外来文件管理办法

外来文件管理办法1目的对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。2适用范围适用本公司对获取、识别、传递、更新外来文件等过程进行控制。3术语定义3.1技术标准涉及到本公司产品等相关的国际标准、国家标准、行业标准；3.2法规规范与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章；3.3政策文件国家和地方政府，以及各职能部门颁发的与安全、质量有关的文件、通知。4职责4.1办公室是外来文件的归口管理部门，并负责对外来文件的保管、分发等。5工作程序5.1外来文件的获取5.1.1公司各部门可通过如下渠道搜集相关的外来文件：a.国家、省、市政府及各相关职能部门；b.各种会议、专业报刊、杂志、出版社；c.互联网、电话传真。5.1.2各部门搜集的外来文件应及时进行筛选确认，并正确传递给办公室管理部门。5.2外来文件的识别5.2.1技术标准a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准，收到后应移交到技术部进行识别；b.识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本；c.标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。5.2.2法规规范a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章，收到后应移交到质检部进行识别；b.质检部对收集到的法规规范进行识别，识别其应实施的部门、范围；5.2.3政策文件a.凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到办公室；b.办公室对收集到的文件进行识别。5.3外来文件的分发5.3.1对外来文件识别后，将外来文件及时存档管理；5.3.2对需分发的外来文件，由确定分发范围后发放，并对相关人员及时进行宣贯；5.4外来文件的更新5.4.1涉及到更新的外来文件，在发放新版本外来文件的同时，应及时回收作废文件。对外来文件合订本不能收回时，应在目录和正文中加盖作废字样。5.5外来文件的查询各部门可根据需要，到各归口部门查阅。5.6外来文件的检查质检部通过内部审核的方式对各部门、各单位使用外来文件的执行情况进行检查，对其有效性进行确认。5.7文件的保存与销毁文件的保存期限不低于2年，如果保存期已过需要销毁时，经管理者代表批准后由办公室统一进行销毁处理。6记录外来文件登记表