公司图书馆与信息中心

成功经理人图书馆及其管理人员对于其所在公司的贡献常常会被人们所忽略。实际上，当人们讨论信息及其相关问题时，图书馆总是他们最坚实的后盾。在过去的十年中，人们的注意力大多集中在信息技术以及其巨大的成功上。人们总是关注于信息对于提高组织效率和生产力的贡献，而作为信息归类、提供和传播的图书馆的作用却被大大地忽略了。成功经理人考虑到对大多数人力资源经理而言，公司图书馆并不是一个非常熟悉的领域，本章将首先介绍美国最好的13家公司图书馆，以这些十分成功的范例作为对照，读者可以将其与自己公司的图书馆和工作人员的数量作一个简单的比较。成功经理人最好的公司图书馆在每一种专门图书馆的分类中，总有那么一些图书馆因为它们所提供的优质服务、高素质的管理人员、充足的资金和良好的硬件设施脱影而出。在此介绍的图书馆是由美国特种图书馆协会的会员投票选出的。这些图书馆分别座落于六个州，它们是：波士顿、华盛顿特区、伊利诺、旧金山和南加利弗尼亚。之所以选择这六个州是出于两个原因：其一是有40％的美国特种图书馆协会的会员来源于这六个州；其二是选择这六个最大的州可以使我们的研究具有全国性的广泛意义。成功经理人以下的公司图书馆为被选中的图书馆：ChevronResearchCompanyChevronOilCompanyAtlanticRichfieldCompanyAllerganPharmaceuticals,Inc.AmocoResearchCenterAbbottLaboratoriesFooteCone&BeldingSystemPlanningCorporationMckinsey&CompanyTime,Inc.Booz,Allen&HamiltonJohnHancockMutualLifeInsuranceCompanySandersAssociates,Inc.成功经理人这些图书馆的员工的人数从最少的5人到最多可以超过一百人。每个图书馆都以为公司创造价值为目标，图书馆的预算由20万美元至几百万美元每年不等。十分有趣的是这些图书馆所提供的服务在所在的公司被赋予了各不相同的称号，如公司信息来源、信息服务、技术图书馆、中心研究图书馆等。成功经理人管理支持在Mckinsey，主管信息分析和服务的经理就因为其出色的工作而倍受称道；在SystemPlanningCorporation，总经理认为图书馆不仅节省了研究人员的大量时间，还对公司内部研究氛围的培育作出了很大的贡献，其主管信息服务的经理因其在员工发展方面作出的贡献而受到到度的评价；在ChevronResearchCompany和ChevronOilCompany，公司图书馆都得到了公司经理的大力支持；在Allergan，公司图书馆管理人员的高素质被认为是公司取得巨大成功的重要因素之一在其它的公司中，高层经理人员也都十分关注图书馆所起到的重要的作用，并给予其发展以极大的支持。成功经理人图书馆经理公司图书馆的成功大部分应该归功于图书馆经理们长时间的投入和辛勤的工作；由于他们提供的服务是公司业务的基石，这些经理们不仅受到管理层的认可，也同样受到员工和用户的认可;他们承担了了员工的挑选和培训，服务的原则和质量的确定，以及其它许多无形的责任;成功经理人图书馆工作人员许多在“最好”的图书馆工作的人员曾经在其他公司的信息中心或其他类型的图书馆工作过；图书馆的员工们十分珍惜公司所提供的进一步培训机会；对图书馆工作人员的调查使我们很清楚地看到，这些信息专业人士十分喜欢他们的工作，对于他们公司的事业十分投入，并且十分自豪于做好他们每天的工作；成功经理人图书馆的使用者调查发现：公司的长期员工和已经离开的员工对公司图书馆的服务质量有相同的评价，很明显，图书馆工作人员的个人素质是使用者满意与否的关键；适应性强，有能力的职员是服务成功的关键；顾客第一的信念是对使用者忠实和热心的关键；成功经理人公司图书馆的价值对于公司图书馆的管理者以及公司管理者而言，如何评价公司图书馆的价值是一件非常困难的事情；作者就此调查了164家公司的经理，调查获得了经理们对于公司图书馆看法的第一手资料以及对于其未来发展趋势的一些看法；成功经理人背景所调查的164家公司都是对美国GDP由重要贡献或影响的公司，或是由较大的规模，或是对其所处的领域有着重要的影响；选择这些大公司是应为它们的公司图书馆有较长的历史和成熟度，因而具有普遍的代表性；经理们的回答集中在如下问题上：图书馆的组织，职员的规模，最初建立的原因，服务和员工的价值，主要的使用者，对图书馆价值的评测方法。也提到了未来图书馆角色的发展计划；成功经理人图书馆服务组织164家公司中的图书馆却并不按通常的组织形式，其中31%有中心图书馆和卫星馆，24%只保留了中心图书馆，20%的是有档案的图书馆，另一方面，21%的考察的公司只汇报有卫星图书馆，并且，5%的图书馆在组织上只服务于小的团体或个人以及文化收集等特殊方面。成功经理人员工的规模这些公司图书馆中职员的数量明显偏少，大多数（55%）只有5个全职人员或更少，另外，21%的图书馆有5~10个全职人员，只有13%有10~20个全职人员，11%的超过20个全职人员成功经理人最初建立的原因有效的利用信息并对其进行鉴别以及在公司内部对信息进行传播是大多数公司建立起信息中心的初衷；调查同时揭示了当公司最初建立图书馆时的初衷和后来对其价值进行判断之间的对立；图书馆很少是被认为是用来分析信息的，但对信息的获取，组织以及传播并不能给企业带来对于知识的分析，因而增加公司图书馆的信息分析能力是一个潜在的应该去研究的方面成功经理人服务的价值调查反映馆长必须做很多以证明公司信息中心的价值。当问及图书馆的服务是否给公司带来了最大价值时，几乎2/3的调查反馈说不知道或不回答；早先进行的工作中的相同结果支持了我们在这个方面的发现。在1983年的研究中，ArlinRipinMacDonald发现当问到信息是否帮助公司取得利润的时候，图书馆长和经理都没有对图书馆给于很高的评价；一个杰出的公司图书馆的最重要的因素是他的高层领导者相信信息对公司是十分重要的；成功经理人图书管理员的价值在这项反馈中我们应该注意两个问题：一个是经理人员非常强调有效服务的发展和实施，他们认为图书馆的“附加价值”是通过发展特殊服务而体现的，而不是简单的给使用者提供打印的可选菜单，重要的服务包括为特殊使用者或公司的特殊部门设计的不同风格的服务项目；第二个值得注意的是这些反馈的直觉性，在缺乏任何正式的评估或评测方法时，公司经理们是以印象为依据做出反应；成功经理人控制信息费用提高员工的生产率对需求变换的反应实施有效服务发展有效服务高中低成功经理人最有价值的服务80%的调查反馈证明数据库的检索是图书馆服务的关键；数据库的内容应该不断丰富并且有适合的数据查找方法；在检索过程中必须要有一些特殊的检索方法，检索过程不应该只是某些简单程序的遵循；必须对数据库费用有更深层次的认识以控制成本；成功经理人主要使用者群体公司图书馆和信息中心的主要使用者是技术人员。市场和销售的人员构成了第二大使用者，而后是管理和运营者成功经理人其它制造业/产品运营/管理市场营销技术单一性反馈多样性反馈成功经理人图书馆的评估准则近40%的调查者对于图书馆评估准则毫无概念；信息的质量是唯一最重要的标准；一个图书馆的价值必须由使用者作出价值评判；成功经理人其它商业花费改进决策的较好信息节约的时间/提高的生产率单一标准多重标准成功经理人今后五年趋势关于对未来趋势的最大部分提议集中在图书馆附加功能方面增加人员，如问题分析和总结报告的编写。提及的特殊技术包括：咨询，问题评估，综合，高级检索，信息服务和产品的评估，利用模型的高级分析成功经理人公司图书馆的未来第一步：了解公司高层人员的需求；第二步：更为贴近公司的业务；第三步：巩固自身地位；第四步：对使用者的需求做出划分；第五步：满足不同使用者的需求；第五步：成为公司业务的一个部分；成功经理人附录：公司图书馆管理人员的薪酬调查成功经理人*$26,812$35,334$41,360$48,000$67,108438$42,691MiddleAtlantic23,85631,12838,18947,50069,7561,03040,694Pacific23,54931,30838,00046,00062,22277739,519NewEngland22,33131,00036,42143,00066,85835938,775SouthAtlantic22,65429,60035,33543,00066,76076237,833EastNorthCentral21,89628,00034,00041,40059,54575736,072WestSouthCentral20,20928,00032,76039,00056,04726734,382EastSouthCentral19,59525,79231,62037,00048,95711532,084WestNorthCentral19,56026,50031,39838,00058,66025033,628Mountain18,60025,45531,00038,80352,69218132,558成功经理人