金融风控部借款档案管理制度

1借款档案管理制度一、概况借款档案是指本公司在借款业务受理、调查、审批、发放和借款管理过程中形成的具有法律意义、史料价值及查考利用价值的资料。借款档案管理指借款档案资料的收集、整理、立卷、移交归档和保管的过程。我公司借款档案在借款本息结清前及结清后，均由财务部门会计人员管理。借款档案的保管期限为借款本息结清后5年。二、操作程序（一）整理立卷借款档案的整理立卷要求如下：1、以每笔业务为单位组卷，材料多的可组多个卷。卷内资料按借款业务管理操作顺序排列。2、每个案卷，均应有编制的《借款档案卷内目录》（见附件）。3、将案卷按照“客户—借款项目—借款业务发生时间”的顺序进行分类排列。4、按以下要求逐卷填写卷盒各项目：（1）合同编号。（2）客户名称。（3）项目类别。立卷完成后，对借款业务从款项发放到借款本息结清期间形成的后续归档材料，借款档案管理人员应当随时补充归档。借款档案管理员对档案资料的齐全完整负责。发现缺件，借款档案管理员有权要求借款业务经办人员按规定补齐。因特殊情况不能补齐的，借款业务经办人员应对缺件原因作出书面说明。（二）移交归档1、各类借款业务档案材料均应在由借款业务人员收集齐全后填制借款档案目录表并于发放借款当日，经与风控人员和借款档案管理员三方核对无误后,三方分别在档案目录表上签字，交由档案管理员整理归档。(业务人员移交,风控人员复核,借款档案管理员签收)2、借款档案应每月整理一次。档案管理员于次月5日前，将上月正在执行中和已执行完毕的借款业务档案整理汇总制作成表格，与风控人员核对一致后呈报总经理审阅签字。（三）档案资料的使用办理档案借阅，应按借阅范围查阅并办理借阅手续，档案管理员负责登记借阅人员姓名、时间、借阅内容和借阅用途，借阅人需签字确认，保证档案的完整和安全。1.公司内部人员借阅借款档案资料。借阅本人经办的业务资料须经风控人员批准。公司其他部门人员因工作需要借阅借款档案，须经风控经理批准后方可借阅。如无特殊原因,借款档案不得带离财务室,借阅的档案不得涂改、圈划、拆散原卷册，用完须及时归还。2.公司外部人员借阅借款业务档案。本公司各类借款档案主要供公司内部使用，原则上不对外借阅，若遇特殊情况，如出现经济纠纷、案件等，法律、法规明确规定的有权机关依法需查阅、影印时，必须持协助查询通知书或其它有效法律文书，及查阅人员的工作证明，并经分管副总经理批准。查阅时，本公司人员需在场陪同，严禁将原件借出。（四）清退销毁保管期满的借款档案，由业务部负责人、风控部人员和借款档案管理员组成鉴定小组进行鉴定。对经鉴定需销毁的借款档案,经总经理签批后可销毁；对保管期满但仍具一定查考价值的借款档案，应视情况继续保管2年以上，确无保存价值时方可进行销毁.三、惩罚措施（一）如发现借款档案有未知原因缺件，经办业务人员和借款档案管理员各罚款100元。造成严重后果者，视具体情况追究相关责任，直至追究法律责任。（二）如经过调阅后的借款档案发现缺件，与档案目录不符及借款档案经借阅后发现有涂改、2拆散、损坏情况的，调阅人和借款档案管理员各罚款100元。造成严重后果者，视具体情况追究相关责任，直至追究法律责任。附件借款档案卷内目录借款档案目录表客户名称：年份：档案编号：序号资料内容份数页数备注移交人：复核人：签收人：年月日