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有限公司财务报销管理制度第一章总则第一条为规范财务报销标准及审批权限、审批程序,特制定本制度。第二条接受劳务或零星支出的部门在确认劳务接收或采购物品后,经办人需填写《费用报销审批单》或《出差旅费报销单》或《资金使用申请单》,附上相关的劳务合同、发票等原始单据,按照本制度规定的审批权限,由相关领导审核其真实性、合理性后签字审批,交到财务部。第三条公司财务部会计根据上述恰当签批后的相关单据及原始单据按标准进行核实后进行账务处理,财务部部长审核凭证。公司出纳按照本规定审核相关《费用报销审批单》或《差旅费报销单》或《资金使用申请单》和相关原始单据是否已经会计、部长及经理审核后进行付款,付款后,在完成付款的原始单据上加盖“付讫”章做明显标记,以防重复付款。-2-第二章差旅费报销管理第四条出差人员的住宿费用、交通费实行限额控制;市内交通费、伙食补贴实行包干使用,超支不补的办法,各项费用的报销应遵循“谁使用、谁签字、谁负责”的原则执行。第五条各级批准部门对于出差人员要定任务、定人数、定时间、定地点。出差人员必须事先填写《出差申报单》,注明出差地点、事由、行程时间、乘坐交通工具、所需借支资金;经部门负责人签署意见,主管经理审批后方可出差,如需乘坐飞机的必须由经理批准。申请领用备用金时,由申请人持经批准的《出差申报单》,填写《借款单》,列明用款计划和借款金额,报部门主管、主管经理及财务部长审核。第六条公司财务部会计依据经审批的《借款单》登记入账制作凭证,凭证由公司财务部部长审核,公司出纳据此支付现金。第七条出差人员预借差旅费应按照省会、直辖市及特区不超过800元/天的标准进行差旅费借支,其他城市按照每人不超过500元/天预借。在出差过程中的有关招待事项,必须在《出差申报单》上注明招待事由、招待单位、人数、金额标准。参加培训及上级有关部门召开的会议,须向财务部门出示经主管经理批准的培训计划及会议通知单,在《出差申报单》上注明会议规定要交纳的各种费用,由部门负责人签署意见后经经理批准方可借支。第八条出差人员回公司后,根据签有主管经理意见的《出差申-3-报单》和部门负责人签字的有效出差单据,由公司财务部会计根据上述相关单据及原始单据按费用标准进行核实后进行费用确认及账务处理,财务部部长审核凭证。到地级市以上城市出差的住宿发票必须附带宾馆出具的住宿清单,否则不予报销。公司出纳按照本规定审核相关《差旅费报销单》和相关原始单据是否已经恰当审核后进行付款,付款后,在原始单据上加盖“付讫”印鉴或划横线。差旅费超标准的需说明理由,经部门负责人、主管经理签署意见,经理签批后方可报销。凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费,以及因特殊原因或情况变化改变路线、天数、人数、交通工具的需经经理或财务总监审核后方可报销。第九条出差人员回公司后应在一星期内报帐,如确因特殊情况不能按时结清差费的,必须先由财务部门填好出差报销单,经财务人员审核无误及日期确认后,完善审批签字手续。每月末,公司财务部会计检查其他应收款科目余额,将需要清收的欠款人员,以邮件或电话形式通知各个业务部门主管或经办人员,提示其督促和提醒各自辖内业务人员及时进行费用报销或还款。第十条出差时借款,本着“前帐不清、后帐不借”的原则,特殊情况者由经理特批,对各部门违反规定给予借款并形成应收款呆帐的,追究财务经办人及部门负责人的责任。第十一条工作人员出差住宿费、伙食补助费、市内交通费及交-4-通工具标准的具体规定:1、住宿标准:项目特区直辖市省会城市省辖市县级市及以下中层400400300300180其余人员3003002602601502、伙食补助费:项目特区直辖市省会城市省辖市县级市及以下中层5050303020其余人员50503030203、市内交通费:项目特区直辖市省会城市省辖市县级市及以下中层4040302010其余人员40403020104、交通工具标准:项目飞机火车轮船长途车出租车中层预申请软卧硬卧三等舱实报-----其余人员——硬卧硬座三等舱实报——第十二条随同高级别人员一同出差的,同行人员(含司机,下同)的住宿原则上可与高级别人员住同一个酒店,但应该选择与自身-5-标准最为匹配的房间等级。交通工具可与最高级别人员一致,但应该选择与自身标准最为匹配的座位等级。第十三条住宿费用报销办法:1、出差人员的住宿费实行限额凭票报销的办法,按照实际出差住宿天数计算报销限额及标准。2、凡出差人员由业务单位接待的,一律不予报销住宿费。第十四条伙食费一般按第十一条第2款规定进行补助。第十五条交通费及各项补助的具体报销办法:1、途中补助按30元/日标准给予补贴。2、对于自带公司车辆的人员,交通补助费予以取消。3、出差人员原则上不得乘座出租车,但下列情况除外:(1)出差目的地偏远,没有交通工具的;(2)携有巨款或重要文件须确保安全的;(3)收、发货物笨重,搬运困难或时间紧迫的;(4)陪同重要客人外出的;(5)执行特殊任务或夜间办事不方便的;以上情况须请示部门负责人报经理同意,履行签批手续后方可报销,同时扣除应享有的交通补助费。4、小车司机出差只报销住宿费、过路费、停车费及路途加油费及伙食补助,不再报销市内交通补助(小车司机各项补助及标准另行规定,以公司相关文件为准)。5、由公司组织或外派学习人员,连续学习期限超过20天以上的,-6-伙食费补助按照20元/天计算,并不予补助交通费。但公司统一报销的学杂费包含伙食费的除外。6、根据工作需要参加上级有关部门召开的会议,报销时凭会议通知单核定各项补助及标准,凡报销的会议费用中包含伙食费的,在报销时不再给与伙食补助。7、出差人员应按最简便快捷的线路乘座车船,不得绕行。出差期间顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览,其绕线多支付的费用均由个人自理。8、对于由股东总部派至新疆洛钼矿业有限公司工作的两地分居职工享受一年四次探亲假,探亲路费凭探亲假条及探亲报销单据,由综合部审核签字,经理批准后方可报销探亲地点往返路费。第十六条出差国外及境外(港、澳、台地区)的费用报销办法及标准按照财政部“财行[2001]73号”文《临时出国人员费用开支标准和管理办法》执行。第三章业务招待费报销管理第十七条业务招待费报销实行“一事一餐馆一贴”的报销制度,单项招待费用超过2000元的由经理审批,招待费在2000元以下的由主管经理审批。第十八条各部门安排接待事项前需写出书面申请,包括餐费标准、烟酒标准、参加人员、招待事由等事项,并主管经理批准同意。第十九条各部门报销接待住宿、餐费等业务招待费时,必须附带经批准的书面申请,对于不符合费用报销规定及审批程序的财务部-7-门一律不予报销。2000元以下的招待费附带经批准的书面申请,由主管经理和财务部门负责人签批。第四章通讯费报销管理第二十条为了方便业务联系,提高工作效率,公司部分工作人员的通讯费可实行限额报销(具体报销标准以公司文件为准),各享受公司通讯费报销人员(以综合部造册为准),在公司规定的报销限额内凭本人或公司统一缴纳的电话缴费票据报销。第二十一条通讯补助费由经办人员签字后报财务部会计员审核、财务部长签批。财务会计人员对享受通讯费报销人员逐人登记台帐,按月进行审核。审核出有异常情况,向财务部长报告并提出处理意见,予以纠正。第五章小车费用报销管理第二十二条小车管理本着服务领导、服务生产的原则,公司小车费用将实行单车核算,所有小车除停车过路费外,财务将以单个车辆作为核算主体,归集各个车辆所发生的燃油及修理费用。第二十三条所有车辆的修理费用报销,单次维修费用在1000元以上的必须附由综合部事先审批的车辆维修申请,经经理审批后方可报销。维修费用1000元以上的应索取增值税专用发票报销。第二十四条公司各车辆凡发生的油料、停车过路费等一切费用,应在综合部登记,经综合部、经理审批后方可报销。-8-第二十五条各业务部门使用公司车辆,按公司小车管理办法,计算用车费用并计入各部门交通费用额度。第二十六条行车途中的违章罚款一律不予报销。第六章其他费用报销管理第二十七条公司举办的大型活动或会议,由组织活动或会议的职能部门拟定详细的支出预算(包括住宿、用餐、用车、文印等各项费用),经部门负责人、主管经理签署意见,经理审批后,由组织部门凭票报销。实际发生费用超出预算金额的,需由组织部门写出书面报告经经理签署意见后方可报销。董事会、监事会及股东大会费用一律由综合部签字后报经理审批报销。第二十八条办公用品按办公室人员数量和工作需要核定费用标准;办公设备、电脑耗材及各部门与业务相关的单据等由各部门根据实际情况上报计划,经经理审批后采购或印制。上述物品采购时,由使用部门、综合部统一招标或比价,其结果经经理同意后方可购买,原则上要求从厂家或一级代理商直接采购,严禁从中间商采购。外部打印业务,需提前申请,经经理同意后方可外出打印,否则财务不予报销。新增单项价值2000元以下的办公设备,由综合部负责登记。第二十九条出国人员费用比照上述审批权限审批。第三十条凡上述规定未明确审批权限的项目,一律由经理审批。-9-第七章报销及报销凭证管理第三十一条所有费用报销必须事先经财务部门审核后方可履行相应的报销手续。费用报销时应将剩余的借支费用予以归还,垫支部分可从财务支取现金。第三十二条各项费用的报销必须持合法的报销凭证,根据各项业务性质的不同,对发票的要求也有差异,各部门如有疑问,可书面咨询财务部门有关人员。第三十三条收款单位出具的收款收据,没有税务部门或财政部门监制章的一般不能作为报销凭证。第三十四条凡要报销的每张发票和各种单据,按照财务票据粘贴要求粘贴,并由经办人员在《费用报销审批单》经办人栏签字确认。一切支付现金的表格如各类奖金、过节费等都要有制表人、负责人及领款人签字。第三十五条公司日常需用的消耗品,包括职工福利物品等报销凭证必须要有相应的验收人签字、部门负责人批准,在预算内予以报销。第三十六条凡购买物品向公司借支现金者,应在返回公司的15天内向财务部报销并还清所借余款,不得拖欠,若一个月尚不报销或还清余款,财务部门将在本人下个月工资中扣还。第八章报销程序第三十七条报销程序具体规定:1、填写有关单据;-10-2、经办人员签字,部门负责人审核签字。属购置材料或办公用品的还需办理入库及登记手续。3、财务部审核人员审核;4、按审批权限规定签字领导签批。5、凭签批后票据到财务处报销。第九章附则第三十八条本规定所称“以上”、“以内”、“以下”都含本数,“超过”不含本数。第三十九条本规定自下发之日起试行,本规定执行后原公司下发的报销制度及规范同时废止。第四十条本规定由公司财务部负责解释。
本文标题:财务报销管理制度
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