浅谈集中采购与降本增效

龙源期刊网浅谈集中采购与降本增效作者：江丽来源：《智富时代》2018年第09期【摘要】企业集中采购已经成为采购行为中一种重要的实施方式。实施集中采购必然要达到提高采购时效、降低采购成本的目的。本文从集中采购存在的利弊入手，对如何发挥集中采购优势，在合法合规的前提下实现企业降本增效进行了阐述，对企业如何更好地运用集中采购这种方式提供了有益的启示。【关键词】集中采购；降本；提效；公平公正；合法集中采购作为降低采购成本的手段之一已经被众多企业所采用。如何建立健全、合法、规范的采购模式，发挥集中采购优势，提高采购工作效率，规避违法违规风险，实现“阳光采购”，最终实现降低企业成本已经成为企业经营管理的重点努力方向。一、集中采购概述1.定义集中采购指同一企业内部或同一企业集团内部的采购管理集中化的趋势，即通过对同一类服务、同一类物资进行集中化采购来降低采购成本，同时，也能达到提高采办工作时效的目的。集中采购其实就是集中时间、集中人力、集中需求进行统一采购。2.特征与分散采购相比，集中采购具有以下三个方面的特征：（1）从采购项目看，列入集中采购的项目往往是一些大宗的、货源充足、规格统一、通用性的项目。如果这些项目采用分散采购进行重复采购，势必在一定程度上浪费了人力、物力资源，从长远来看也会增加整体采购成本。（2）从采购执行主体看，集中采购一般是由上级公司或采购中心牵头进行采购。集中采购合同或协议一旦签订对企业所属单位或部门便具有强制性，所属采购单位只能执行基于集中采购所签订的合同或长期协议实施采购，而不能擅自自行组织采购。（3）从采购过程看，集中采购一般是先经过招标，在技术和商务满足招标文件要求的前提下，确定报价最低的供应商并与之签订合同，并且一般要签订长期协议，企业所属单位或部门在执行时直接下订单进行采购即可。二、集中采购的利弊龙源期刊网优势（1）一般来说，由于集中采购的标的物数量及金额比较大，企业在谈判过程中可以增加与供应商谈判的筹码，以便取得比分散采购更多的价格折扣和更有利的附加条件，用规模效应实现节资和降低成本。（2）集中采购可以把企业长期采办需求整合起来，一方面减少同类型物资或服务单个采办需求的数量，减少重复性工作，提高工作效率，另一方面，也降低了分散采购带来的违规风险机率。（3）集中采购由于工作机构、人员和职责相对集中，能够有效减少人力资源浪费。同时，有利于推行按品类去实施专业性采购，便于采购工作的人才培养与训练，从而降低采购过程的人员成本，提升采购工作效率。（4）集中采购采用批量购进同类型物资或服务的方式，必须会降低运输成本，同时，也能促进形成较为稳定的物料供应基地。（5）对于一个企业来说，可以对所辖子公司或部门的同类项供需项进行统筹规划，优化库存，避免各自为政产生过多的库存积压。此外，也有利于采用“寄售制”模式，将库存压力转嫁经供应商，避免长期无动态物资库存带来的资金占用负担。2.弊端（1）集中采购由于要整合相关供需信息，同时，由于采购量比较大，供需双方都较为谨慎，涉及价格谈判的过程往往比较长，致使整体采购流程过长，延误时效。此外，当遇到零星、地域性及紧急采购状况时集中采购这种方式难以有效应对。（2）集中采购仅限于同类型物资或服务的采购，如果对不具有共同性的物料或服务进行集中采购，实际上并无数量折扣方面的利益。（3）由于集中采购涉及批量物资或服务，要谨慎编制招标文件中的技术参数、质量要求，对评标技术人员业务水平和工作责任心要求比较严格。但评标技术人员的水平往往参差不齐，在一定程度上会影响采购的整体质量。（4）对供应商来说，一旦集中采购中标，通常情况下利润都较为可观。因此，集中采购实施过程中受外来因素干扰较多，如本单位领导、同事或上级的推荐等，在对公平公正原则的把握上容易出现漏洞。（5）强势供应商如果在集中采购中中标，尤其又与强势供应商签订了长期战略协议，随着时间的推移企业可能会对供应商在物资供给、关键技术等方面产生依赖性，那么有可能会在合同权责条款的签订、后续配套零备件的采购价格上受其裹挟而处于被动局面。龙源期刊网三、充分发挥集采优势实现降本增效1.企业应进行集中采购方案策划，对采购标的的技术规格要求、供货周期、运输方式、后续服务、质保范围、资质能力等方方面面都要明确下来，理顺采购供应关系，夯实采购管理基础，使集中采购在筹划阶段就步入良性运行轨道。2.在实施招标时，当满足商务和技术要求的情况下，通常是采用“最低价中标”来确定最终中标供应商。那么，在招标文件中对技术和商务条款的制定就需要严谨，技术人员要适当提高相关技术规格的标准，规避和减轻“最低价中标法”存在的风险。3.在供应商提供物资或服务过程中，实行供应商动态管理，采用业绩评价制度，定期对供应商进行考评，对优秀供应商在以后招标评分中加分；建立供应商黑名单，对业绩评价不合格、失信违约或违法违纪等行为的供应商，一经发现立即列入黑名单。4.严格按照企业工作标准，对物资或服务供应商的选择、招投标采购、现场验收等各个环节实施全过程控制，并落实到人，杜绝未按规定程序进行采购。5.完善集中采购的监督与约束机制，严格执行采购管理的各项制度和办法，结合物资采购情况，定期对计划、采购、合同、验收、库存等方面进行检查考核，规范集中采购业务操作。6.定期分析了解市场价格构成和预测价格变动趋势，广泛收集价格信息，定期发布采购价格指导，从而把握最佳采购时机，实现最优价格和降本增效。7.通过每年对供应商进行动态评价，从质量、价格、服务、及时性等方面进行综合评价，对业绩表现好的，在采购数量、合同签订、结算付款等环节给予优先考虑，并逐步建立起长期合作伙伴关系。8.重视提高、培养采购人员的业务素质和敬业精神，是关系集中采购工作成效的关键。要有计划有针对性对采购人员进行业务技能培训，充分发挥采购业务人员的积极性和创造性，不断改进集中采购管理质量，提高采购管理水平。综上，无论集中采购还是分散采购，作为采购的两种执行模式两者各有利弊，可以互为补充。但无论哪种采购方式都必须遵循公平、公正、公开和诚实守信的原则，都应该做到“阳光采购”，在合法合规前提下实现企业采购工作效率的整体提升，同时有效降低企业成本，为有中国特色社会主义市场经济健康、稳定发展做出应有的贡献。【参考文献】[1]翟建勇.企业采办业务管理系统分析及设计.物流技术.2015.[2]付剑梅.戴志旺.浅谈中海油消防物资集中采购的必要性.商品与质量.2016.龙源期刊网