实用文体写作第三章 行政公文写作

第二章行政公文第一节公文常识一、定义与性质：（一）是在行政管理过程中形成的（二）承担一定的职能（三）具有一定规范体式（四）是一种重要的工具作用：上通下达，左右联通国务院2000年8月24日《国家行政机关公文处理办法》规定行政公文为13种：命令、决定、议案、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。二、公文的种类：中共中央办公厅1996年5月3日发布的《中国共产党机关公文处理条例》规定党的公文为14种：指示、决定、决议、公报、通知、通报、报告、请示、批复、意见、条例、规定、函、会议纪要。（一）行政公文与党的公文：（二）功能用途类型文种功能用途行文方向令使类命令（令）决定意见批复法定、决策、指导或答复下行文能传类公告通告通知通报公布、传达或引导下行文报请类议案报告请示提请、汇报或请示上行文联系类函对外联系平行文实录类会议纪要实录泛行文第二节公文的结构和格式公文结构：由眉首、主体、版记三部分组成，共包括16项要素。眉首部分：公文份数序号秘密等级和秘密期限紧急程度发文机关标识发文字号签发人主体部分：标题主送机关公文正文附件印章成文日期附注版记部分：主题词抄送机关印发机关印发时间眉首主体版记一、公文的版式每页22行，每行28字二、眉首（一）发文机关标识，又称红头。不大于“22ｍｍ×15ｍｍ”的红色宋体（二）发文字号：由发文机关编排的文件代号，由发文机关代字、年份和序号组成。位于眉首正下方，即发文机关标识下方，党的公文可以在眉首的左下方，报纸上公布文件时将发文字号标注在标题下面。〔〕六角括号机关代字年份顺序号（三）其他：（1）公文份数序号一般用6位，不少于2位（2）秘密等级与保密期限分为绝密机密秘密（3）紧急程度分为特提特急加急平急（4）签发人：仅在上行的公文中出现，目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报的公文内容负责。同时请示应当在附注处注明联系人姓名和电话。居左空1字居右空1字主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。（一）标题：由发文机关名称、发文事由和公文种类组成。事由前常加“关于”。它是一个偏正词组，以文种为中心词。三、主体1.常见格式完整式：发文机关＋关于＋事由的＋文种国务院关于实行公民身份号码制度的决定省略式：⑴省略发文机关①关于＋事由的＋文种关于简化科技人员因公出国（境）审批手续的通知②规范性公文出版物汉字使用管理规定企业财务通则⑵省略事由中华人民共和国财政部令⑶只有文种主要是公告性的公文公告通知启事布告2.要求：⑴准确简要概括公文主要内容，符合语法规范；⑵标题的排列居中，字数较多需要转行时，要注意排列美观；最好不要将一个结构紧密完整的词或者词组拆开；⑶除引用法规、文件等名称外，标题一般不用标点符号。3.改错：⑴关于XXX问题的请示报告⑵关于摆设摊点的通知⑶关于做好二○○五年表彰优秀工作者的通知⑷教育部、财政部关于印发《XXX》的通知4.练习人民银行某县支行打算上一套办公自动化设备向上级申请资金。中国人民银行某县支行关于购置办公自动化设备的请示中国人民银行某县支行关于申请购置办公自动化设备经费的请示（二）主送机关：负责处理公文的主要受理机关。面向全社会或普发性公文以及规章条例外，一般应注明主送机关。要求：上行文、平行文一般只有一个主送机关，下行文可有多个主送机关,针对性强的发批复、指示性通知应有主送机关，收文对象无法限定的则没有。上行文的主送机关应是直接上级机关，一般不得越级行文，不得将领导人作为主送机关。主送机关名称应为全称或规范简称、统称。标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。不同类且非并列关系的机关中间用逗号隔开，同类中间用顿号隔开，末尾加冒号。（三）正文：公文的核心和主体部分，表述文件的具体内容，体现发文机关的意图。一般而言，主送机关之下、落款之上都是正文，一般包括缘由、事项、结尾三部分。不同文种写法不同。（四）附件：附在正文之后的一些补充材料，有的公文没有附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字，文件印章等生效标志之上。附件应与正文一起装订，并在左上角第一行顶格标识“附件”（和序号），序号和名称应前后一致。正文下空一行左空2字，文件印章等生效标志之上用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。（五）印章：是发文机关对文件生效负责的凭证，除会议纪要和电报形式发出的公文外，正式行文都应加盖印章。注意：一是公文印章必须和正文同处一页不得采取标识“此页无正文”的方法解决。二是不能出现空白印章；三是印章之间不能相交或相切，也不宜太远，相距不超过3ｍｍ。上不压正文下不离日期骑年盖月（六）发文时间：或成文时间。是公文制成时间或生效的法定时间。要求：年月日齐全，不能省略，用汉字。右空4字。一般以签发日期为准，会议通过的以通过日期为准，联合行文以最后签发机关领导签发日期为准。（七）附注是指需要说明的其他事项。一般是对公文的发放范围、使用事项加以说明。如“此件发至县团级”、“此件可见报”注：请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。四、版记（一）主题词：反映公文内容特征和归属类别的关键性的规范化词语，是名词或名词性词组。作用：便于公文检索查询，实现办公自动化的需要，有利于公文管理的规范化、科学化。《国务院公文主题词表》词表共由15类1049个主题，分为主表和附表两大部分，主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”、“财政、金融”类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等。第三层是类属词，如“体制”、“职能”、“编制”等。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。公文主题词标引方法(一)一份文件的标引，除类别词外最多不超过5个主题词。(二)标引顺序是先标类别词，再标类属词，最后文种词。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标文种词“通知”。(三)一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引；再对第二个主题内容进行标引。如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，先标反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再标类属词“企业”、“破产”；然后标反映第二个主题内容的类别词劳动，再标类属词“就业”；最后标“通知”。用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，词语中间不用顿号而是空格，数量为3－5个（二）抄送机关：需要了解公文内容，但不负责处理和执行的机关。可以是上级、下级或不相隶属的机关。位于文件末页主题词下方。目的是与有关方面沟通情况，以便取得了解、理解、支持和配合。选择抄送机关要注意不可随意扩大范围或漏送，也不能越级抄送。名称应为全称或规范化简称，抄送机关之间用顿号或逗号隔开，最后一个抄送机关用句号。主题词下一行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号将抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。（三）印发机关与印发时间第三节公文的写法公文写作的一般顺序：领导布置任务、确定写作主题选择恰当的文种用合适的方式表现出来语言的使用强化四种意识强化文种意识强化结构意识强化语言意识强化差别意识一、文种的选择（一）依据《国家行政机关公文处理办法》对13种文种的规定。（二）作者与主要受文者(即主送机关)的工作关系。（三）作者单位的级别和权限。二、通告（一）通告的适用范围、特点和分类通告，用于在一定范围内公布需要各机关、团体、企事业单位、人民群众共同遵守或周知的事项。通告具有两大特点：具有知照性与约束力。1具有专业性。2通告分为两大类：法规政策性通告。1具体事务性通告。2(二)正文通告的正文包括缘由、事项、结尾三部分组成。如：为保障市区道路交通的安全与畅通，根据《北京市道路交通管理规定》的有关规定，决定自2004年2月16日起，对本市市区部分道路交通管理措施进行调整。具体内容通告如下：1.缘由说明为什么发此通告。2.事项即为通告须知和遵守的内容。如：一、四环路(含)以内道路，6时至23时，禁止货运机动车通行。二、五环路(不含)以内道路，6时至24时，禁止外省市货运机动车通行。3.结尾一般采用“本通告自发布之日起实施”或“特此通告”作结，有的可提出要求、希望，有的指明执行范围和时间，有时也可不写结尾。如：特此通告(三)署名和日期正文右下方签署发布通告的机关名称和日期。（三）通告写作的注意事项符合权限，一事一告内容明确，语气庄重任免性通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关输和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（一）通知的适用范围和分类通知分类发布性通知批转性通知转发性通知指示性通知三、通知事务性通知会议通知：会议议题与会人员会议时间和地点报到时间与地点联系人电话对与会者的要求四、通报适用于表彰先进，批评错误、传达重要精神或情况。（一）适用的范围、特点与分类通报两大特点：周知性1指导性。2分类表彰先进型批评错误型传达事项型通知与通报的区别通知通报行文目的让受文单位知晓并按要求执行办理教育、引导和警戒行文时间事前行文事后行文行文对象特定的，有些专对特定的机关或人员对象不特定表述方式概括性语言对事件进行具体叙述，进行分析、评论五、报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（一）适用的范围、特点和分类报告的特点：陈述性强1沟通情况2报告的分类：呈报性报告1呈转性报告2六、请示适用于向上级机关请求指示、批准。（一）请示的适用范围、特点和分类分类请求批示请求批准精神、政策人员编制财、物调用职权所限事务措施办法请示的特点：超前性说明性单一性请示与报告的区别请示报告行文目的请求指示批准汇报告知达情献策收文处理需要批复无需批复行文时间事前事前、事中、事后正文主体提出请示事项，要求上级机关给予指示、批准汇报工作、反映情况、提出建议、答复讯问惯用结尾当否，请指示以上请示，请批复以上报告，请审阅；特此报告；专此报告适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。七、函（一）函的适用范围、特点和分类函的特点：形式灵活，适应性强1实务强性2分类商洽函问复函请准函1．某市XX干部利用公款游山玩水，市纪委拟发文批评。2．为加强野生动物的管理，广东省政府拟定了《广东省野生动物保护条例（草案）》向省人大常委会提议。3．为实施西部大开发战略，国务院拟发文告知成立国务院西部地区开发领导小组4．XX省政府办公厅据国务院统一着装管理委员会的要求，对本省统一着装工作进行清理整顿，拟将情况汇报给上级。5．为确保《国家行政机关公文处理办法》的贯彻执行，国务院发文对一些问题提出见解和主张。6．某中学要求区教委拨款增建新校区。7．南京市农业局请求南京市农业银行增加贷款。8．武警部队在舟曲抗灾抢险中，坚决执行党中央、国务院的指示精神，全力以赴抗灾抢险，国务院发文予于表彰。（一）结构模块公文的结构方式具有程式化的特点，形成了“五个要素、三个部分”的结构模式。五个要素：依据——公文制作的原由、背景、政策、理论、法规等；目的——公文达到什么意图；文种承启语——以文种为动词的过渡性语言；事项——公文的具体内容，是公文的重点；要求——提出希望、要求。三个部分：前言；主体；结尾。二、公文的结构关于表彰袁汉辉同学和华师大附中等单位的决定各市、县、自治县人民政府，省府直属单位：袁汉辉同学在第34届国际数学奥林匹克竞赛中获得金牌，为广东省争了光。①（依据）为表彰袁汉辉同学及华