通用OA办公自动化解决方案

通用OA办公自动化解决方案1.1概述自计算机应用于管理领域以来，短短的30多年中，发生了惊人的变化：在信息系统开发与应用方面的进展相当神速，从EDP到MIS、OA、DSS、CIMS的开发，乃至当今“信息高速公路”、“信息港”、“政府上网工程”、“电子商务”、“企业上网工程”的建设，信息系统工程的建设浪潮一浪高过一浪；信息系统建设的三大支柱（管理科学、信息技术、系统理论）的新成果不断涌现，尤其是信息技术（包括信息理论、计算机科学、网络通信技术）的发展日新月异。我们正处在从“工业社会”向“信息社会”过渡的伟大时代！在向信息化社会的过渡过程中，每一个企业都需要紧跟时代的发展，保持企业的竞争力和对现代企业的管理能力。计算机技术、网络技术已经渗透到企业的日常工作中，大量的公文、报告、报表、数据等各类信息量越来越大，涉及到的部门、合作伙伴越来越广泛。传统的手工处理方式，文件、报表的传递方式和信息的利用方式已经不能满足企业发展的需要，影响了企业领导的决策和业务的发展，迫切需要利用已经拥有的计算机、网络资源，实现企业的信息化，加快内部的信息流通与信息的有效利用。从大部分企业的现状来看，虽然迫切需要实现信息化，但是，企业的许多现实情况制约企业信息化的发展，主要的问题有：没有合适的应用软件虽然拥有一定数量的计算机设备和网络设备，但是没有支持网络运行的应用软件，即使建成内部的计算机网络，也没有改善信息化应用的状态。一些部门和业务购买通用的业务管理软件，一定程度上实现个别业务的信息化，解决了部门的一些问题，但是，对企业管理者而言，得到的信息很少，没有发挥出计算机网络系统的作用。技术队伍匮乏很多企业没有专门的信息管理部门和专职的技术人员，缺乏对企业信息化建设的规划和信息应用系统的管理。信息化建设的目标不明确信息化建设对每一个企业来讲都是新事物，不知道如何才能够实现信息化，不清楚第一步该如何走。·偏重于业务信息系统的建设，对管理和辅助决策分析系统的建设投入不够，使计算机系统的建设停留在数据处理阶段，没有上升到信息资源利用的高度。·无法直接从各级、各类业务信息系统中采集数据，并加以综合利用。·大部分员工的计算机应用水平比较低。OA通用信息管理平台是专门为上述这样一类用户设计的信息管理系统。作为一个通用的产品，提供大部分用户所需要的基本信息化管理功能和基本需求；力求减少一般用户和系统管理员的使用和管理难度，减少系统使用的培训和维护；提供相当的灵活性，使得企业用户可以按照本企业的特点构建符合企业需要的信息化管理系统，并且有很好的系统扩展能力和与其他系统的兼容能力、信息共享能力；力求做到投资少，并且迅速见到投资成效，使企业的信息系统发挥作用，为企业创造效益。1.2设计目标OA信息管理平台是以开放、先进的Intranet/Web技术为核心的新一代信息处理集成系统。通过它的建设将以计算机最新并成熟的技术为依托，提高企业信息化水平，在单位内部实现信息资源共享和流通，为各级领导及时了解情况，为宏观管理和科学决策提供高效便利的服务，单位员工及时掌握各方面动态，改善办公条件，使得单位的管理更加高效化、规范化和科学化。OA信息管理平台提供开放、安全和可管理的信息共享、业务处理和协同工作的平台，能够满足单位内部事务处理需要。它主要是面向单位计算机网络规模在几十台到几百台，主要应用为：信息共享、资料管理、业务数据查询、公文处理、审批处理、电子邮件、报表数据管理、数据挖掘、内部银行等业务处理、内部办公和协同工作，使单位内部信息管理和办公水平更加规范和快捷，提高工作效率。采用OA信息管理平台构建的信息管理系统可以达到以下目标：1.2.1形成连接单位内各个部门的信息网络单位内部各个部门的员工都可以在网络上获取与工作相关的信息；不同的部门和个人有不同的信息访问权限；非本地部门和外出人员可以远程访问信息系统；浏览器模式的内部和外部的电子邮件。1.2.2平台化设计，可自行规划，始终符合用户需要完全按照用户需要，自行规划、建立全部的信息管理项目和内容；根据本单位信息管理需要，选择使用平台提供的功能模块，或者专门定制的功能模块。用商品化产品的价格，享受量身定制的服务；随着信息管理需求的变化，管理员可以自行增加、调整信息系统的结构和用户权限。1.2.3跨平台的信息连通提供与各种数据库连接的接口，可以直接访问现有的业务信息系统，如：财务、人事等；1.2.4信息化成效信息传输的自动化：公文、信息、报表、报告等传输将由系统自动完成，相关领导或部门只需要进行简单的点击操作，就可以完成所应完成的工作，全面掌握各项业务的状态，解除了打印、制表、交接、签字、运输等繁杂的过程。信息获取的快速化：以前需要翻箱倒柜才能查询到的信息，现在只需要几分钟甚至几秒种即可获取。充分利用信息资源：可以将企业的各类信息资源组织到信息管理系统中，人、财、物等相关文件、报表、数据等信息等资源由计算机统一管理，可以充分利用，发挥更大的效益。办公过程的规范化：通过办公自动化系统的实施，将促进办公过程的规范化，公文、档案、会议、交办、请示、审批、日程安排等通用办公事务都将依据现有的业务处理要求，形成标准和规范化的计算机流程处理，管理进一步科学化。各种业务报表的统计、汇总、分析，数据的挖掘，为相关领导和部门的决策提供支持信息。通过网络，员工在工作中的交流、协作、沟通更为方便快捷，消除时间、空间距离上的障碍。第二章系统设计原则建立一个实用信息系统涉及单位的各个部门、各项业务和全体人员，是一个复杂的系统工程。采用OA信息管理平台建立的信息管理系统遵循以下基本原则：2.1易用的原则参照国内外信息系统的成功与失败的经验，不论一个应用系统的功能有多么庞大，如果不能让使用者掌握，也不能发挥作用。信息管理系统不同于财务、人事等业务软件，只需要少数人经过培训、掌握使用方法就可以，而是涉及各个工作岗位的人员，特别是单位的领导，如果信息系统只是领导者部门掌握使用，信息管理系统就失去了重要的作用。信息化的目的不是为了单纯的拥有现代的科学技术，而是为了提高管理能力和运行效率。信息化建设不是一朝一夕的工作，需要不断地发展和完善，需要在发展中完善，在完善中发展。2.2整体性保障原则信息管理系统是政府、企业的数字神经系统，每个部门、每个员工都可以通过信息管理系统发布信息、获取信息，它需要与各项业务系统有通畅的信息接口，充分利用原有系统，保护投资。OA信息管理平台采用平台化结构，平台上的功能模块就像建筑模块一样，用户可以按照本单位的需要，构建符合自己需要的信息大厦。这些模块可以独立升级、增添、或自行设计开发，以保证信息系统的发展和完善。2.3实用性与适应性原则实用性是衡量软件质量体系中最重要的指标，是否与业务紧密的结合，是否具有严格的业务针对性，是系统成败的关键因素。因此，每一个提交给用户手上的系统都应该是实用的，解决问题的。适应性是软件质量体系中重要的指标之一，系统的设计从最开始就应该以适应于多种运行环境，而且还必须具有应变能力，以适应未来变化的环境和需求。2.4先进性与发展性原则采用当代最新技术，建立一种新概念的、开放的现代管理和办公环境，它以TCP/IP、广域网互连、路由、防火墙和网络管理技术为核心，建立一个安全可靠的网络应用平台。利用世界最新的Intranet、ASP、HTML超文本，结合OA信息管理平台思想的独特设计，建立一个开放的信息资源管理平台。利用数据库及分布式处理技术、模块化功能设计，构造信息存储与事务处理平台。第三章信息管理平台的架构3.1平台的架构3.1.1信息化的主要内容政府、企事业单位的信息化建设是一个集办公自动化、业务管理、领导决策等应用为一体综合信息管理系统，是一个应用覆盖面广泛，涉及部门多的应用系统。财务、人事、或业务管理系统往往只是涉及一个部门，或者一部分人员使用的业务管理系统。而整个单位的信息化涉及各个部门和各项业务，使用人员包括单位的最高级领导、管理部门和全体员工。因此，政府和企业的信息化是一个涉及面广泛的综合信息管理系统。每个单位的信息管理系统反映一个单位的业务特点、管理模式和管理风格。即使同一个行业的用户，也有各自的管理方式和特点，因此，用户对本单位的信息化有很多个性化的需求。我们把信息化应用分为三个方面的内容：通用办公应用、业务管理和决策支持。通用办公应用是各个单位在日常运行中最基本的信息化需求，例如：信息共享、信息检索、文件管理、电子邮件、请示与审批、公文处理、常用信息管理、会议管理、工作计划、出差管理等等。但是，每个单位在构建本单位的信息管理系统时，需要将这些功能进行有效的组织，使之符合本单位的管理工作的需要。业务管理系统有很强的行业特点，政府部门、企业、科研机构、学校等单位都有各自的业务需求。决策支持系统是对单位各个部门的业务数据进行综合性分析的基础上，为科学决策提供信息支持。3.1.2信息管理平台的架构信息管理平台，将主要依据Internet/Intranet的建设原则，在先进、实用的基本网络平台基础上，使用“客户/服务器/应用服务器/数据库服务器”的结构来构造单位内部的信息管理系统。客户端采用浏览器模式使信息管理系统的易用性更强，客户端不需要安装专用的客户端软件，使整个系统的管理维护工作大量减少。特别是作为整个单位的信息化，系统的用户数量多，涉及的部门多，而且可能还有远程的用户，如果需要维护客户端的软件系统，将会导致许多客户端系统需要大量安装、调试工作，影响整个系统的稳定运行。用浏览器作为统一的信息访问工具，避免访问各种业务系统数据是需要启动、进入不同编程工具设计的应用系统，更有利于管理人员使用计算机获取各个方面的业务数据。系统的结构示意图如下所示：3.1.3平台的构成OA是一个通用的信息管理平台，平台主要包含四个主要部分：用户管理、栏目管理、权限管理和功能模块库。用户管理：按照用户所属的部门、职务、业务范围进行分组管理，支持NT多域用户和非NT用户；栏目管理：用于规划本单位信息系统的结构、内容。按照组织机构、业务分类、功能需要设计信息系统的栏目，每个栏目还可以选择连接一个功能模块，实现需要的信息管理功能；权限管理：按照用户的身份提供用户有权使用的栏目和功能模块的使用权限。功能模块库：提供用户构建信息管理系统是需要的各种功能，包括通用办公模块、业务管理模块、决策支持三方面的信息管理模块。用户还可以按照系统要求的接口标准，自行设计专用功能模块。信息管理平台的模式主要目的是为用户提供一个自由设计符合个性化需要的信息管理系统，并且可以满足用户不断提高的信息化需求，努力做到一次投资，终生享用。不论用户属于哪种行业类型，对用户管理、栏目管理和权限管理的需要是共同的，只是对功能模块的需求不同。因此，OA给用户提供了一个构建真正属于自己、符合本单位需要的信息管理系统。信息管理平台的结构图如下：通过用户权限的管理，不同身份的用户进入系统以后，可以见到、使用的栏目是不同的，也就是说，如果没有某项功能的使用权限就不能得到相关的信息。对于单位内部的信息管理来讲，权限的管理十分重要，某些信息只能领导掌握，某些信息只能相关部门掌握，没有权限的管理，就不可能在网络上安全共享与业务有关的信息。功能模块是实现信息处理的子系统，用户可以根据信息系统的需要选择适当的功能模块实现信息化处理。系统提供很多功能模块，也提供可选择购买的功能模块。系统功能的模块化是OA信息管理平台的重要特点，类似搭积木的方式，选择需要的模块，用户就可以构造符合自己业务需要的信息管理系统。新模块和升级模块可以直接添加到系统的模块库。公司将不断为用户提供更多的信息处理模块和原有模块的升级版，为用户提供更好的信息服务。用户也可以按照系统的接口标准自行设计适合自己业务信息处理需要的专用模块。3.2系统的网络环境网络结构：服务器（数据库、文件服务器、应用服务器）、客户端、远程访问。3.2.1基本的运行环境OA信息管理平台是运行在服务器上的应用系统，最低的运行环境需要一台服务器，安装WindowsNTServer、Windows2000AdvanceServer或者Wi