所和法定代表人或主要负责人；（二）劳动者姓名、住址、居民身份证或其他有效身份证件号码；（三）劳动合同期限；（四）工作内容和工作地点；（五）工作时间和休息休假；（六）劳动报酬；（七）社会保险；（八）劳动保护、劳动条件和职业危害防护；（九）法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。劳动合同除前款规定的必备条款外，用人单位与劳动者可以约定试用期、培训、保守秘密、补充保险和福利待遇等其他事项。二、集体合同1.必备理由：《劳动合同法》第十一条规定：用人单位未在用工的同时订立书面劳动合同，与劳动者约定的劳动报酬不明确的，新招用的劳动者的劳动报酬按照集体合同规定的标准执行；没有集体合同或者集体合同未规定的，实行同工同酬。另第十八条规定：劳动合同对劳动报酬和劳动条件等标准约定不明确，引发争议的，用人单位与劳动者可以重新协商；协商不成的，适用集体合同规定；没有集体合同或者集体合同未规定劳动报酬的，实行同工同酬；没有集体合同或者集体合同未规定劳动条件等标准的，适用国家有关规定。由此可见，集体合同可以在企业与劳动者因劳动报酬、劳动条件等标准约定不明确产生争议的时候起到重要的标准作用，一份完备的集体合同可以避免很多不必要的劳动纠纷。2.合同内容：劳动者的劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律、劳动定额、法律法规规定的其他内容等。三、职工名册1.必备理由：《劳动合同法》第七条规定：用人单位应建立职工名册备查。《实施条例》第三十三条补充：用人单位违反劳动合同法有关建立职工名册规定的，由劳动行政部门责令限期改正；逾期不改，由劳动行政部门处2000元以上2万元以下罚款。企业必备职工名册，既可以在产生劳动争议时作为有力的证据，也可以避免不必要的行政罚款。2.职业名册内容：劳动者姓名、性别、公民身份证号码、户籍地址及现住址、联系方式、用工形式、用工起始时间、劳动合同期限等内容。四、劳动合同签收单1.必备理由：《劳动合同法》第八十一条规定：用人单位提供的劳动合同文本未载明本法规定的劳动合同必备条款或者用人单位未将劳动合同文本交付劳动者的，由劳动行政部门责令改正；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。企业仅仅签订劳动合同而没有送达劳动者，同样会面临着不必要的赔偿风险。2.签收单内容：劳动合同文本编号、劳动者姓名、身份证号码、所属部门、具体岗位、入职时间、合同期限、签约时间、劳动合同签收时间、劳动者签收、备注等内容。五、职位告知书1.必备理由：《劳动合同法》第八条规定：用人单位招用劳动者时，应当如实告知劳动者工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬，以及劳动者要求了解的其他情况。实践中用人单位往往会忽视这个主动告知义务，导致发生因“欺诈”而导致劳动合同无效并赔偿劳动者损失的法律风险。2.告知书内容：工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬等。六、入职登记表1.必备理由：《劳动合同法》第八条规定：用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况，劳动者应当如实说明。如果劳动者在入职时存在不实或欺诈，将成为日后用人单位解除劳动合同的重要证据。2.登记内容：劳动者与前用人单位劳动合同解除情况、竞业限制、健康状况、学历、职业资格、知识技能、工作经历、家庭住址、主要家庭成员构成等。七、签订劳动合同通知书1.必备理由：《实施条例》第五条规定：自用工之日起一个月内，经用人单位书面通知后，劳动者不与用人单位订立书面劳动合同的，用人单位应当书面通知劳动者终止劳动关系，无需向劳动者支付经济补偿，但是应当依法向劳动者支付其实际工作时间的劳动报酬。现实中，一些员工因为种种原因不愿与企业签订劳动合同，此时一份书面的签订劳动合同通知书就显得尤为重要。2.主要内容：劳动者姓名、入职日期、通知日期、签订劳动方式等。八、劳动合同变更协议书1.必备理由：《劳动合同法》第三十五条规定：用人单位与劳动者协商一致，可以变更劳动合同约定的内容。变更劳动合同，应当采用书面形式。2.主要内容：用人单位、劳动者的基本情况、原劳动合同基本情况、具体变更内容、变更日期、双方签字盖章等。九、解除、终止劳动合同通知书1.必备理由：解除、终止劳动合同是结束劳动者与用人单位之间关系的唯一途径，解除、终止劳动合同的具体时间是计算工资、加班费、经济补偿金数额的重要依据。2.解除合同内容：劳动者名称、解除或终止劳动合同的原因、解除或终止劳动合同的日期、交接手续办理的流程和时限、用人单位盖章、劳动者签收等。十、解除、终止劳动合同的证明1.必备理由：《劳动合同法》第五十条规定：用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。第八十九条规定：用人单位违反本法规定未向劳动者出具解除或者终止劳动合同的书面证明，由劳动行政部门责令改正；给劳动者造成损害的，应承担赔偿责任。2.证明内容：用人单位出具的解除、终止劳动合同的证明，应当写明劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限等。十一、加班申请书1.必备理由：《劳动合同法》第三十一条规定：用人单位应当严格执行劳动定额标准，不得强迫或者变相强迫劳动者加班。用人单位安排加班的，应当按照国家有关规定向劳动者支付加班费。（下转35页）（上接33页）另第八十五条中规定：用人单位安排加班不支付加班费的，由劳动行政部门责令限期支付劳动报酬、加班费或者经济补偿。用人单位有下列情形之一的，由劳动行政部门责令限期支付劳动报酬、加班费或者经济补偿：劳动报酬低于当地最低工资标准的，应当支付其差额部分；逾期不支付的，责令用人单位按应付金额百分之五十以上百分之一百以下的标准向劳动者加付赔偿金；安排加班不支付加班费的。加班费的支付一直是个敏感问题，加班时间多少是计算加班费的重要根据，一份书面记录加班情况的文件尤为重要。2.申请书内容：劳动者名称、申请加班日期、加班原因、加班预计的时间、部门主管确认、人事主管确认等。十二、劳动合同续签意向书1.必备理由：《劳动合同法》第四十六条规定：除用人单位维持或者提高劳动合同约定条件续订劳动合同，劳动者不同意续订的情形外，依照本法第四十四条第一项规定终止固定期限劳动合同的，用人单位应当向劳动者支付经济补偿。劳动合同期满后的企业的续订条件以及劳动者的续订意向是判断用人单位是否要支付经济补偿的重要标准，一份书面的文件能真实的反映双方意向，避免日后不必要的劳动纠纷。2.主要内容：劳动者名称、原劳动合同到期时间、续签劳动合同与原劳动合同区别、答复期限等。后文：以上12条必备文件，以备在企业发生劳资纠纷时以作证明之用，但并不是只要做好这12件文件准备就万事大吉，如保密协议、竞业禁止合同、服务期协议等。因此，我们建议每个企业HR都应根据自身不同的状况制定出专用的法律文件，并加以妥善保存。最后，希望每个企业都能有一个健全的HR管理体系，避免不必要的劳动纠纷和法律风险。从“失街亭”看企业人岗匹配来源：才富夜读三国，孔明挥泪斩马谡，皆曰：马谡刚愎自用、纸上谈兵；诸葛孔明执法如山、大义灭亲。掩卷长叹，此实乃人岗不匹配之悲剧也。从“失街亭”看企业人岗匹配来源：才富作者：周详淇夜读三国，孔明挥泪斩马谡，皆曰：马谡刚愎自用、纸上谈兵；诸葛孔明执法如山、大义灭亲。掩卷长叹，此实乃人岗不匹配之悲剧也。所谓人岗匹配，就是遵循人适其事、事得其人的原则，根据不同人员个体间的能力素质差异以及岗位的不同要求，将人安排在最合适的岗位上，保持个体能力素质与工作岗位要求的同构性，从而提高人员的工作效率，有效完成组织目标。由此可见，人岗匹配在企业管理中具有十分重要的意义。实现人岗匹配的障碍我们先来看看诸葛亮任用马谡的整个过程。马谡“兄弟五人，并有才名”，随刘备入川，但刘备临死之时对诸葛亮说：“马谡言过其实，不可大用，君其察之！”。后来马谡在诸葛亮平定南中的过程中，定下攻心之计，与诸葛亮的战略思想相一致，于是诸葛亮就让他担任了参军，在七擒孟获的过程中，马谡又屡屡出谋划策，并常与诸葛亮不谋而合。在诸葛亮担忧北魏的威胁时，马谡又献策使北魏罢免了大将司马懿，去除了蜀国的最大威胁，所以在诸葛亮北征时，他被提拔为安远将军，街亭一战，他自告奋勇为先锋去守街亭，终于犯下大错，导致蜀军大败。通过分析，我们可以发现要实现人岗匹配，主要存在三点障碍：1、在人员招聘方面，不能明确岗位要求，从而实现职得其人。我们可以看出马谡是年少成名，素有才气，因而得以辅佐刘备，并随刘备入川。所以当初在选拔上，马谡也不是随随便便就被招聘的，按照我们现在很多企业在招聘时的做法，也要根据应聘者的学历（名气）和知识（才学）等多方面的因素考虑。但是，很多企业在招聘和选拔的过程中，也仅仅停留在表面的学历和知识、技能等因素上，而不能真正发现岗位对任职者的要求。这会造成两方面的弊病：一是造成人才的浪费，二是招聘到人以后又发现这个人不适合这个岗位。2、在人员的任用方面，不能充分认识员工的能力，从而实现人得其职，就像著名的“彼得原理”所描述的那样：每个员工最终都会晋升到不胜任的职位上。在马谡的任用中也是这样，诸葛亮对其的任用也十分谨慎，在平定南中时，把他留在身边，处处观察，发现他并非浪得虚名，很有计谋，而且常常与诸葛亮想的不谋而合。因此，在守街亭时才大胆启用马谡，最后却发现这个职位对他很危险，他并不能胜任这个岗位。这是一个典型的对人的能力是否完全胜任岗位不能清醒认识的例子。3、在人员的职业发展方面，不能意识到人岗匹配具有动态性的特点。员工的能力会随着工作经验的积累、知识水平的提高而发生变化，员工自身就会产生职业发展的需要，这就要求企业在为其职业发展规划方面提供相应的、适合其特点的培训，并不断强化其在特定领域的才能，使其始终保持对新岗位的积极性和胜任性。马谡在失街亭前的表现可以说是非常胜任，因此他在街亭一战中自告奋勇担任新的岗位，但是诸葛亮没能意识到其发展的要求和能力之间的差距，也没有进行必要的、针对性的培训，便让其上岗，最终酿成大错。通过相应的培训使员工仍能胜任新岗位的要求，这是人岗匹配动态管理的核心，也是尽量避免“彼得原理”的重要途径。如何实现人岗匹配通过以上分析可以看出，企业要实现人岗匹配的目标，必须把握选人、用人、育人等人力资源的各个环节，而胜任能力体系是贯穿于各环节实现人岗匹配的核心。所谓胜任能力，是指根据岗位的工作要求，确保该岗位的人员能够顺利完成该岗位工作的个人能力特征结构，它可以是动机、特质、自我形象、态度或价值观、某领域知识、认知或行为技能，且能显著区分优秀与一般绩效的个体特征的综合表现。所以，人岗匹配简单来说就是，岗位要求的胜任能力与员工的能力素质完全匹配，这里的能力素质不仅指员工的知识结构、技能，还包括价值观、自我认知