协会秘书处管理制度

潮州市安全生产协会秘书处管理制度（试行）第一章、总则第一条：为建立完善协会秘书处工作机制，完善内部管理，充分调动工作人员的积极性，以保证协会的可持续发展，制定本管理制度。第二条：凡协会秘书处工作人员应遵守国家法规规章和相应的规定外，均需要遵守本制度规定。第二章、协会组织结构第三条、秘书处人员配置协会秘书处是协会常务理事会的办事机构，由秘书长主持日常工作，配置必3-4人开展相关工作。秘书处对会长和常务理事会负责，定期或随时向会长和副会长汇报工作。第四条根据协会章程的规定，秘书处的职责是：4.1贯彻执行国家和省有关政策法规，结合实际制定协会各项规章制度。4.2协助政府行政主管部门宣传贯彻有关法律、法规，组织安全生产宣贯、培训会，宣传贯彻党和国家安全生产的方针政策和法律法规，积极推广安全生产科研成果、先进技术和先进管理经验，促进企事业单位的安全生产工作的法制化、规范化和科学化；4.3接受委托或参与组织由政府主管部门统一部署开展的创先评优等活动。经社团管理机关批准，开展行业内的创先评优活动。4.4组织交流行业经验，对本行业有关政策法规、经营管理等开展咨询服务。4.5搜集相关安全生产政策法规、技术情报和市场信息，编辑出版会刊。4.6组织经验交流，改进提高协会工作，开展行业经济、技术、学术与行业组织自身建设等方面的互相交流与合作。4.7承办政府主管部门、省社团管理机关和会员单位委托办理的事项。4.8负责会员代表大会、理事会、常务理事会会议的准备工作，起草会议纪要、对会议决定事项负责催办落实。4.9负责会员会籍管理和会费收缴及费用支出的管理工作。4.10负责编制协会年度工作计划和全年工作总结，定期检查年度计划的执行情况，解决执行过程中出现的问题。4.11负责会员和常务理事会交办的其它事项。第五条秘书处各岗位工作职责5.1、秘书长岗位职责：秘书长全面负责秘书处的工作，岗位职责是：5.1.1负责传达落实协会会长、理事会工作精神和相关指令，并跟踪检查秘书处工作人员贯彻落实情况。5.1.2主持秘书处日常工作。主要的人事和财务工作向会长汇报。5.1.3对以协会名义上报、下发的文件、决定、通报、以及规章、制度、计划、总结、专题报告等，进行签发，对协会的收文进行批办。5.1.4定期组织召开秘书处工作例会，对秘书处工作人员的工作负责检查指导，定期听取工作汇报，随时解决工作中出现的疑难问题，促进协会工作健康发展。5.1.5组织工作人员做好召开会员代表大会、理事会、常务理事会工作会议的准备工作。5.1.6对秘书处工作人员的聘用、解聘，及薪酬、补贴标准提出建议，报会长审批。5.1.7根据协会《财务管理制度》直接管理协会财务，按规定权限审批财务开支，超过权限的初审后报会长批准。5.1.8完成协会领导交办的临时事项。5.2总务专员岗位职责5.2.1负责协会文件的收发，登记处理，相关文件、通知、活动方案的起草，文件的传阅，公文运转。5.2.2负责与职能主管部门间关系协调，对外接待。5.2.3负责协会重要活动的会务组织，如：会员大会、理事会等的筹备。5.2.4协会物品采购管理，包括物品申购、比价、制作购买方案、执行购买等。5.2.5负责协会相关证照的变更、年审办理。5.2.6秘书长交办的内部协调事项。5.2.7领导交办的其它事项。5.3会计岗位职责（由总务专员兼职）5.3.1认真学习国家和省关于财经税收方面的政策规定，熟悉会计岗位应知应会的业务。5.3.2认真审核各种票据，及时对账，确保财务支出合规合法。按月编制会计报表，向领导正确反映资金运转情况。5.3.3认真编制会计凭证，做到凭证填写齐全、清晰，准确。5.3.4如凭证需要调整，又涉及到现金和银行时，必须由会计、出纳两个人签章。5.3.5负责每月社保购买、增减员手续办理，及社保相关证件年检。5.3.6完成领导临时交办的其它工作。5.4外联专员职责5.4.1负责新会员的发展与会费的收缴。建立会员数据库，及时更新会员资料信息的变动；5.4.2负责开展日常的会员联络活动、会员日常关系的维护，定期电话回访或亲自拜访，了解会员单位的需求，向会员提供各种尽可能的服务和帮助，探索新的会员服务项目；5.4.3负责筹备组织本部门的各种会员活动、培训，协助协会重要活动的组织及会务工作。如：会员大会、理事会等的筹备。5.4.5建立、管理协会与会员间的沟通平台，及时向会员单位发布最新的协会动态。5.4.6负责安全管理杂志征订工作。5.4.7协助会刊稿件组织。收集国家、省市有关政策法规、规章，业界动态，会员企业活动，协会工作等信息。将协会活动组织成新闻稿件，对外宣传。5.4.8领导交办的其他工作。5.5文宣专员岗位职责：5.5.1负责协会对内对外收发文件的登记、存档。5.5.2负责其它书面资料，如员工档案、营业执照、组织机构代码等协会有关的资料存档、管理。5.5.3负责协会会刊初稿的编辑工作，包括组织撰写协会新闻、行业资讯采编、刊物排版、文字制作、材料等。5.5.4负责协会采购物品的入库登记、保管、领用登记。5.5.5负责部门的文件的打印复印。5.5.6协助筹备组织本部门的各种会员活动、培训，协助协会重要活动的组织及会务工作。如：会员大会、理事会等的筹备。5.5.6领导交办的其它工作。5.6出纳岗位职责：（暂由文宣专员兼职）5.6.1认真学习国家和省关于财经税收方面的政策规定，熟悉出纳员岗位应知应会的业务。5.6.2认真执行协会的财务管理制度，做好现金收付和支票签发工作。5.6.3认真核查原始凭证，凭证填写齐全、准确，经会计审核后，方可记入银行帐和现金账。5.6.4现金、银行必须做到日清日结，库存现金余额控制在3000元之内。现金和银行、账面必须做到三相符。5.6.5协助会费收缴工作。5.6.6完成领导交办的其它工作。第三章、人事工资管理第六条人事管理6.1人员招聘6.1.1本协会需要的人员面向社会公开招收，择选录用。6.1.2招收的人员按工作性质分为两类，一类是全职工作人员。另一类是因某个项目开展的需要而在特定的时期内聘请的个别人员。6.1.3协会专职工作人员需大专以上学历，有责任感，良好的沟通协调能力。年龄在23-40岁之间。6.1.4各岗位如果缺员或需增设岗位，由秘书长书面报告会长批准同意后方可招聘。应聘人员应提供个人资料包括：个人简历、学历证明、相片等，由秘书长初试（包括）笔试、面试，面试合格后报会长批准即可试用。6.2人员试用6.2.1全职工作人员实行试用期制。试用期1个月或以完成一定的工作任务为期限。试用期内试用人员要离职，应提前3天告知秘书长。试用期满，本人提交转正申请报告，经秘书长考核合格后报告会长批准，经批准的员工成为协会正式员工。6.2.2正式录用的全职工作人员与本协会签订劳动合同，双方应严格履行。签订合同后由协会为员工按国家相关规定办理社保、医保。6.2.3协会根据工作需要和项目活动需要，可聘用兼职人员。兼职人员应提供个人相关资料，并经秘书长面试合格。兼职人员工作报酬另行商定。6.3人员离职6.3.1自动离职。员工连续旷工五日，或一个月内累计旷工达十日（含十日内）者，为自动离职。自动离职者当月工资开始停发。6.3.2辞职。员工辞职需提早一个月向秘书长递交辞职信并做好离职交接工作，方能结算当月工资。6.3.3开除、辞退。员工严重违反协会管理规章制度的，不按合同规定办事的，协会可开除辞退员工。如因个人过失造成协会损失被开除或辞退的员工，视情节严重赔偿协会损失，或扣发当月工资。6.3.4裁员。因为业务缩减，或会员减少会费收入减少，协会有权对工作人员进行裁减。被裁员的员工补发一个月基本工资。第四章、工资体系第七条工资组成7.1全职工作人员的报酬由基本工资+社保、医保+岗位补贴+职级补贴-社保个人缴费部分。7.2基本工资及各类补贴，可以随着物价及协会工作量的增减上下浮动。7.3员工试用期工资按转正工资总额的百分之八十发放。如有协会相关工作经验者可上升至百分之九十。试用期结束后经总务专员、秘书长考核合格者，享受与正式员工同等薪酬待遇。7.4节日慰问金。协会正式员工给予发放节日慰问金，未转正员工不享受节日慰问金。7.5年终奖金。根据协会经营情况，原则上协会正式员工工作满一年（当年度6月1日前入职者计算为工作一年）可享受多一个月工资的年终奖金。秘书处年终对协会工作及员工表现进行总结，对当年度表现突出及工作成绩优异者可适当调高年终奖金额。第八条工资放发时间协会员工发放时间为次月8日。第五章、考勤管理第九条出勤时间9.1除法定节假日外，正常工作时间为周一至周五，周六、周日休息9.2员工工作时间：8:30～12:0014：30～18:009.3如工作需要，所有员工应同意加班。第十条考勤制度10.1协会员工应该按照规定时间准时上下班。10.2员工有事不能准时上下班者需向协会领导请假。10.3请产假须附区县级以上医院相关证明，产假期间，公司给予员工基本工资。10.4男职工配偶生育，可给陪产假5天，其它带薪假根据国家相关规定。第十一条员工请假，一天以内（含一天）的可电话向秘书长请假，超过一天以上七天以内的请假，员工需书面请假条，报秘书长批准。七天以上的请假需报会长批准。第六章其它规定第十二条：协会员工应做好办公室的防火防盗工作。12.1下班前要先做好防火安全检查，确定无问题后方可给办公室加锁。12.2经常检查电源、火源、做到人走灯灭。室内无人时，要关锁门窗。第七章出纳管理制度第十三条：为规范本协会财务行为，加强财务管理，保障协会财务工作的顺利完成，制定本制度。13.1出纳人员应该以经相关领导审批好的正式会计凭证(如：正式发票)为依据进行现金收付及银行存款的支付。13.2认真及时逐笔登记现金日记账、银行存款日记账并做到日清月结。13.3协会库存现金限额为3000元，当日收款应及时送到银行，不得坐支现金。13.4员工借款需书面申请，五千以内的由秘书长签字批准，超过五千元需经会长签字批准。出纳员应严格履行借款手续，未经领导批准不准私自借款。不得以白条冲抵现金，不准利用本协会银行帐户代其他单位或个人存取现金。13.5根据中国人民银行支票管理的有关规定，严格支票管理制度，认真保管好支票。过期或作废的支票应及时注销。13.6签发的支票应如实填写收款单位、金额或限额及签发日期和用途。13.7每日终了，应按规定进行银行存款日记账、现金日记账的结账、盘点。月末终了，应及时与总账及银行存款对账单核对相符。做到账账相符、账款相符。13.8正确编制银行未达帐余额调节表，保证做到与银行对账单余额核对相符。第八章财产管理制度第十四条财产物资是保证协会工作顺序进行的物质基础。为管理好协会的财产物资，充分发挥其使用效益，特制定本制度。14.1财产物资管理坚持“统一领导，分工负责，管用结合，物尽其用”的原则。14.2协会的任何财产不得破坏和丢失，不得归个人私有，坚决杜绝浪费和损失。14.3实行财产物资管理负责制。坚持“谁保管，谁负责；谁使用，谁负责”的原则，秘书处是财产物资管理的职能部门，秘书处办公室是财产的主要责任人。14.4严格执行财产损失赔偿制度。坚持“谁损失、谁赔偿”的原则，对于非正常损失的，按原价格进行赔偿，并追究当事人的责任，情节严重者，加倍惩罚。第十五条财产购入、使用、报损制度15.1根据协会发展和业务需要，确定购置计划，根据协会财务制度，报协会领导批准，由总务专员购置；未经批准，不得擅自购置。15.2固定资产的报废、报损，都应经过总务专员和使用人出具书面签定意见书，按规定的审批权限，办理审批手续。15.3由于使用时间过久，确已失效能，或自然灾害等非责任事故损失的，确系无法修复的，按报废处理，审批权限同前款。15.4由于责任事故造成固定财产损失，应由责任人写出书面检查，并按规定进行赔偿，损失数额在500元以上，报请秘书长审批，按报损处理。第十六条财产清查制度16.1协会每年要在年底进行清查，进行核对，以便核对财产数量，检查管理使用情况。16.2在清查过程中，盘盈的固定资产要查明情况，补记入帐，盘亏的固定资产要查找原因，分清责任，并写出书面通报材料。1