Outlook-2010-简明使用设置教程

Outlookexpress2010使用技巧1说明本意是想通过这个简单的介绍，让读者了解Outlook2010的基本用法，熟悉了Outlook的基本功能后，用户就可以根据自己的需要并借助帮助文档，灵活运用Outlook。2配置账户首次启动outlook会出现配置账户向导，这里我们可以先不管，直接下一步然后根据提示选择没有账户直接进入outlook，界面如下图1-1：在上方菜单栏我们能看到“文件”、“开始”、“发送/接收”、“文件夹”、“视图”这几个标签，每点击一个标签下面功能区就显示该标签相关的详细功能（这里不再多做介绍，可以自己下去点开看看）。2.1添加账户第一步：选择“文件”-》“信息”下的“添加账户”按钮，如下图：会弹出“添加新账户”对话框，如图第二步：选择“手动配置服务器设置或其他服务类型(M)”选项，并点击“下一步”按钮。其中另外两个选项：“电子邮件账户”选项，需要输入“您的姓名”、“电子邮件地址”、“密码”、“重复键入密码”等选项，此时Outlook会自动为你选择相应的设置信息，如邮件发送和邮件接收服务器等。但有时候它找不到对应的服务器，那就需要手动配置了。“短信(SMS)”选项，需要注册一个短信服务提供商，然后输入供应商地址，用户名和密码（注册短信服务提供商）。第三步：选择“Internet电子邮件(T)”选项，并点击“下一步”按钮。其中另外两个选项：“MicrosoftExchange或兼容服务”，需要在“控制面板”里面设置。“短信(SMS)”，同上第四步：输入用户信息、服务器信息、登陆信息，然后可以点击“测试账户设置…”按钮进行测试，如下图如果测试不成功（前提是用户信息、服务器信息、登陆信息正确），点击“其他设置”按钮，弹出“Internet电子邮件设置”对话框，在“Internet电子邮件设置”对话框中选择“发送服务器”标签页，把“我的发送服务器（SMPT）要求验证”选项打上勾，点击“确定”按钮，返回“添加账户”对话框。在“添加账户”对话框中再次点击“测试账户设置…”按钮，此时测试成功，点击“下一步”会测试账户设置，成功后点击“完成”按钮，完成账户设置。如下图：2.2管理数据文件数据文件扩展名为.pst，里面包含我们发送和接收的邮件，联系人等内容。账户配置成功后，会默认把数据文件放在“C:\DocumentsandSettings\Administrator\MyDocuments\Outlook文件”目录下，并以电子邮件名为数据文件名，如[e-mail]。为了我们管理我们的邮件，以及方便在各个电脑间移动我们的邮件，我们可以把数据文件从新配置。步骤如下：第一步：点击“文件”-》“信息”下的“账户设置”按钮，弹出“账户设置…”菜单，并选中该菜单如下图，弹出“账户设置”对话框，如下图第二步：在“账户设置”对话框中，选中“电子邮件”标签，这里有我们配置好的账户（我本机配置了两个账户）的信息，我们以[e-mail]账户为例。这里我们也可以新建账户、修复账户、更改账户、并设置默认账户（发送邮件时Outlook会从默认账户发送）、删除账户等操作。首先选中“[e-mail]”账户，然后点击“更改文件夹”按钮，弹出“新建电子邮件送达位置”对话框，如下图：在“新建电子邮件送达位置”对话框中点击“新建Outlook数据文件…”按钮，然后在弹出的对话框中指定数据文件位置和数据文件名称（如“zhansan邮件数据文件.pst”），然后点击“确定”按钮，此时会提示输入密码对话框（可选可不选），点击“确定”按钮，返回“新建电子邮件送达位置”对话框。在“新建电子邮件送达位置”对话框中看到刚才新建的数据文件“zhansan邮件数据文件.pst”，展开“xxxx的邮件”选中“收件箱”，如下图：然后点击“确定”按钮，返回“账户设置”对话框，这时选中“[e-mail]”账户，会看到数据文件修改成了我们刚才新建的“zhansan邮件数据文件.pst”数据文件，如下图：最后点击“关闭”按钮，完成数据文件的新建。3导出和导入联系人3.1管理联系人管理联系人功能在outlook左下方的位置，如下图蓝色字体处所示：我们简单介绍下添加联系人，首先点击“新建联系人”按钮，或者在中间的空白处右键点击弹出快捷菜单选择“新建联系人”，或者直接双击空白处新建联系人，如下图红色字体处：点击“新建联系人”按钮后，弹出新建联系人对话框，输入联系人信息，如下图：输入联系人信息后，点击“保存并关闭”按钮，返回联系人主界面，这时候就显示出了刚才添加的联系人的名片，如下图：通过在名片上右键点击，可以进行相应的删除，修改操作。3.2导出联系人第一步：选择“文件”-》“打开”下的“导入”选项（虽然是导出联系人，但微软把导入导出功能都放在了这里），如下图。第二步：在打开的“导入和导出向导”对话框中选择“导出到文件”选项，然后点击“下一步”按钮，如下图：第三步：这时打开了“导出到文件”对话框。为了我们修改联系人信息，我们选择“MicrosoftExcel97-2003”选项，点击下一步，如下图：第四步：接下来选择我们要到出的账户的联系人，如选择“[e-mail]”账户下的“建议的联系人”，点击“下一步”按钮，如下图所示：通过这个界面我们知道可以导出的不仅仅是联系人，很多东西都可以导出，自己可以下去试试。第五步：选择导出的联系人文件存放的位置，并输入文件名，如“张三的联系人.xls”，点击“下一步”按钮，如下图：第六步：选择要导出的联系人的信息，默认所有基本信息，直接点击“完成”按钮，完成导出。这时候就把我们的联系人导出到了刚才保存的“张三的联系人.xls”文件中了，可以直接用excel打开，查看或修改。3.3导入联系人在我们的生活和工作中，如果同事或其他人也想用这些联系人，或者你换电脑了重新安装系统了，并且重新安装了Outlook那么就可以把导出的这个联系人文件再次导进来，不再需要手动一个一个的添加联系人了。下面我们说说具体的导入方法。由于导入和导出功能在一起，而且步骤都差不多，这里简要说明下：第一步：同样选择“文件”-》“打开”下的“导入”选项，打开“导入和导出向导”对话框，这时我们选中“从另一程序或文件导入”选项，并点击“下一步”按钮，如下图：第二步：选择要导入的文件类型，要选择与我们导出的文件类型一致，这里我们选择“MicrosoftExcel97-2003”选项，并点击“下一步”按钮第三步：选择要导入的文件，点击“浏览…”按钮，选择刚才我们导出的“张三的联系人.xls”文件，然后点击“下一步”按钮。（这里有三个选项，我们可以根据需要选择。）第四步：选择目标文件夹。因为我们导出的是“建议的联系人”，所以我们还是导入到“建议的联系人”文件夹下，并点击“下一步”按钮，如下图：第五步：选择要到的联系人的基本信息有哪些，因为我们导出时选择的是默认的全部信息，这里我们也选择默认全部信息，直接点击“完成”按钮，如下图：这时我们就会在我们的“建议的联系人”下看到我们刚才导入的联系人信息，导入完成。4创建规则和来信提示工作中或生活中，我们有时候每天收到很多人邮件，如果不分文件夹分别管理会很麻烦，因此我们可以通过创建规则，来实现邮件自动归类功能。前奏：在创建规则前，我们先做一下准备工作。在我们的收件箱中为我们每个联系人创建一个文件夹，存放该联系人发送的邮件，创建方法是在“收件箱”文件夹上点击鼠标右键选择“新建文件夹…”选项，弹出“新建文件夹”对话框，输入文件名（为了方便查看通常为联系人名如：李四、王五），然后点击“确定”按钮，如下图。4.1创建规则规则和通知设置的窗口在同一地方，“文件”-》“信息”下的“管理规则和通知”按钮，点击此按钮弹出“规则和通知”对话框，如下图：第二步：在“规则和通知”对话框中，点击“新建规则…”按钮，弹出“规则向导”对话框，如下图所示：第三步：在“规则向导”对话框中的“步骤1：选择模板”下选择“将某人发来的邮件移植文件夹”选项，然后在“步骤2：编辑规则说明（单击带下划线的值）”下先点击“个人或公用组”项，弹出“规则地址”对话框，如下图第四步：在“规则地址”对话框的“通讯簿”下选择“建议的联系人”，然后就能看到我们之前创建的联系人，然后双击联系人，在图的下方“收件人-”旁边会显示出来，点击“确定”按钮，返回“规则向导”对话框，如下图：第五步：在“规则向导”对话框中选择“指定”蓝色字体，弹出“规则和通知”对话框，在该对话框中选择我们建立的“李四”问价夹，如下图：第六步：点击“确定”按钮，返回在“规则向导”对话框。然后点击“下一步”按钮，弹出对话框，如下图：第七步：点击“完成”按钮。创建规则完成。备注：细心的认识通过这个流程中的一些截图能够看到每一步都有很多可以设置的选项，我们可以根据情况，创建我们需要的规则。这里不再多说。4.2来信提示我们工作中有时候需要及时的接收邮件，那么我们就可以对Outlook进行设置，在新邮件到达后自动通过声音或小窗口的方式提示给我们。在“文件”标签下选择“选项”按钮，弹出“Outlook选项”对话框，在对话框左侧选择“邮件”选项，右侧弹出具体的设置，如下图：在“Outlook选项”对话框中有很多选项可以供我们进行设置，而且这些设置浅显易懂，读者可以自己试试。5创建快速步骤快速步骤是Outlook2010的一个新功能，可以创建很多快速步骤，如创建新邮件为指定人发送相关内容，答复，转发等快捷步骤。这里我们以创建新邮件为例说明。第一步：在“开始”标签的“快速步骤”功能区，点击“新建”按钮，弹出“编辑快速步骤”对话框，输入“名称”，选择“操作”（这里选择‘新邮件’操作），在“收件人”后面的文本框中输入收件人地址（这里要手动输入，不要在微软提供的通讯簿中选，因为选通讯簿中的不能创建，可能是一个bug）如下图：第二步：点击图中的“显示选项”按钮，弹出更详细的选项，可以“添加‘抄送’”、“添加‘密件抄送’”、邮件主题、标志、内容等，如下图：第三步：点击“完成”按钮，返回Outlook主界面，这时在“快捷步骤”功能区，就能看见我们创建的“给李四的邮件”快速步骤。点击“给李四的邮件”快速步骤，效果如下图：