37国国家级优秀QC成果-成本软件QC

二0一0年武汉市汉阳市政建设集团公司工程部QC发布项目管理信息化是企业通过变革实现持续竞争力的主体，是企业不断追求卓越、蓬勃发展的管理趋势，其中成本管理信息化是我公司实行项目管理信息化的第一步。目前成本管理软件的开发是针对公司切实需求，符合公司管理流程而订制开发的，通过半年的成本管理软件开发与试运行，成本管理软件已逐步趋于公司发展的需要，能为公司领导决策起指导作用。一、课题背景依据集团公司成本管理三级管理规定，子公司通过软件生成月成本报告后，软件将直接提醒子公司的上一级集团公司工程部办理审批，集团公司工程部完成审批后，软件将提醒集团公司工程部上一级集团公司分管领导审批；审批程序的流程化，待办工作的自动提醒，将繁琐的程序变得简化，只要有网络的地方就可以随时随地的办理审批，较大的节约了工作时间。提高了成本工作的效率。但因成本软件本身还存在问题，且填报人员操作不熟练，给软件的推行带来了阻力，因此我们通过本次QC活动来完善成本软件信息化系统，使成本软件为公司的成本管理工作带来利益。为此，我们开展QC小组活动，针对成本软件信息化进行改进，为集团公司项目信息化管理迈出坚实的一步。1、小组概况小组名称云帆QC小组成立时间2010年4月6日课题名称成本管理软件系统信息化改进小组类型攻关型小组注册编号HYSZ-10-01活动日期2010年4月~2010年11月课题注册时间2010年4月小组成员9人活动频数不少于3次/月出勤率90%TQC（教育时间）人均30小时以上制表人：穆伟时间：2010年4月10日二、小组简介2、小组成员序号姓名性别职称组内分工1李震修男高级工程师总体负责2胡红胜男高级工程师技术指导3高丽女工程师资料整理4徐志文男工程师资料整理5郝元军男工程师方案实施6穆伟男工程师资料整理7邓鸣男工程师方案实施8郭伟男工程师发布9李伟男工程师资料收集制表人：穆伟时间：2010年4月10日3、课题活动计划2010年4月10日，制定了《成本管理软件系统信息化改进》课题的活动计划：制表人：穆伟时间：2010年4月10日序号时间内容2010年4月5月6月7月8月9月10月11月1选题、现状调查2制定目标3原因分析4要因确认5制定对策6对策实施7效果检查与巩固成本管理软件系统信息化改进制表人：穆伟时间：2010年7月5日三、选题理由及选题(2010年7月1日~2010年7月4日)1、完善成本管理软件提高企业成本管理水平，节约投资，减少浪费和降低工程成本，增加企业经济效益。2、为了规范成本费用核算，积累公司成本数据，加强企业成本管理，提高市场竞争力，为企业决策提供成本信息。3、通过完善成本管理信息化，大大减少成本控制手动工作量，脱离繁琐事务、强大的远程操作功能、全项目的动态成本管理、实时进行成本控制，从而提高成本管理效率，推动公司工程项目信息化管理步伐，提高企业的核心竞争力。我们QC小组通过查阅2009年4月—2010年7月工程部收集的各分公司上报的成本资料，咨询了分公司的成本填报技术人员，召集广大技术人员及成本工作的领导召开研讨会，对成本工作进行了研究，采取了发放调查表的方式，较为全面的分析了成本管理软件在试运行阶段使用中的一些问题，共收回调查表50张。经过整理共发现出现不满共118次，我们调查的有7项内容，由此可知满意度为（350-118）/350=0.66，主要有6类问题；序号问题频数（点）频率（%）累计频率1成本软件功能不齐全4739.839.8%2填报易出错3933.172.9%3网络速度慢131183.9%4软件需经常升级，使用不方便86.890.7%5信息交流不及时75.996.6%6其他43.4100%合计:118调查人：郝元军、邓鸣、高丽调查日期：2010年4月～2010年7月制表人：穆伟时间：2010年7月16日四、现状调查（2010年4月~2010年7月）调查表制表人：穆伟时间：2010年7月16日由图而知，成本软件功能不齐全、填报易出错为A类因素。0%40%20%30%50%60%70%98.5%10%累计频率%90%N=118100%47频数（N）80%39－13－26－52－65－78－0－104－118－91－其他信息交流不及时软件需经常升级，使用不方便网络速度慢填报易出错成本软件功能不齐全类别６５４３２１序号72.9%83.9%90.7%39.8%9123984排列图五、小组活动目标及可行性分析总目标将使用者对软件的满意度从66%提高到85%1、小组活动目标及计划目标我们只要将这2个问题解决到80%，我们的满意度就能提高到85.8%。计算公式如下：（1-0.66）*72.9%*80%+66%=85.8%2、目标可行性分析1、公司领导的大力支持。2、成立成本软件技术攻关小组。3、新招聘计算机网络方面的技术人才。4、请软件开发公司派工程师到我公司驻扎指导软件的开发与应用。5、增加软件功能和使用指南，在技术上是可行的。结论实现目标是可能的针对“功能不齐全、填报易出错”这二个问题，小组成员进行了原因分析，并运用关联图进行了整理。共找出7条末端因素。六、原因分析成本软件功能不齐全填报易出错成本管理软件中功能模块不够各级领导、各部门、各层次人员需求变化软件前期开发对功能要求不全面计量单位不统一变化模板样式随意修改日填报数据成本数据错误填报不规范字段定义不规范数据导出打印错误EXCEL服务器本身存在问题数据统计不准确原因分析关联图查询功能不全无专业分包模块填报人员意识差无相应的填报指南制图人：穆伟时间：2010年8月16日统计与对比功能不全未跟踪各成本软件使用人员的需求变化数据填报后，不能进行对比分析查询日、周、月成本数据不方便1、从关联图中可以看出，造成成本软件运行的两个质量问题的末端因素共7条，小组通过责任到人，限时定量的方法将7条因素交给各小组成员分头调查分析，收集相关数据，并逐一进行了确认。七、要因确认序号末端原因论证方法影响程度1填报人员意识差培训和采取制度约束可以纠正非要因2EXCEL服务器本身存在问题计量单位不统一时，excel文件不能导出和打印非要因3字段定义不规范填报的字段类型、长度与模板中的字段定义不一致，导致表格无法保存非要因4未跟踪成本软件使用人员需求变化未跟踪成本软件使用人员的需求，需求变更后，要更改模板或增加模块要因5数据收集统计不准确培训和采取制度约束可以纠正非要因6无相应的填报指南表格多，内容复杂，填报人员不知道如何填报要因7成本管理软件功能模块不够部分数据统计起来较慢、部分数据查询不便、材料机械等数据不易查询要因制表人：穆伟时间：2010年9月5日2、小组成员对7条末端因素进行研究认证，并逐一进行确认：七、确认主要原因(2010年8月20日~2010年9月3日)要因确认一填报人员意识差填报人员填报数据经常出错：1、实际完成工程量填报错误；2、消耗成本数据填报错误；3、未按要求按时填报。确认内容2010年8月~2010年9月确认时间高丽、郝元军确认人调查、分析确认方法结论：非要因要因确认二EXCEL服务器本身存在问题1、excel文件不能导出和打印；2、模板排序混乱。确认内容2010年8月~2010年9月确认时间邓鸣、郝元军确认人调查、分析确认方法结论：非要因要因确认三字段定义不规范填报的字段类型、长度与模板中的字段定义不一致，导致表格无法保存确认内容确认时间确认人现场验证确认方法要因确认四未跟踪成本管理软件使用人员的需求变化1、要求查询做到能够按日进行统计、查询。2、增加专业分包。3、从二算对比变为三算对比。确认内容确认时间确认人确认方法结论：非要因结论：要因调查、分析2010年8月~2010年9月郝元军、邓鸣高丽2010年8月~2010年9月要因确认五数据收集统计不准确对成本管理人员进行培训，采取相应的激励手段，使其养成对成本数据进行分析胶合的习惯。确认内容确认时间确认人确认方法结论：非要因现场测试验证高丽、郝元军2010年8月~2010年9月要因确认六无相应的填报指南1、表格多，不知道应该填哪些表格；2、不清楚应填写表格中的哪些内容，如何填写！确认内容确认时间李伟、郭伟确认人调查分析确认方法结论：要因2010年8月~2010年9月要因确认七成本管理软件中功能模块不够分部分项名称多，且内容较长，手动选择时不易找到相应的分部分项名称；查询时只能看到上月统计数据，不能查到截止到当日的成本数据；填报后的表格未分类排序，表格查找不方便等。确认内容确认时间确认人确认方法结论：要因现场测试验证高丽、郝元军2010年8月~2010年9月主要因素序号内容1未跟踪成本管理软件使用者的需求变化2成本管理软件中功能模块不够3无相应的填报指南2、确定主要原因制表人：穆伟时间：2010年9月10日七、确认主要原因(2010年8月20日~2010年9月3日)八、对策表序号要因对策目标措施地点时间责任人1未跟踪成本软件使用人员的需求变化了解各层人员的需求，尽量完善成本管理信息化系统逐步完善1、定期收集各层次人员的意见；2、定期对成本软件进行完善集团公司、工地现场2010年10月—2010年11月郝元军2成本管理软件中功能模块不够增加模块完善成本管理软件的功能1、新增30个模板；2、修改表间公式。软件开发公司2010年10月—2010年11月邓鸣3无相应的填报指南编制操作手册，明确分工编制操作手册1、使用图表说明，清晰易懂；2、明确分工，确定各类人员应填报的内容；3、明确操作步骤。集团公司工程部办公室2010年11月郝元军制表人：穆伟时间：2010年9月30日针对主要的3条原因，我们制定了相应的对策：九、对策实施实施过程1、软件的需求是属于系统开发前期的阶段，在需求阶段要对软件相关方进行需求调研，针对企业的实际情况而进行的一项非常重要的工作，决定着软件的生命周期。2、定期召开研讨会，让软件的使用者对成本管理软件的功能提出自己的需求。实施效果在设定每个模块前，尽量参考相关行业的软件，结合公司的实际情况进行表单设计，这样能够有效避免需要经常变更问题，从而减少对事中数据的影响。结论综合考虑需求能够有效控制软件开发成本，同时能够延长软件生命周期。对策有效。要因1：未跟踪成本管理软件使用人员的需求需求变更，计划和统计都需要进行日度报表九、对策实施实施过程1、根据控制表日记录表单建立直接费、其他直接费、间接费、回款、产值统计报表2、根据基础统计表建立分部分项工程的统计表3、根据分部分项建立单位工程的统计表要因2：成本管理软件中功能模块不够实施步骤1：统计报表连续统计的时候，会保留上次统计的部分相同信息，只需要选择变化的选项。九、对策实施要因2：成本管理软件差功能模块实施步骤2：项目太多，改进查找不方便的缺陷要因2：成本管理软件中功能模块不够九、对策实施要因2：成本管理软件差功能模块实施步骤3：增加专业分包管理模块要因2：成本管理软件中功能模块不够九、对策实施要因2：成本管理软件差功能模块实施步骤4：增加同一工程查询对比分析功能模块要因2：成本管理软件中功能模块不够九、对策实施实施过程由于前期的系统没有完全固化，帮助文件在逐步完善。实施效果从开始制作作业指导书后，成本工作人员在填报中出现错误的次数明显减少。结论减少填报错误，为软件使用提供帮助。对策有效。要因3：无相应的填报指南十、效果检查在软件试运行期间，通过真实数据的填报，发现软件存在的一些功能性问题，经过确认后，采取了相应的措施，对表单进行增补修改后，弥补功能上的欠缺。在使用上，我们通过制作与软件中的表单相应的填报指南及管理制度等，使得我们的成本软件正趋于完善化，比前期取得了明显的进步。11月5日，我们再次召集了在现状调查时填写调查表的50人，召开研讨会并再次请他们填写满意度调查表，经过归纳整理数据如下：39合计:3其他65信息交流不及时53EXCEL需经常升级，使用不方便415网络速度慢35填报易出错28成本软件功能不齐全1不满意次数问题序号通过这次调查，我们可以得到在10月份我们的成本管理软件逐渐完善，各使用者也对我们的软件作出了评价，从统计表上我们可以看出，经过改进