WPS表格基础教程

第1章1609人事培训—WPS表格1.1WPS表格基本概念1.1工作簿与工作表1．工作簿•所谓工作簿是指在WPS表格环境中用来储存并处理工作数据的文件。在WPS表格中，一个工作簿文件就像一本书。每个工作簿又包含多个工作表，这些工作表可以储存不同类型的数据。1.1工作簿与工作表•每一个工作簿文件在默认状态下打开3个工作表，分别以Sheet1，Sheet2，Sheet3。•WPS表格中每个工作簿中最多可以拥有255个工作表。•WPS表格默认的工作簿是book1，它的扩展名是.xls。•工作表的名字显示在工作簿文件窗口底部的标签里，在标签上单击工作表的名字可以实现在同一工作簿中不同工作表间的切换。2．工作表•电子表格由65536行和256列构成。•行的编号是由上到下在1～65536之间的阿拉伯数字来表示•列的编号则由左到右采用字母“A”、“B”、．．．、“Y”、“Z”、“BA”“BB”、“BC”、．．．、“IV”等来表示。3．单元格•每张工作表有多个长方形的“存储单元”构成，称为“单元格”，输入的数据都保存在这些单元格内。•正在操作的单元格称为“活动单元格”。4．单元格区域•单元格区域是指一组被选中的单元格。可以是相邻的或彼此分离的。•对一个单元格区域的操作就是对该区域中的所有单元格执行相同的操作。•当单元格区域被选中后，所选范围内的所有单元格都变成蓝色（此颜色为默认设置），取消时又恢复原样。•每个单元格都有固定的地址。例如：“sheet1!B2”代表“sheet1”工作表中的第二行的第B列单元格。1.2WPS表格的基本操作1.2.1文件基本操作1．新建工作簿•启动表格时，系统将打开一个新的工作簿。•建立一个新的工作簿，常用方法有两种：•一是利用“文件”菜单中的“新建”命令建立一个新的工作簿文件；•二是利用工具栏上的“新建”按钮建立一个新的工作簿文件。2．打开工作簿•打开工作簿的常用方式有以下三种。（1）从“菜单”中直接打开•在“文件”菜单上，单击“打开”。•在“查找范围”列表中，单击驱动器、文件夹。•在文件夹列表中，找到并打开包含此文件的文件夹。•单击“文件”，再单击“打开”。（2）从“工具栏”中直接打开•单击“常用”工具栏中的“打开”。•在“查找范围”列表中，单击驱动器、文件夹。•在文件夹列表中，找到并打开包含此文件的文件夹。•单击“文件”，再单击“打开”。（3）从“任务窗格”中直接打开•如果任务窗格在视图中不可视，请单击“文件”菜单下的“新建”命令。•单击“新建工作薄”任务窗格下的“打开”或从任务窗格历史列表中选取需要打开的文件。•任务窗格是应用程序中提供常用命令的窗口。其位置、大小均可根据实际需要调整，方便用户在使用相关命令时仍可继续编辑文稿。3．保存工作簿•在保存文件时，应先命名、指定文件的存放位置、然后执行保存操作。•保存文件的常用方式有以下两种。（1）单击“文件”菜单中“保存”命令；如果是第一次保存文件，将提示为其命名，步骤如下：•单击“文件”菜单中的“另存为”命令。•在“文件名”框中，键入文件的新名称。•单击“保存”。（2）在“常规”工具栏上，单击“保存”按钮。4．关闭工作簿•关闭已打开或编辑过的文件，包含下列四种方式：（1）关闭当前呈激活状态的窗口。•选择要关闭的窗口，在“文件”菜单上，单击“关闭”。•选择要关闭的窗口，在文档切换标签右击鼠标，单击“关闭窗口”。•在文档切换标签上双击关闭本窗口。（2）关闭当前呈非激活状态的窗口•选择要关闭的窗口，在文档切换标签右击鼠标，单击“关闭其它窗口”。（3）关闭所有窗口，包含下列三种方式：•在“文件”菜单上，选择“关闭所有文档”。•在文档切换标签上右击鼠标，选择“关闭所有文档”。•在文档切换标签外右击鼠标，选择“关闭所有文档”。（4）退出整个应用程序•在“文件”菜单上，单击“退出”。1.2.2向工作表中输入数据•当选定单元格或单元格区域之后，则可以向里面输入数据。•数据类型包括文本、数字、图表、声音等。在当前活动单元格中输入的数据都将保存在当前单元格中，•在输入过程中，按下Enter键表示确认输入的数据，同时单元格指针自动移到下一个单元格，还可使用Tab键和方向键移动单元格指针。1．输入数据类型（1）输入数字•在WPS表格中，当建立新的工作表时，所有单元格都采用默认的通用数字格式。•通用格式一般采用整数(如：123)、小数(如：1.23)格式，而当数字的长度超过单元格的宽度时，WPS将自动使用科学计数法来表示该数字，数字通常靠右对齐。（2）输入文字•文字是指字符或者是任何数字和字符的组合。•任何输入到单元格内的字符集，只要不被系统解释成数字、公式、日期、时间或逻辑值，则一律将其视为文字。•对于全部由数字组成的字符串，比如：邮政编码、电话号码等字符串的输入为了避免被认为是数字型数据，WPS表格提供了在这些输入项前添加“'”的方法来区别是“数字字符串”而非“数字”数据。（3）输入日期和时间•在WPS表格中，当在单元格中输入可识别的日期和时间数据时，单元格的格式就会自动地从“通用”格式转换为相应的“日期”或“时间”格式，而不需要用户去设定该单元格为日期或时间格式，可以在同一单元格中键入日期和时间，但二者间必须用空格分隔。例如：01/4/2017:00。2．输入数据方式（1）直接输入法，首先选定要输入数据的单元格。•在单元格中输入“班级成绩”，此时在编辑栏上将出现与单元格中相对应的内容，并且多出了“×”和“√”两个工具按钮。这两个工具按钮的作用是：•“×”：单击此按钮将取消此次输入，按Esc键与该按钮功能相同。•“√”：单击此按钮确认刚才的输入有效，完成输入的操作。（2）快速填充式输入•可拖动填充柄（所选单元格区域右下角的黑色小方块）来快速输入数据。•通过单元格填充复制数据：首先选定需要复制数据的单元格，按住Ctrl键，拖动单元格填充柄。•通过单元格填充创建序列•首先选定作为初始值的单元格，然后拖动单元格填充柄进行填充。•把数字或单词看成是一个序列，并能预测序列的趋势，在相邻的单元格中填入相同趋势的数据。•例如：在B4中输入数字5，然后将鼠标放到填充柄处，此时鼠标将变成黑色十字形状，接着拖动鼠标，将在B5—B8中依次自动填入6—9这几个数字。•另外通过填充柄还可以进行“自动填充”，可直接识别连续的数字和递增的等差数列。•例如：在连续两个单元格内输入5、7，然后将这两个单元格一起选中，接着拖动填充柄，其他连续的单元格内将按照5和7的差值自动填充为9、11、13．．．，。•“自动填充”功能还可以完成时间和日期等序列的填充。例如：•键入Monday•自动填充为•Tuesday,Wednesday,Thursday,Friday……•January•Fberuary,march,april,……•星期一星期二，星期三……（3）利用“编辑”菜单中的“填充”子菜单，其中的“序列”命令可设置“等差序列”、“等比序列”、“日期”等序列的填充，同时还可确定步长值、终止值及按行还是按列填充。1.2.3编辑表格1．插入单元格、行或列（1）根据不同需要，选择不同的单元格区域。•插入单元格•选择要插入新单元格的区域•插入单元格数目所选单元格数目与相等1.2.3编辑表格•插入一行•选择需插入新行之下的行中的任意单元格。例如，若要在第6行之上插入一行，请单击第6行中的任意单元格。•插入多行•选择需插入新行之下的若干行（插入的行数与选定的行数相等）。•插入一列•选择需插入新列右侧的列中的任意单元格。例如，若要在C列左侧插入一列，请单击C列中的任意单元格。•插入多列•选择需要插入新列右侧的若干列（插入的列数与选定的列数相等）。（2）在“插入”菜单上，单击“单元格”、“行”或“列”或在右键菜单选择“插入”。如果选中的是单元格，会有如图所示插入提示：2．删除单元格、行或列（1）选定要删除的单元格、行或列。（2）在“编辑”菜单上，单击“删除”或在右键菜单中选择“删除”。•注意：如果公式中引用的单元格被删除，该公式将显示错误值#REF!。3．单元格内容的复制•如果想对某单元格区域的内容进行复制，可先将其选中，然后用Ctrl+鼠标左键拖动即可，如图所示。4．单元格内容的移动•常用方法为：将鼠标放在单元格边框上，鼠标将变成四个黑色的箭头，此时，拖动鼠标到相应的位置即可。5．清除单元格格式和内容（1）采用菜单删除•选定需要清除其格式或内容的单元格、行或列。•在“编辑”菜单下，选择“清除”，可以根据需要选择清除的种类：全部、格式、文本和批注。（2）采用键盘删除单元格内容•选定需要清除内容的单元格、行或列。•按Del键，可清除单元格的内容。（3）采用鼠标删除•选定需要清除其格式或内容的单元格、行或列。•单击填充柄，当向内拖动鼠标越过该选择的单元格时(此时单元格的边框变虚)，释放鼠标可清除内容。6．工作表的切换•一个工作簿文件可以包含若干个工作表。•在工作簿中可进行表的插入、删除、移动、复制、重命名等操作•还可以将一个工作表分割、冻结，或执行在不同的工作表间复制数据、插入新表等操作。•在工作簿中的各个工作表，只有一个为当前工作表，可根据需要在工作表间反复切换。•工作表标签•可以利用工作表标签快速地在不同的工作表之间进行切换。•在切换工作表的过程中，如果该工作表的名字在屏幕左下方的标签中，可以单击对应的标签，进行切换。•如果要切换的工作表标签没有显示在当前的工作表标签中，可以通过对快捷键或滚动按钮的操作来实现。7．插入或删除工作表（1）插入工作表•在一个新打开的工作簿中通常默认含有3个工作表，分别以“Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”来命名。•若要插入一张工作表，可执行“插入”菜单中的“工作表”命令，这样一张新的工作表将插入到工作簿中并被命名为“Sheet4”，……。（2）删除工作表•若要“删除”一张工作表，首先单击工作表标签来选定要删除的工作表，之后选择“编辑”菜单中的“删除工作表”命令。•在想要将其删除的工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“删除”命令，并在打开的对话框中单击“确定”即可。•同时该工作表后面的工作表变成了当前的活动工作表。8．移动、复制和删除工作表（1）移动工作表•在工作簿中移动工作表，只需用鼠标点中要移动的工作表，然后沿着标签行拖动选中的工作表到达新的位置，之后松开鼠标键即可将工作表移动到新的位置。•在拖动过程中，屏幕上会出现一个黑色的三角形来指示工作表将要被插入的新位置。移动、复制工作表•可将工作表移动到另外一个工作簿中，具体步骤如下：–首先在源工作簿中的工作表标签上单击选定要移动的工作表标签。–执行“编辑”菜单中的“移动或者复制工作表”命令，这时屏幕上会出现“移动或复制工作表”对话框，如图所示。–在工作簿列表框中选择目的工作簿，按下“确定”即可。（2）复制工作表•在同一工作簿中复制工作表，应用于两张表格相类似的情况。有一张旧表，就不必建立一张新表，而只需将旧表复制一份，然后对其中个别项目进行修改即可。•其操作过程只是在移动的同时按住“Ctrl”键。新工作表的名字以旧工作表的名字+“（2）”来命名。•将工作表复制到其他工作簿中只需按前面介绍的移动工作表的方式操作即可。只是当选择了“目的”工作簿之后，再选择“建立副本”复选框即可完成。9．重新命名工作表•可以改变系统自动给定的工作表名，从而进行更加有效的管理。重命名操作步骤如下：•双击选中的工作表标签，这时屏幕上会看到名字反黑显示。•输入新的名字。•按回车后，会看到新的名字已经出现在工作表标签中，代替了原来的名字。10．同时操作多个工作表•当前在多个工作表中输入相同的数据时，可以先将这些工作表全部选定，使之成为一个工作组，然后再进行输入操作。•要选定多个工作表，可如下操作：•按下Ctrl或Shift键的同时，用鼠标单击各工作表标签，即可选定多个工作表。•按Ctrl+Shift+PageDown键可以向后选定多个工作表。按Ctrl+Shift+PageUp键可以向前选定多个工作表。1.2.4修饰表格1．调整列宽•在WPS表格