第7章 制作企业组织结构图

第7章制作企业组织结构图•本章将制作某公司的组织结构图。通过本实例读者可以详细掌握SmartArt图形、文档背景色的基本使用方法，进而掌握使用SmartArt制作相关文档的技巧，如工艺流程图、列表图、循环图等。本章内容主要包括设置并打印背景色、插入并修改SmartArt图形、通过表格制作图例等。通过本章的学习，用户可以具体掌握SmartArt图形的使用方法、设置并打印背景色等技巧。7.1案例分析•对于各种企事业单位，各种各样的组织结构图是必不可少的。一个清晰、有条理的组织结构图有利于经营者对企业进行管理，也有利于企业各部门间权责的明确，促进企业各部门互相的配合、协调。•绝大多数企业组织结构图都会使用层次型结构来制作。层次型图形的特点是层次鲜明，页面整洁清晰，各级结构分布合理等。这些特点都使得层次型图形非常适合于制作此类组织结构图，比如学校组织结构、公司组织结构、法院组织结构图等。•由于组织结构图属于正式文档，故其风格一般遵循正规、严肃的特点。对于某些需特殊说明的部门，可以通过特殊图例进行表现。本实例制作的企业组织结构图效果如图7.1所示。7.2知识点热身•Word2007具有十分丰富的SmartArt图形库，可以满足大部分需要，其全面且简单的设置也方便用户轻松调用。本案例主要用到的知识点有SmartArt图形的应用、设置并打印文档背景色的技巧等。下面就对这两点功能做一些介绍。7.2.1SmartArt图形概述•SmartArt图形是信息和观点的视觉表示形式。可以通过从多种不同布局中进行选择来创建SmartArt图形，从而快速、轻松、有效地传达信息。•虽然插图和图形比文字更有助于读者理解和回忆信息，但大多数初级用户仍创建仅包含文字的内容。创建具有设计师水准的插图很困难，尤其是当用户是非专业设计人员时。如果使用早期版本的Office，则可能无法专注于内容，而是要花费大量时间在例如使各个形状大小相同并且适当对齐、使文字正确显示、手动设置形状的格式以符合文档的总体样式等工作上。使用SmartArt图形和其他新功能，可使普通用户只需单击几下鼠标，即可创建出具有设计师水准的插图。•为SmartArt图形选择布局时，要先要确定文档需要传达什么信息以及是否希望信息以某种特定方式显示。由于Word2007允许快速轻松地切换布局，因此可以尝试不同类型的不同布局，直至找到一个最适合对信息进行展示的布局为止。而且当切换布局时，大部分文字和其他内容，如颜色、样式、效果和文本格式都会自动带入新布局中。7.2.2SmartArt图形的设置•向SmartArt图形添加效果的一种快速简便的方式是应用SmartArt内置样式。SmartArt样式包括形状填充、边距、阴影、线条样式、渐变和三维透视，除应用于整个SmartArt图形，还可以对SmartArt图形中的一个或多个形状应用单独的形状样式。•内置颜色库为SmartArt图形提供了各种不同的颜色选项，每个选项可以以不同方式将一种或多种主题颜色（主题颜色：文件中使用的颜色的集合。主题颜色、主题字体和主题效果三者构成一个主题。）应用于SmartArt图形中的形状。•如果大量使用三维SmartArt样式，尤其是场景连贯三维，则通常会偏离要传达的信息，使得重点不突出。三维SmartArt样式通常在文档第一页或演示文稿第一张幻灯片中效果最佳。简单的三维效果（如棱台）不易分散用户的注意力，但最好也不要大量使用。•适当的颜色可以加强SmartArt图形的表现效果。例如为了强调流程类的SmartArt图形中的不同步骤，用户可以使用“彩色”下的任意组合，如图7.9所示；而对于循环类的SmartArt图形，可以使用任何范围渐变组合来强调循环运动。这些颜色沿某个梯度移至中间的形状，然后退回到第一个形状，如图7.10所示。7.2.3为SmartArt图形添加图片的步骤•填充指对形状的内部进行填充。可以向任何形状添加图片填充，SmartArt图形中的一些形状被设计为图片的占位符。通过使用含有图片占位符形状的布局，可以获得更具专业外观的SmartArt图形，因为图片占位符专为与整个SmartArt图形配合而设计。•Word2007还允许将图片设定为SmartArt图形的背景。图形中的图片占位符无法删除，但是可以应用填充以隐藏它们。如果添加了一个图片并在之后将其删除，则返回该图片占位符。图片占位符不能复制，也不能打印，在演示文稿中也不显示。•不是所有的SmartArt图形都有图片占位符。如果所选择的布局没有图片占位符，用户可以向形状添加图片填充或者切换至另一个布局。对于有图片占位符的图形，可用如下操作插入图形。7.2.4向SmartArt图形添加背景图片•SmartArt图形默认情况下是没有背景色的。如果用户需要为其添加背景颜色或图片，可以通过SmartArt工具中的【格式】选项卡来实现。7.2.5添加水印、背景及边框并打印•通常情况下，Word文档背景为白色。如果用户需要设置特殊背景（例如添加颜色或图片），则可以通过Word提供的背景功能来对文档进行设置。•单击【页面布局】→【页面背景】→【水印】按钮，可以添加内置水印样式或自定义水印样式，如图7.15所示。•单击【页面布局】→【页面背景】→【页面颜色】按钮，在下拉菜单中选择相应命令为背景添加颜色或其他填充效果（包括渐变、纹理、内置图案或外部图片等）。•单击【页面布局】→【页面背景】→【页面边框】按钮，打开【边框和底纹】对话框来设置页面边框的样式，如图7.16所示。7.3具体操作步骤•了解了相关知识之后，下面开始正式制作。本实例将为欧力公司制作公司组织结构图，具体内容为添加文本框制作标题、插入并编辑SmartArt图形制作结构图、使用表格制作图例、添加文档背景色及边框等。7.3.1使用SmartArt图形制作组织结构图•本实例中公司组织结构为董事会负责选择任命总经理，而总经理在副总经理和总经理办公室的辅助下管理各部门，例如生产部、营销部、财务部、人力资源部、供应部等。各部门又有各自的下属机构，例如生产部下辖生产车间和维修部，而供应部下辖采购部、仓库管理、物流部等。利用Word2007的SmartArt图形中的层次类图形可以清晰地展示出各部门的隶属关系。下面开始制作：7.3.2添加文本框制作文档标题•由于本实例中标题位置不能与普通文档一样处于最顶端第一行，而是要根据组织结构图来调整，故使用文本框来制作标题。这可以看出文本框对于调整文本位置的优越性。下面开始制作文档标题。7.3.3插入文本框套用表格制作图例•由于SmartArt图形中连接线分实线和虚线两种线型，如果没有特别说明则其他使用此文档的用户将无法使用此文档。故需要为各种线型添加图例以对线型代表的意义进行说明，这样既可以方便读者，又可以提高此组织结构图的实用性。7.3.4为文档添加背景并打印•由于单元格采用白色边框，在白色背景衬托下显得不易分辨，故需要为文档添加背景颜色和边框以使得SmartArt图形更加美观协调。7.4案例总结•本案例主要应用了Word2007的SmartArt图形功能、背景色设置和打印、文本框套用表格等功能制作了一个企业组织结构图。下面就这些功能使用时的注意事项进行进一步说明，并对使用的一些其他细节问题予以说明。7.4.1SmartArt图形的快捷方式汇总•Word程序为用户提供了大量的键盘快捷方式。键盘快捷方式的使用可以大大方便用户进行操作。熟练的键盘快捷方式既可以方便用户编辑文档，又可以使用户的Word操作水平提高一个档次。•在Word2007中插入SmartArt图形的快捷方式。•在要插入图形的文档中，按住Alt后依次按下N键和M键，打开【SmartArt图形】对话框。•按向上键或向下键选择所需的图形类型。•按下Tab移至【布局】任务窗格。•按下方向键选择所需的布局。•按下Enter键插入所选的布局。•编辑SmartArt图形中形状的相关快捷方式。•Tab键：可以选择SmartArt图形中的下一元素。•Shift+Tab快捷键：可以选择SmartArt图形中的上一元素。•Ctrl+A快捷键：可以选择所有形状。•Esc键：可以取消对形状的选择。•向上方向键：可以向上微移所选的形状。•向下方向键：可以向下微移所选的形状。•向左方向键：可以向左微移所选的形状。7.4.2制作SmartArt图形•通过应用类似的SmartArt样式和颜色样式，用户可以创建一个外观与【选择SmartArt图形】对话框中所示的示例类似的SmartArt图形。7.5常见问题解答•Word2007提供的SmartArt图形功能可以使用户轻而易举地制作出具有专业水准的各类图形，如流程、层次、循环等。其详尽的设置选项也为个性化图形设计提供了强大支持，而由于熟练程度的差异在具体的应用中难免遇到问题，下面就常见问题予以解答。7.5.1编辑过程中的弹出消息•如果用于SmartArt图形的布局只能包含限定数量的形状，并且用户超过了形状的最大数目，则SmartArt图形的【文本】窗格底部会显示消息“不会在此SmartArt图形中显示以上标有红色‘X’的项目，也不会将其保存”。•如果用户切换到其他布局（不受形状的最大数目限制的布局），则SmartArt图形中会重新显示红色“X”下面的信息。如果用户未切换到其他布局就保存SmartArt图形，然后关闭文档，则为了保护用户的隐私，将不保存标有红色“X”的信息（包括图片填充）。•故如果用户需要显示标有红色“X”的形状信息，则可以将图形转换为不受形状最大数目限制的布局。7.5.2替换少数特定形状•在多数SmartArt图形中，所有的形状具有相同的样式。如果想单独改变其中某个形状，例如在某流程图中所有的形状都为直角矩形，而用户需要将最后一个形状改为椭圆形，则可以按照如下操作：•（1）单击选中要更改的形状。•（2）单击【格式】→【形状】→【更改形状】下三角按钮，在下拉菜单中选择【基本形状】→【椭圆】命令，如图7.65所示，即可将所选形状改为椭圆形。