项目二时间管理

时间管理TimeManagement2014年3月项目二时间管理项目二知识结构图任务五提高效率任务六克服障碍思考工作和生活中的几种平衡关系，掌握利用时间的不同方式。通过自信地处理工作和生活中的问题，提高利用时间的效率。任务五提高效率学习目标掌握活动跟踪表的内容，学会使用活动跟踪表；★掌握保持工作和生活中几种关系的平衡的方法；重点掌握改进工作方式的几种方法；★使用时间管理矩阵，运用优先级法分清工作的轻重缓急。★•姓名、班级•用一个词描述你目前的学习生活状况•描述你心目中理想的时间管理状态是什么样？许多的电话在响许多的事要备忘许多的门与抽屉开了又关关了又开如此的慌张我来来往往，我匆匆忙忙从一个方向到另一个方向忙忙忙盲盲盲盲的已经没有主张盲的已经失去方向忙的分不清欢喜和忧伤忙的没有时间痛哭一场一、时间管理理论6点优先工作制帕累托原则莫法特休息法麦肯锡30秒电梯理论故事美国伯利恒钢铁公司总裁曾因为公司濒临破产而向效率大师艾维利求助。艾维利用10分钟的时间告诉了他一套时间管理方法。在近半个小时的交流中，前20分钟艾维利耐心地听完其焦头烂额的倾诉，最后请他拿出一张白纸，并让他写下第二天他要做的全部事情。几分钟后，白纸上满满记录了总裁先生几十项要做的工作。此时，艾维利请他仔细考量，并要求他按事情的重要顺序，分别从“1”到“6”标出六件最重要的事情。同时告诉他，请他从明天开始，且每天都这样做：“每天一开始，请你全力以赴做好标号为‘1’的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴的做标号为‘2’的事，依次类推……”艾维利认为，一般情况下，如果人们每天都能全力以赴的完成六件最重要的事，那么他一定是一位高效率人士。他请伯利恒总裁自己先按此方法试行，并建议他，若他认为有效，可将此法推行至他的高层管理人员，若还有效，继续向下推行，直至公司每一位员工。1年后，作为此次咨询的报酬，艾维利收到了一张来自伯利恒公司的2.5万美金的支票。5年后，伯利恒钢铁公司一跃成为当时全美最大的私营钢铁公司。合理运用六点优先工作制4步骤1制定目标如果想运用六点优先工作制把工作安排好，应该问自己：今年的目标是什么？这个月的目标是什么？今天的目标是什么？首先要把握年度目标，并让自己每天的工作围绕这个目标展开。2根据周工作计划制定日工作计划六点优先工作制应该以周工作计划为基础，结合随时可能发生的事情制定而成。3预估每项工作需要完成的时间——帕金森定律4工作布置后追踪查询追踪查询制度1、要列出当日需要处理的事情。2、按事情的重要性进行排序：标出序号“1”，“2”，“3”……列出最重要的6件事，并将目标量化。3、按优先顺序处理事情：每天开始，全力以赴坐标号为“1”的事情，直到被完成或被完全准备好，然后全力以赴做标号为“2”的事情，依次类推。4、要检查完成情况。运用六点优先工作制的注意事项工具——六点优先工作制表序今日事务全记录量化目标完成状态12345678六点优先工作制表___月___日帕累托原则又称二八定律、80/20原则、最省力法则、不平衡原则、犹太法则、马特莱法则这是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。比如，是那20%的客户给你带来了80%的业绩，可能创造了80%的利润，世界上80%的财富是被20%的人掌握着，世界上80%的人只分享了20%的财富。因此，要把注意力放在20%的关键事情上。二八定律描述的是不平等关系的出现，不管结果是不是恰好为80%和20%(从统计学上来说，精确的80%和20%不太可能出现)。习惯上，二八定律讨论的是顶端的20%，而非底部的20%。20%80%二八法则的核心：不要平均地分析、看待、处理问题及矛盾帕累托原则3、财富分配问题3、财富分配问题3、财富分配问题1、时间管理问题2、重点客户问题4、资源分配问题5、核心产品问题6、核心利润问题3、财富分配问题3、财富分配问题7、关键人才问题8、融资问题二八定律应用的范围我们讨论的核心是二八定律应用于企业方面二八定律二八管理定律企业主要抓好20％的骨干力量的管理，再以20％的少数带动80％的多数员工，以提高企业效率。二八决策定律住企业普遍问题中的最关键性的问题进行决策，以达到纲举目张的效应二八融资定律管理者要将有限的资金投入到经营的重点项目，以此不断优化资金投向，提高资金使用效率。二八营销定律经营者要抓住20％的重点商品与重点用户，渗透营销，牵一发而动全身。二八定律在企业的应用莫法特休息法《圣经新约》的翻译者詹姆斯-莫法特的书房里有3张桌子：第一张摆着他正在翻译的《圣经》译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿；第三章摆的是他正在写的一篇侦探小说。他的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。二、时间管理的原则与方法设立明确的目标学会列清单做好“时间日志”制定有效的计划遵循二八定律识别自己的时间层安排“不被干扰”时间严格规定完成时限合理平衡好工作、学习、生活时间设立明确的目标目标设置符合SMART标准。员工日常目标——员工短期目标是和当日事当日毕的原则相对应的。企业目标——团队领导既有远期目标，又有近期目标，这些目标同企业目标必须联系在一起。在所有目标中，找出一个核心目标，并依次排列重要性（即优先级别）学会列清单将年度目标切割成季度目标，列出清单；将季度目标切割成月目标，列出清单；每一个星期天，把下周要完成的每件事列出来；每天晚上把第二天要做的事情列出来。做好“时间日志”（即活动跟踪表★）活动时间有效/无效侧重点（任务/团队/）优先级别（A，B，C或D）活动跟踪表的步骤第一步：把一天的工作活动详细地记录下来，包括具体工作内容、聊天、喝茶、打电话等，填写的时候必须细致；第二步：把第一个活动的起止时间记录下来，整个过程的时间是连续的、不间断的（例如从14:00—15:15)，最好不要有任何遗漏；第三步：对自己工作活动的有效性进行分析，标出有效或者无效；第四步：分析这些活动是属于团队管理工作，还是员工管理工作；第五步：对自己一天的活动按照优先级别进行分析，标出每个有效活动的优先级别。小刘的活动跟踪表序号时间活动有效或无效18:00-8:10打扫卫生28:10-8:20上网浏览网页38:20-8:30一天工作安排有效48:30-8:40给客户发邮件有效58:40-8:55召开部门临时会议68:55-9:00接朋友来电79:00-9:15继续给客户发邮件有效89:15-9:20喝水、上厕所99:20-10:00分析客户投诉意见有效1010:00-10:20和同事聊天1110:20-10:50与客户电话沟通有效1210:50-11:10帮助同事准备会议材料1311:10-11:30与客户电话沟通有效1411:30-11:50准备临时会议材料有效1511:50-12:00打电话处理私事小刘的活动跟踪表请问，小刘上午的工作效率如何？活动跟踪表有什么作用？制定有效的计划究竟该怎样做计划呢？1、确立目标；2、探寻完成目标的各种途径；3、选定最佳的完成方式；4、将最佳途径转化成月/周/日的工作事项；5、编排月/周/日的工作次序并加以执行；6、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。遵循二八定律（确定工作优先级别★）分清轻重缓急——决定哪些事情重要，哪些事情紧迫紧迫之事和重要之事矩阵时间管理矩阵★紧迫不重要重要不紧迫危机和紧急情况有最后期限的任务急待解决的问题准备与预防措施计划与审议团队建设团队与个人发展闲聊的电话干扰鸡毛蒜皮的事电话不必要的会议解决团队成员的问题优先级A优先级B优先级C优先级D重要而且紧迫重要但不紧迫不重要但紧迫不重要也不紧迫请看下面的案例安排计划工作时你会考虑哪些问题？所需资源开始时间完成时间完成人追踪时间重新分类整理客户资料访谈重要客户了解服务需求客户的抽样意见调查，并制成统计表估计不准无法预知因素同事或设备原因尽量准确，留有余地时间点的设置不可并行精力充沛时做策划型作业型交替安排自控型他控型开始时间尽量提前给最后期限设留缓冲区能同时做的事情不要分开去做可并行任务类型任务类型你的下周工作计划列出你下周所有要做的工作项目----------------------------------------------------------------------------------------------------------写出完成这些工作项目的时间点----------------------------------------------------------------------------------------------------------张经理的难题张经理是珠海某著名四星级酒店的客房部经理，7月某天上午8：30，他刚踏入办公室，秘书小李就风风火火地跑进来，兴奋地说“国家正式发布，非典得到全面控制，一切警戒全部解除，要将重点转到恢复正常的经济工作上去。”张经理还没好好感受这好消息，一系列的难题就来了。销售部说今天上午9点有一个日本旅游团50人入住，其中45人是一家三口组成，需要15间家庭套房，但房务部告之今天只有10间家庭套房，12点之前肯定腾不出房？旅游局通知，今天上午9点召开全市酒店工作会议，主要布置非典过后，各酒店如何恢复生产，迎接可能到来的旅游高峰期，并保持今年我市旅游成绩既定的增长12%计划，而且指明张经理这家酒店出席并准备代表企业发言？总经理秘书来电话说，老总下午要出差，希望9点能够与张经理讨论一下非典过后，客房部如何完成下半年的营运目标？公关部经理来电说，酒店准备与南方航空公司在广州、北京、上海推出“浪漫珠海新感觉，机票+酒店套餐”，广告稿已经设计出来，需要他来定，时间定在9点？人力资源部来电说，小林上午要辞职，原因好象是另外一家酒店要挖她过去；小林可是他培养了五年的爱将，做事认真负责，对待客人真诚，酒店各项业务都精通，这可怎么办啊？老婆来电话，岳母大人上午10点到，要张经理开车去机场接一下，这是命令？假如你是张经理的秘书，你应该怎么办？张经理的任务优先级分析任务优先级处理方法1、处理客房部家庭套房的事情A马上做2、准备旅游局会议A稍后做3、与总经理谈运营目标B换时间做4、新项目广告审定B换时间做5、解决员工辞职问题C协助和提建议6、去机场接岳母C安排别人代劳张经理的时间管理矩阵分析紧迫不重要重要不紧迫1、处理客房部家庭套房的事情2、准备旅游局会议3、与总经理谈运营目标4、新项目广告审定案例中没有D级别的任务5、解决员工辞职问题6、去机场接岳母优先级A优先级B优先级C优先级D提高工作效率的方法★保证每天在重要但不紧迫的任务上适当花费一定的时间；分析一下自己何时工作效率最高；为重要的工作选择最佳时间；确保在做重要工作时不被打扰；少接电话以避免被打扰；预见并及时处理问题；养成并坚持良好的工作习惯；根据工作优先级，确定自己每天的实际目标和工作方式；严格执行计划。识别自己的时间层找出自己效率最高的时间带，将重要的工作安排在这个时间带来处理。安排“不被干扰”时间你的角色应是平衡的个人丈夫/父亲新产品经理人事经理行政经理有任何角色是自己觉得花时间太多或太少的？有任何角色是自己感到不舒服的？有哪些未来的角色是我现在可以开始努力的？确定角色设定目标制定计划逐日调整评估总结平衡时间（保持各种平衡关系的方法★）思考和行动之间的平衡－先有思考工作效率和工作效果之间的平衡－－效果更重要工作和维持工作能力之间的平衡－－培训与充电压力不足和压力过度的平衡－－适度工作和生活之间的平衡－－调整任务、团队和个人之间的平衡－－三环领导力模型三环领导力模型★完成任务发展个人建设团队三环领导力模型——基于团队、基于任务、基于员工的活动搭配.任务——完成工作任务团队——建立和维护团队员工——监督、激励、培养和发展团队成员案例分析1、马先生终于领悟到同事说的“回