集团公司人事档案管理方案

集团公司人事档案管理方案人事档案是企业档案工作有机组成部分，是公司优化人力资源配置、开发、利用的前提条件。因此，为加强企业内部人事档案管理，提高人事档案管理水平，制定本方案。一、人事档案管理原则及权限。1.集团公司各级管理人员，子（分）公司副总经理以上管理人员的个人档案集中纳入集团公司综合办管理。2.各子（分）公司中层以下（含中层）管理人员的人事档案由各子（分）公司综合办负责保存和管理，未设立综合办的单位，应设一名专（兼）人管理。二、员工档案基本内容：为使人事档案能够反映员工的个人全貌，个人材料必须做到真实准确，手续完备、齐全，字迹清楚，并具保存价值。即员工个人资料应涵盖以下内容：1.应聘人员登记表。2.应聘人员面试评估表。3.新员工入职手续办理清单（录用审批表）。4.证明本人身份证件：近期照片、户口本、身份证（或暂住证）、毕业证书、学位证书。5.专业资格证书、职称证书。6.与原单位解除劳动合同关系证明。7.就业失业登记证。8.体检表。9.党、团关系证明。10.入职承诺书。11.公司与员工签定的劳动关系合同书。12.员工试用期满后的转正申请及批复。13.员工信息卡。14.员工定级表。15.员工调动通知单。16.员工培训审批表。17.员工奖惩文件：①表彰奖励活动过程中的审批表、文件、证书。②员工因过失导致的处分决定。18.员工考核表。19.员工可供企业参考并具有保存价值的材料。三、公司人事档案管理内容为及时反映员工的工作状况，全面加强对员工的动态管理，公司人事部门必须建立有效地服务、激励、考核、检查、督促等运行机制，以达到公司人事管理规范化之目的。为此，各用人单位应建立必要的名册及表报。1.员工考勤表。2.员工工资表。3.员工年度参保花名册。4.员工花名册。5.员工绩效考核汇总表。6.其他档案（单位委托保管档案协议书、户籍挂靠、登记表、单位户籍挂靠证等）。7.历次面试人员简历。8.离职员工档案，包括离职申请书、离职审批表、离职移交清单。9.公司其他需要归档的人事资料。四、人事档案管理办法：（一）集团公司综合办、各子（分）公司综合办对所提供员工信息的准确性、真实性、完整性负责；对公司人事档案的完整性负责。（二）建立员工纸质档案与电子档案。1.纸质档案按照员工个人档案内容和公司人事档案内容归档。2.电子档案归档：（1）员工个人档案中第4、5、6、8、9、16、19项建立电子档案，报集团公司备案。（2）公司人事档案中第2、4、5项建立电子档案，报集团公司备案。（三）各子（分）公司建立人事档案目录，人事档案目录报集团公司综合办备案。（四）各子（分）公司人资档案中在集团公司备案的部分有变化时应在变化后3个工作日内向集团公司综合办变更备案信息。（五）各子（分）公司人资档案管理人员变更须在集团公司报备，并提供工作移交清单。（六）各子（分）公司结合注册地相关政策，可以对公司人资档案管理作一定的调整，但是调整内容必须按照《人资档案管理变更审批表》办理审批手续。（七）集团公司综合办负责对各子（分）公司的人资档案管理情况进行监督检查。对未执行到位的单位提出限期整改，整改不到位，对相关责任人按公司员工管理制度予以处罚。（八）集团公司对员工人事档案的所需表报（见附表）已制作统一制式，所属各单位在建立员工档案时按集团公司制定的表式规范填写。九、本方案从二〇一二年二月二十日施行。二〇一二年二月二十日