对外文件的管理办法

关于公司对外文件的管理办法为了规范公司所有对外的文件的发送和传递，以避免造成对外不必要的负面的或不完整、不正确的公司信息的传播，加强公司对外发文的统一管理，特制定此管理办法。（一）涉及的范畴：所有代表公司对外发文均参照此管理办法；（二）具体管理办法：1）公司按照文件的重要性将对外文件确定为“授权处理文件”和“控制处理文件”；文件的分级由至少分管副总以上的人员予以确定；2）“授权处理文件”由被授权之人员自行进行处理，不必报批。但对外发送文件时，须同时抄送分管副总和/或总经理；3）“控制处理文件”由经办人草拟文件后，须报分管副总和/或总经理审核。审核通过后方可对外发送文件，且同时须抄送给分管副总和/或总经理；4）对外文件的分级采取逐件定级。一经定级后，类似文件将按照同样办法处理，不再定级。除非是文件内容与原来定级时的性质发生了重大变化；（三）执行纪律与违规之后果：1）各经办人员须严肃认真审视对外文件的内容，严格按照公司定级制度处理对外发文；2）如在执行过程中有模糊混淆之状况，须及时上报澄清后处理，不可自行处置；3）如因事务紧急而审批领导不在现场时，须第一时间电话报批审核，后期再补办文字核评手续；4）如经办人未按此办法进行工作的，公司认定为其个人行为。如有由此产生的负面后果，皆由其本人承担；同时，如由此给公司造成损失的，将对其进行责任追究；本管理办法自正式公布之日起生效。