最新的公务接待管理制度

公务接待管理制度（草案）第一章总则第一条为进一步加强公司公务接待管理，本着既满足合理需要又体现勤俭节约的原则，树立周到细致、廉洁高效的良好风尚和公司形象制定本制度。第二条公务接待指因工作需要，接待政府部门、社会各界重要人士和上级单位、兄弟单位、业务单位来宾的相关活动（因公赴外地举办会议、宴请、馈赠属于公务接待管理范围）。第二章接待范围第三条代表与我司有业务关联的上级单位来我司检查指导工作的领导及工作人员。第四条兄弟单位工作人员来我司联系工作、洽谈业务，根据来宾事由，接待部门或主管领导认为需要接待者，由接待部门提出申请，主管领导认可按本办法规定报批，批准后方可安排接待。第五条经营工作方面的甲方（或客户）代表及项目联系等有关人员。第三章接待原则第六条因公接待原则。公司所有公务接待均要符合工作需要。非公务接待活动，包括出差期间的餐费及部门内部或部门之间的互相宴请、馈赠不属于公务接待范围。第七条规格恰当原则。根据来宾情况安排合适的接待规格。第八条对口接待原则。对因公来访的来宾，实行分级负责，对口接待。第九条申报审批原则。公务接待一般由对口部门编制接待方案，先申报批准后安排执行。节、假日等特殊情况不能及时编制审批的，经办人经分管领导同意后按规定标准接待，随后及时补办。第四章接待工作的组织及程序第十一条承接任务。凡接到任务通知，必须准确记录好客人的有关资料，详细填写《接待审批标准及申请表》，内容包括：姓名、性别、单位、职务、人数、有无配偶随行；启程地点、出发时间、乘搭何种交通工具、抵达或衔接地点等；生活上有无特殊要求；来我司的目的，在我司停留的时间；联系人的姓名、电话号码。第十二条拟制方案。接待负责人根据客人的身份、来访时间、目的、意愿和领导的要求等情况，围绕以下内容按时间顺序拟制接待方案：接待标准、食宿地点、活动安排、接陪领导、费用预算、是否需要记者采访、录像、用车安排等事宜。拟制好的接待方案，要及时征询公司领导或对方联系人意见，适当作出修改。第十三条审定方案。接待方案的审定应遵循以下原则：重要客人（如市、区以上级别来访客人、港澳知名人士、外宾或参观学习团等）的接待方案，由总裁办报请董事局主席审定；一般客人由部门负责人提出申请副总级别审定；普通客人由经理或一般员工报请部门负责人审定。方案审定后由提出申请人员及时送给有关领导和客人，并交行政办公室协调落实。第十四条实施方案。接待方案审定后，接待负责人应根据接待方案的有关要求，及时安排接待人员承办。承办人员接受任务后，应迅速组织实施方案。第十五条提前做好准备工作一、预订住房、会场、会客厅、宴会厅等；二、根据接待方案拟定的参观、活动内容，提前与有关参观点（办公区域、关联商铺等）联系，落实参观、活动内容和汇报（介绍）情况人员、场地以及陪同参观的领导、资料简介等工作。三、准备好介绍公司业务的有关资料，如业务概况、行业前景和活动安排方案等，于客人到达后分送给客人，或提前摆放在客人入住的房间。四、总裁办（或行政办）根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。五、大型活动或重要客人来访要编制好《嘉宾须知》、《客人住房安排表》、《行程安排表》和会议、宴席座位水牌，视情况准备互赠礼品。六、提前检查接待客人的各项生活和活动场所设施，如用餐地点、膳食菜单、保安措施（有要求时）等情况，酌情安排酒水、香烟、水果等。如发现问题或客人提出合理要求要及时解决。七、因特殊会议需要办公室须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席位、横幅、制作欢迎牌（电子屏）、指示牌、安排礼仪人员，并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等。八、联系落实出面接待的公司领导。接待人员应提前将客人来访的时间、行程安排、来访目的和生活安排等情况向主陪领导汇报，如需领导迎送的，应提前将客人预定到达（离开）时间报告有关领导，提请有关领导迎送客人。九、行政办公室根据情况安排接待所需车辆，保证车辆整洁，安全性能良好，司机听从办公室主任和负责接待人员的协调安排，统一调度。十、根据需要行政办陪同迎送客人的有关领导，并和领导一起迎送客人，根据审批结果提前购买车票或机票。第十六条认真实施方案来访客人到达后，接待人员须严格按照方案的要求，认真组织实施，热情、礼貌、周到地接待好客人，使客人留下良好的印象。在实施方案过程中，应注意以下事项：一、加强请示汇报。一般情况下，如需对接待方案作出修改的，应逐级报原审定方案的领导或出面接待的领导同意后，方能修改方案；在接待过程中，遇到特殊情况临时改变方案的，要及时报告办公室领导并按领导要求予以解决。二、保证客人的人身安全。接待人员要在确保客人安全的前提下，安排好客人的工作和生活。客人抵达后，要主动了解，细心观察客人的饮食、生活习惯、健康状况等，并根据客人的实际情况，尽可能作出相应的安排。三、接待的公司领导如有特殊原因，无法亲自出面接待客人的，接待人员在客人到达后，应立即将客人的具体名单、住地房号、活动安排等情况，及时报告有关领导，以便领导联络和拜访客人或者经授权后请代替领导接待。第十七条认真做好任务完成后的工作一、接待用餐费原则上每次用餐完毕后即时结帐签单，住房、会场、电话等费用也应在客人离开时立即结帐签单。所有接待费用开支，接待人员在结帐签单时要认真核对，防止费用超支浪费。二、在接待任务完成后，接待人员须将在酒店消费记帐的底单送主要领导审签后，交给财务人员报销结帐。三、收集整理资料。每次接待任务的接待资料，由经办的接待人员编入《接待宾客情况表》，作为接待资料归档。重要客人的具体资料（含本章第十一条的全部内容和菜单、酒水、客人的身体状况等），由接待部门指定专人编入《重要宾客接待档案》。重要客人活动期间的照片、题词、讲话录音、记录等资料，由经办的接待人员收集并归入本部门接待档案或送交行政中心存档。第五章接待分工第十八条上级单位、地方政府、兄弟单位领导和社会各界重要人士接待。一、由总裁办负责，行政和其他业务部门协助。二、总裁办应及时掌握来宾有关情况，制定接待方案和费用预算，报总裁审批后实施。三、总裁办负责通知行政及其他相关部门做好接待准备工作和配合工作，并做好落实和检查。四、总裁办责成行政中心负责安排来宾接送及现场参观的公务用车。第十九条专业团组接待一、来公司检查和调研的专业团组，由业务对口部门负责资料准备和接待，总经办（或行政办）协助安排。二、事前由业务对口部门会同总裁办共同制定出接待方案和费用预算，并按内控权限规定报公司领导批准后执行。三、若有变更,有关部门应及时与总裁办沟通，并报告审批领导同意再另行安排。第二十条来公司参观、学习、交流的企事业单位和一般客户接待。一、由行政办根据公司领导指示，指定相关部门负责组织和安排，其他相关部门协助。二、指定部门负责制定接待方案和预算，报总裁审批后组织实施。三、参加对口学习、交流的各有关部门应按照总裁办的通知做好准备，按时参加活动。第二十一条会务接待一、来公司召开的一般会议（普通招商会），由主办部门提出，行政办公室依据惯例发出会议通知并做好会议准备工作。二、重要会议（大中型招商会）接待由招商中心主要负责，总裁办及其他相关部门协助配合。三、规格较高、规模较大的会议，由总裁办负责召集有关部门召开会前协调会，共同协商、组织、落实好各项会务准备及接待工作。第六章接待标准第二十二条用餐标准一、工作简餐：20元/人/餐（陪同人员也按此标准执行），一般业务往来单位或企业普通办事人员确因工作需要就餐的，由接待责任人向部门负责人申请，报总裁批准方予以报销。二、工作餐：50元/人/餐（陪同人员也按此标准执行），业务往来单位或企业较重要办事人员确因工作需要就餐的，由相关部门向总裁办提出用餐申请，总裁或分管副总签字同意后安排就餐，原则上不安排烟酒和饮料。三、宴请标准：重要人士或团组来公司，经负责接待部门向公司领导申请同意后，总裁办或接待部门可根据来宾的重要性安排宴请。（一）在指定饭（酒）店用餐，一般人员不超过80元/人/餐；监管单位或政府部门科级干部、重大业务关联企业副总以上（包括随行工作人员，下同）不超过100元/人/餐；监管单位或政府部门处级及以上干部、重大业务关联企业副总以上不超过200元/人/餐。（二）在指定饭（酒）店以外用餐，依照本款第一项各标准上调50元执行。（四）各项标准均包括烟、酒、饮料等用餐时的一切费用。（五）确需宴请的，填写《公务接待申请单》按程序报批后由总裁办或指定接待人员按标准安排。（六）随行服务人员用餐标准，原则上自行用餐，确因工作需要离不开的，一般安排工作餐（50元/人/餐）。第二十三条会务标准一、公司原则上不接待与公司生产经营、改革发展、管理等无关的会议。二、外单位在我公司召开的会议原则上按实收费。由主办部门提前按规定申请上报获得批准后由行政办公室统一安排协调。三、一般招商会由主办部门根据会议时间、地点、人数、内容提前通知行政办公室按惯例协调落实。四、其他重要招商会议按照《会议营销管理程序（暂行）》标准执行，但要提前通知相关部门及公司领导，需要请示的获得批准后方可组织。五、会议或检查由主办部门与总裁办、行政办公室根据各自分工，明确责任，通力合作，共同做好接待和会务工作。六、所有会务和活动安排均必须提前确定，接待期间及会议召开时间不可随意更改。第二十四条住宿标准一、由我司承担住宿费用的来宾，原则上安排指定宾馆。一般业务往来单位或企业普通办事人员和科级及以下的来宾安排标准间；监管单位或政府部门处级及以上领导、重大业务关联企业副总以上安排单间或套间。住宿费自理的来宾，由其自行决定。二、来公司参观、学习、交流、开会的人员，住宿费原则上自理。第二十五条交通标准来我司人员的交通费原则上自理，特邀而需我公司承担交通费的来宾，参照公司同级别差旅政策执行。第二十六条礼品标准赠送礼品须从严控制，确实需要赠送礼品的必须经过总裁批准后执行。礼品应突出企业形象宣传、突出纪念意义，同时要兼顾我国的传统文化和民族习惯，尽可能节省费用。礼品单价、数量根据总裁办指示确定，由负责接待的部门根据《公务接待申请单》审批同意的品种和数量填写采购单或领料单，行政办审核发放。原则上馈赠礼品从公司已有的物品中选择。第二十七条外出参观标准一、外出参观统一由总裁办负责安排。二、来公司检查、调研、学习交流的上级领导、重大客户，由总裁办安排，对口单位陪同随行。三、参观范围原则上不超出公司内部办公区域，确实需要到本市或其他范围（商户、合作单位）参观的由总裁办报总裁批准后确定落实。第七章接待等级第二十八条一级接待标准：一、陪同人员：主席、总裁、副总裁其中一人并相关部门负责人或办公室主任。二、迎接：一名公司领导、相关部门负责人或办公室主任在高速路口、机场、车站或公司门口等处迎接，注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。三、参观：主席、总裁、副总裁其中一人并相关部门负责人或办公室主任陪同，视具体情况由公司领导、相关部门负责人或办公室主任介绍公司基本情况以及业务特点、成绩、发展前景等相关信息。四、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌（电子屏）、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。五、用餐标准、车辆标准、住宿标准均依照本制度执行。六、总裁办根据情况需要请示后确定是否购买礼节性礼品或赠送公司纪念品。第二十九条二级标准：一、陪同人员：副总、相关部门经理、办公室主任。二、迎接：由相关部门经理到公司门口迎接，引导来宾。三、参观：副总、相关部门经理、办公室主任陪同，由相关部门经理或办公室主任介绍公司基本情况以及业务特点、成绩、发展前景等相关信息。四、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、茶水、摆放于接待室。五、一般不需要用餐、车辆、住宿。第三十条三级标准：一、陪同人员：相关对口的部门经理及其他人员。二、迎接：前台引导、相关对口部门送离办公区域或指定范围。三、参观：不安排参观，只允许在指定范