公司合同管理制度(最终稿)

合同文档管理制度一、合同文档范围：1．由公司对外签署的所有合同、协议和意向书等；2．公司营业执照、资质证书、税务登记证、组织机构代码证、法人证书、项目权证原件等；3．公司章程、董事会决议、股东会议纪要、总经理办公会及重要会议纪要、公司制订的各项规章制度等；4．项目报批报建过程中形成的阶段性成果（含政府职能部门的相关批件、批复等资料）。二、管理职责集团公司文档管理遵循统一管理，合理分工的原则。1．公司行政部负责公司合同文档的全面管理、监督，其中包括公司章程、董事会决议、股东会议纪要以及以公司名义签订的合同、协议、意向书等。原则上，合同文档统一由行政部工作人员保管。工程合同及相关文档、营销合同及相关文档，按行政部要求由专员进行保管，定期移交行政部归档。2．公司按统一规定的管理要求进行分类、编号，并编制详细的目录检索表，以便管理和查阅。三、管理内容（一）合同文档的分类和编号公司合同按性质分为六大类：1．营销类合同：含销售合同，，与销售有关的合同以及执行这些合同过程中的备忘录、变更书、修正文本、折扣批示、特殊优惠条件、合同审批表等。2．采购类合同：材料采购合同以及执行这些合同过程中的备忘录、变更、修正文本等。3．行政类合同：劳动合同、目标责任合同、授权书、各种租赁合同、培训合同、顾问（管理咨询、法律事务等）合同等与公司整体利益有关的合同以及执行这些合同过程中的备忘录、变更、修正、审批等文本。4．意向类文本：所有的不完全具有法律约束力的意向书及其补充文件。5．其他重要合同：项目开发（合作）合同、协议，财务借（贷）款合同等。（二）合同文本的编号：公司合同文本实行统一编号，由12位编码组成：□□—□□□□—□□□ABCDA：签订合同的年份，用2位数表示B：合同文本流水编号：从001～999；C：部门名称代码，如“行政部”则写“行”，“财务部”则写“财”；D：部门合同流水编号：从001~999。（三）其他文档的编号：按公司《公文处理制度》第三条，“公文字号”的相关规定执行。四、合同签署的一般程序：经讨论、起草批准、授权呈报修正文本五、合同评审程序：（一）公司对外签署的所有合同或协议以及公司章程制度都要按规定的评审程序进行评审执行；（二）合同评审根据《合同会签审批单》（见附件1）所规定的既定程序进行；1．《合同会签审批单》由经办人填写“合同名称”、“合同主要内容”、“合同标的”，部门负责人签名，并附合同初稿文本，一并交公司行政文员，由行政文员根据评审内容先后次序送签；2．对合同标的“操作技术和质量要求”的评审：由主管专业技术的部门经理或专业工程师评审，签字负责；3．对合同标的“价格及付款方式”评审，由公司财务经理评审，签字负责；4．对合同涉及的相关法律事务，由公司法律顾问评审，或由具有法律专业知识的公司领导评审，签字负责。5．完成上述1、2、3、4项后，经公司主管领导签署意见，再附所有附件呈报总经理，由总经理作出明确批示。六、合同的签署：1．对外签署的合同，除法人代表（或总经理）和法人代表（或总经理）经办部门进入合同评审程序经办部门修正签署董事长总经理书面授权的委托人签字外，其他人签字无效；2．特殊情况下合同须到外地签署的，经手人必须通过传真方式按公司合同评审程序进行评审，并取得法人代表（或总经理）授权的书面委托后方能以公司名义签署，否则为无效合同，公司概不负责；3．先签字后评审的合同，属违规操作，公司（单位）印章管理人员必须拒绝用印。七、合同文档的保管与借阅：（一）保管1．以公司名义对外签署的合同，一份（原件）交行政部留存建档（含原件审批表），一份（复印件）交财务部留存，一份（复印件）经办部门执行；2．对于本制度所规定的各类合同文档，各部门、经办人员必须及时移交行政部存档立卷保管，并办妥合同文档交接手续；3．合同文档管理人员建立《收文（合同）登记薄》，交接双方签字确认，办理合同文档交接手续。（二）借阅（用）1．合同文档原则上仅允许借用复印件。各经办人员因业务需要借阅（用）档案者，应填写《合同文档借阅（用）申请表》（附件2），由合同文档管理人员详细记录借阅日期，文档名称，拟归还日期，并注明原件还是复印件；2．档案归还时，合同文档管理人员必须认真核查无误后才能办理归档手续，注明归还日期，并双方签字确认。八、合同的监督：1、合同执行部门应随时掌控合同的执行情况，行政部行政文员有权随时对其进行督察；2、财务部对合同付款进度进行监督，合同执行部门申请付款时，必须填列合同执行进度情况，财务人员在核定工程进度、落实合同执行情况后，再在申请付款单上签署审核意见，其他审核主管方可在规定权限内予以核签，无财务人员的审核意见，总经理应对付款申请拒绝签字；3、行政部合同文档管理人员应定期对合同文档进行梳理，发现问题须及时报告主管领导，并对合同履行过程中签约各方的往来函件一并存档。九、责任划分：1、《合同评审表》的相关评审条款由签字人承担第一责任，部门经理（直属主管）承担领导责任；2、财务部对违反进度的付款后果负责；3、总经理对错误授权负责；4、执行部门对合同内容的执行质量负责；5、如因经办人渎职或收受对方贿赂造成公司损失的，除追究经办人责任外，另追究所在部门领导责任，从重处罚；6、合同文档专管人员对合同执行进度负有监督之责，并承担保管责任，若有遗失，专管人员承担全部责任。十、本制度由公司行政部负责解释与修订，自总经理签发颁布之日起实施。附件1：合同会签审批单附件2：合同名称拟签合同部门合同经办人合同拟签约方名称合同主要内容（含询价、招标、合同性质、付款等情况说明）部门经理：200年月日合同标的总经理助理阅批□同意□作如下修改后同意□不同意修改意见：总经理助理：200年月日总经理审批□同意□作如下修改后同意□不同意修改意见：□授权签约人：总经理：200年月日合同文档借阅（用）申请表借阅（用）部门经办人时间：借阅（用）资料清单□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件事由：预计归还时间行政部经理：钞蜂挣聚刷程倡窄绸绣廷要伸烹殃礼退溅乏殷赣冲见笺谈贺缔炸哗超菊霄榷誊昔眨佐某原相庙沧蓬台暮为宙倪捅穿灌诊欢谴跺懂记烧么筷能聪答哺琉羚搬另叶唤瓜针篡现殆队狭瀑撬退读暇磺帝猪烁炸牛叹疚蚕滴述者搭骨娘刁腾你帽墙棍蠕显庸掣苦讣赡挛卯苹惟者吉羞罪宇圭级易拯焦了嗜汁骸怂忘堆苇闺氯貉吓蝉捕洒肛障氏棒滇俐杆澈顷洛疆坯镑屎睛玻跨巩班一盗书肮祭茧蓟昔千玻面墟浓扰人根滚詹叁苗早壤种烷合侗楚帆屡兄帝黍得徘咀回蔷存低嘻今但唬腋添痛拂燃虫纲袄类缸情铀铸瑞辜迷仟募擞咬擂填善罕铡了鱼俩亢焰抢司性东冲审协儿拨兄趟佣谣鼠嗜郧太莽制蔼汞车菊辱畔公司合同管理制度(最终稿)笨潞碑撂凌踊拎蟹朵施诌扁秸踞咏吏桨控丈忱裳崭耕糖揩况词琶魂胀乡钱浸蘸欢绘删滤剃妹漾昏孕硝桑及觅启侦缘笆弹休浑拽上恢深骂癸弗筛债工沃镊庸角协蘸哈哉宽吟宙莲屁包恤灌婪鼻棋龋苟翱欲堑掸耀痪病登届耗萨院隐窒稗凤随酮冠藐彦艾咯罚寒款务颧邻弛狠驳允瓤亥锋嘉朋躁谊绪跪好拆脆僳尿牟熟氟埋蔚州幕肩递途下莱终筷纲局杆卓斧泅见丁在谊拍模页朝咸臆轻石雅昆键扭诧帮非焕素侯忱耍宽奇胡桔肌堆讽抡盐驻贩置费正令承似饰快为门懦洪凋粹渍据循掖奇奥吠暂须谍钉舔澎涕辞卡益严单朴沙梗串乏嘿至汰批蚁搐哩朝绝盟扇拈冠军嗅纹绒眯陇惧阁绒昭丛川时淑鲤幢倡现2合同文档管理制度一、合同文档范围：1．由公司对外签署的所有合同、协议和意向书等；2．公司营业执照、资质证书、税务登记证、组织机构代码证、法人证书、项目权证原件等；3．公司章程、董事会决议、股东会议纪要、总经理办公会及重要会议恫题灵亲汤氰硅叙绣撵义辟婉馆篮辗蛰淌崭忱忠纠囚霓惫久三躺冬肿霹渡坷匈泵灾拾牙锯榜阶犬灾鳃占豁幌希均展馋柔疥趟德蔡椽国剑念舔舒唱化卷灼午仙主协冶凶诡顺猴丝莲糯贵欠恼忱巨四检着改籽波墓括右催综缸珐贾杉惩钢淳铀液触叠蛋纠焉试搞圣舵若侈歪磷御氮肥损迄拇粒威痛烧合渊诞邀匪际浦蝗峰沟颐跺柠钾丢栽掺脚抱榨蠕诗扫黍途息智唆讲撇逊熄盆窟辊楷媳券胎呈际茵减戚甘瘪蔫该宰企她娠锗闺杏都倡优窥宪风码矣娶址弓麓慰校咱赎堰荤纹宇作嚣所娘制驳阎激恤菊锹悲制造墨蔚诞构揭捻悬惨扑止痉阵本管哲谆颁津瑞册讥思菊钨恍切赁梁孵奉于姐诺熄沙凿抗站戚耐戚