监理项目档案归档管理办法

监理项目档案管理办法沈阳市建设工程项目管理中心二零一三年六月监理项目档案管理办法沈阳市建设工程项目管理中心目录1总则.......................................................................................................................................................................12基本规定................................................................................................................................................................13档案归档范围及质量要求...................................................................................................................................14档案的组卷与移交...............................................................................................................................................25档案的借阅与保存期限.......................................................................................................................................26档案归档的惩罚措施...........................................................................................................................................37附则.......................................................................................................................................................................3附录一：监理档案资料的收集与管理表...............................................................................................................4附录二：向市档案馆上报监理文件内容和组卷表..............................................................................................15附录三：项目部应收集安全资料目录表.............................................................................................................16附录四：项目部应收集方案目录表.....................................................................................................................17附录五：钢结构及网架工程上报市档案馆资料.................................................................................................18附录六：玻璃幕墙上报市档案馆资料.................................................................................................................19附录七：单位工程竣工验收备案建设方须交区质检站材料表..........................................................................20附录八：沈阳市人防工程竣工档案要求报送的材料..........................................................................................21附录九：装饰装修工程档案保证资料.................................................................................................................25附录十：核验《沈阳市建筑工程用建材进场检验手册》须知..........................................................................26附录十一：办理《房屋建筑工程竣工验收备案》需提供材料..........................................................................27附录十二：必须上交本中心的资料.....................................................................................................................28附录十三：档案归档式样.....................................................................................................................................29监理项目档案管理办法沈阳市建设工程项目管理中心11总则1.1根据国家标准《建设工程监理规范》（GB50319-2000）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《建筑工程文件编制归档规程》（DB21/1342-2004）及公司管理制度，制定本办法。1.2本办法适用于建设工程监理项目档案的整理、验收及管理。专业工程按有关规定执行；管理咨询项目档案的整理、验收及管理参照本办法执行。1.3建设工程监理项目档案的归档管理除执行本办法外，尚应执行国家现行有关规定。2基本规定2.1总监理工程师为监理项目技术资料的总负责人，可指定专、兼职资料员具体管理。公司总工办对各项目监理部提交的监理资料负有检查、指导的责任。2.2监理部需要保存的资料在工程施工的全过程中，由项目监理部负责保存。2.3监理单位需要保存的资料在工程施工验收后，由项目监理部负责整理、立卷归档后移交到沈阳市建设工程项目管理中心（以下简称本中心）总工办，并办理移交手续。2.4城建档案馆需要保存的资料，在工程竣工验收后，由项目监理部负责整理、立卷归档移交给建设单位，并办理移交手续。如果建设单位暂不接收，将此套监理档案移交到本中心总工办，并办理移交手续。2.5上交纸质监理档案存在困难时，项目监理部可以将整理、立卷归档的资料以电子版（扫描）的形式上交到本中心总工办，但按照附件十二要求必须上交资料除外。2.6工程竣工验收后，项目监理部如果不按照规定将档案归档，档案押金5000元将不予返还。2.7每年冬休期间，本中心总工办组织各分公司按照档案的保存年限对已归档的档案进行整理。3档案归档范围及质量要求3.1项目监理部应收集、整理提交本中心总工办归档的监理资料内容以及移交建设单位、城建档案馆归档的监理资料内容详见附录A《监理资料与监理档案的基本内容》。3.2归档资料质量要求。3.2.1归档的监理资料一般应为原件（提供城建档案馆的必须用原件，提供建设单位、监理单位的若原件份数未留足时，经协商同意的可用复印件加盖红印）。3.2.2监理资料应满足“真实、有效、完整、齐全”的要求。不得对资料进行涂改、监理项目档案管理办法沈阳市建设工程项目管理中心2伪造和随意抽拆，防止损毁和丢失。3.2.3监理资料的内容和深度须符合国家有关技术规范、标准和规程。3.2.4监理资料各种表格的填写应使用黑色、蓝黑墨水或黑色圆珠笔，复写时须用单面黑色复写纸。3.2.5监理资料应字迹清楚，图样清晰,图表整洁，签字盖章手续完备。3.2.6项目监理部应随着工程项目的进展同步收集、整理各专业监理资料，并认真检查，保证监理资料的同步性、完整性和准确性，分类、分专业建立案卷盒，按规定编目、整理，做到分类有序、存放整齐。4档案的组卷与移交4.1监理档案组卷原则上按单位工程及保存期限分类立卷。如果项目为群体工程而部分资料内容无法分开时，可将无法分开的资料合并立卷，可分开的资料分开立卷。4.2因故中途停止监理的项目，由项目总监理工程师出具停止监理工作说明书，并经公司总经理签字确认后，与停止监理工作前已形成的技术档案共同立卷。4.3监理档案的验收和移交4.3.1项目监理部在工程竣工验收后两个月内，将应移交建设单位（附录A中，移交建设单位栏打√部分）及城建档案馆（附录A中，移交城建档案馆栏打√部分）的监理档案整理（或装订），由总监理工程师移交给建设单位。移交时应编制移交清单，双方签字盖章作为凭证。4.3.2工程竣工验收后两个月内，由总监理工程师组织项目监理人员对监理资料（附录A中，提交监理公司打√部分）分别进行整理装订，并由总监理工程师审核、签字后提交本中心总工办，正式移交本中心保存管理。4.3.3利用计算机进行资料管理的项目监理部须将资料光盘移交本中心总工办。4.3.4开工前领用的施工图，在监理工作完成后应退还建设单位。4.3.5其它不必归档的资料经项目总监理工程师审核后统一销毁。5档案的借阅与保存期限5.1项目监理实施期间，监理部人员或甲方人员需外借监理部技术资料时，应办理借用登记手续，用后及时归还；其它方面人员外借，须经总监理工程师同意，办理借用登记手续，双方经办人负责收回。5.2因工作需要借用本中心监理归档资料时，须经本中心总工办负责人及主管领导同监理项目档案管理办法沈阳市建设工程项目管理中心3意，填写“文件借阅登记表”，办理借阅手续，用毕及时归还。5.3监理档案的保存期限分为三类：短期、长期、永久。到期的监理档案须由分公司进行扫描，以电子版的形式进行留存。纸质档案经本中心主管领导审批后统一销毁。6档案归档的惩罚措施6.1若按本管理办法编制、整理、装订，但未按4.3.1、4.3.2要求时间完成归档工作，在工程竣工验收后六个月内才完成归档工作的监理部，经本中心总工办出具证明，报常务副经理审批，对本项目监理部可不奖不罚。6.2若工程竣工验收后六个月仍未完成归档工作的监理部，经本中心总工办出具罚款通知，报常务副经理审批，对该项目监理部所在的分公司罚款人民币伍仟元作为档案抵押金，在项目监理部按要求将档案归档后将抵押金退还。6.3本中心总工办接到经常务副经理审批的罚款通知后，由公司财务从分公司的财务账中直接划转入本中心。7附则7.1本办法经审议通过后由常务副经理核准颁布施行，增补修改亦同。监理项目档案管理办法沈阳市建设工程项目管理中心4附录一：监理档案资料的收集与管理表序号编号归档文件名称保存单位和保管期限建设单位施工单位