会计档案培训课件

会计档案专题讲座2009年10月一、收集（一）、确定归档范围、并收集会计档案的归档范围，主要包括本单位形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料及银行存款余额调节表、银行对账单，会计档案移交清册，会计档案销毁清册，会计档案保管清册，实行会计电算化单位存储在磁性介质上的会计数据、程序文件以及其他会计核算资料。（二）、不归档范围本单位的经费预算、财务收支计划、调资定级、财务制度，财务政策管理文件材料，纳入文书档案立卷，不纳入会计档案归档范围。二、会计档案的分类会计档案共分为四类，即：1、会计凭证类；2、会计账簿类；3、财务报告类；4、其他类（主要包括银行存款余额调节表、银行对账单，以及其他应当保存的会计核算专业材料）三、组卷（一）会计凭证的组卷1、分类整理，按顺序排列，检查日期、是否齐全；2、按凭证汇总日期归集，确定装订成册的本数；3、摘除凭证内的金属物，对大的纸张或附件要折叠成同记帐凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；4、整理检查凭证数序号是否重排缺号附件是否齐全；5.记账凭证的有关人员的印章是否齐全。6、凭证一本为一卷。必须使用国家统一标准的会计档案凭证软封面，封面要按项目填写。（二）会计帐本的组卷帐簿在形成时一般都有固定的格式和明确的分类可在年终结帐后整理立卷。1、按形成的帐簿，一册一卷，“死页帐”不必拆去空页，“活页帐”去掉空白页，将已记帐帐页依次编号，填写卷内帐户目录和备考表；2、去掉塑料夹封面，每本帐簿加封面或在原封面上贴会计档案面签，并按封面或标签上内容填写。会计帐本封面样式：会计帐簿封面单位名称：林州市档案局帐簿名称：现金帐、银行帐年度：2006年本帐簿共张自第页起至第页止负责人：经管人：保管期限：全宗号：目录号：案卷号：（三）会计报表的组卷1、首先将本级与下级财务报告分开；2、其次将年报、季报、月报分开；3、在整理报表时，对报表进行分析和说明的文字，是会计报表的重要组成部分，如财务情况说明、财务报告等，审批报告、批复等要与报表一同组卷归档，并放在被说明报表前。4、组好的案卷要除去卷内文件的金属物，编页号、填写封面、卷内目录、备考表。（四）其他类的组卷按表格内容分别组卷并加封面：比如银行对帐单、银行存款余额调节表、工资花名册、会计档案移交清册等（二）、会计凭证的装订1、用三孔一线装订，装订时使用棉线，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面。装订时尽可能缩小所占部位，以便事后查阅；2、凭证外面要加封面，用好的牛皮纸，封面规格略大于记账凭证；3、装订厚度一般2-3厘米，方可保证装订牢固美观。会计凭证封面填写名称：单位全称；时间：本卷凭证的起止的日期；卷数：该卷是本月的第几卷；记帐凭单张数：是凭证单的张数；主管、经办人签字档号：用蓝色盖上。如果不是采用标准的封面，应在原封面右下方补盖档号，其模式如：(档号章尺寸20×60mm)全宗号目录号案卷号件号2．对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，在封面上注明记帐凭证日期、编号，同时记帐凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称、编号。3．对一些保管价值明显不同的凭证，如记载本单位重大活动、外事、对私改造或工资名册等，应抽出单独装订，但要在原记帐凭证上注明抽出凭证的名称、数量、去向，并由立卷人签名盖章。4、抽出的原始凭证组卷可接年度—形成日期排列装订，编号可以同本年其它凭证一起编序号，但必须在目录上注明保管期限，同时要在相互的案卷上注明档号，以便备查。4．独立抽出的单据，按记帐凭证的大小折叠整齐，按时间顺序编写页号，加上封面装订成册。（二）会计帐本的装订1、帐本装订前，首先顺序排列、帐页齐全、按会计封面、帐本启用表、帐户目录、帐页、封底顺序装订；2、活页帐装订要求；去空页、去塑料夹、编写帐页数、用牛皮封面、封底装订成册。不同览式的帐页不得混装、应按同类业务、同类帐页装在一起；3、死页帐装订要求：去掉帐夹、空白页保留、加封面面签、填好封面所列项目。（死页帐、活页帐）封面、面签样式：会计帐簿封面单位名称：林州市档案局帐簿名称：现金帐、银行帐年度：2006年本帐簿共张自第页起至第页止负责人：经管人：保管期限：全宗号：目录号：案卷号：（三）会计报表的装订会计报表编报完成及时以后，留存的报表按月、季装订成册谨防丢失，会计报表的装订顺序为会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按标号顺序排列、会计报表的封底。报表右上角应该编页号，采用三孔一线方式装订。报表封面样式：财务报告封面单位名称：林州市档案局报告名称：1-3月季报年度：2006年本报告共张自第页起至第页止负责人：经管人：保管期限：全宗号：目录号：案卷号：会计凭证封面填写：会计凭证封面项目封面项目包括单位名称、会计凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、记帐凭证数、附件数、会计凭证总数、会计主管、装订人、装订时间、备注。封面项目的填写方法1、单位名称：填写形成会计档案的单位名称，必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国卫生部”简称为“卫生部”；“云南省人民政府财政厅”简称为“云南省财政厅”。不得简称“本部”、“本委”、“本省财政厅”等。2、会计凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称，如：“收款会计凭证”、“付款会计凭证”、“转帐会计凭证”或“基建会计凭证”、“工会会计凭证”、“预算外会计凭证”等。3、时间：填写本册会计凭证的起止年月日。4、册数：填写会计凭证的册数。5、册次：填写本册会计凭证的序号。6、记帐凭证起止号：填写本册记帐凭证起号和止号。7、记帐凭证数：填写记帐凭证的张数。8、附件数：填写本册会计凭证的附件张数。9、会计凭证总数：填写本册所有凭证的合计张数。10、会计主管：填写单位内部具体负责会计工作的中层领导人员。11、装订人：填写负责该本会计凭证装订的人员。12、装订时间：填写该本会计凭证装订结束的时间。13、备注：填写该本凭证需要说明的事项。会计凭证盒项目及填写方法会计凭证盒正面项目会计凭证盒正面项目包括单位名称、凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、附件数、会计凭证总数、起止时间、归档时间、立卷人、保管期限、全宗号、目录号、案卷号。单位名称、凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、附件数、会计凭证总数、起止时间根据记帐凭证封面一致归档时间：填写单位内财务部门向档案部门移交会计档案的年月日。3、立卷人：填写整理会计凭证的人员姓名。4、保管期限：根据财政部和国家档案局1998年颁布的《会计档案保管期限表》确定填写该案卷的保管期限。5全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。企业可填写表达单位的汉语拼音代字。6目录号：填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。7案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内不允许出现重复的案卷号。账簿封面填写方法1、全宗名称：全宗名称相当于立档单位的名称，填写时和会计凭证盒正面上的“单位名称”要求一致。2、案卷题名：由整理会计凭证的人员自拟。案卷题名应准确概括本盒会计档案的形成单位、时间、内容、类别，如：“林州市财政局二00二年度（或上半年、下半年、季度）财务报告3、时间：填写形成本盒会计档案的起止年月日。4卷数、张数：填写本盒内会计档案的卷数和张数。5保管期限：按照《会计档案保管期限表》填写该盒会计档案的保管期限。6全宗号、目录号：填写方法与会计凭证上的“全宗号”、“目录号”的要求相同。五、分期限根据《会计档案管理办法》确定期限日记帐25年总帐15年明细帐15年五、分期限年度报表永久月季报表5年会计移交清册15年会计保管清册永久会计档案销毁清册永久银行余额调节表5年银行对帐单5年六、盖档号章•档号章式样全宗号目录号案卷号件号七、案卷的排列与编号（一）、按照类别—期限—年度排列1、案卷先按凭证、帐簿、报表、其他分开2、再在每一类中按期限分开3、然后在每个期限中，按年度内时间先后顺序排列4、执行在同一类别内，统一保管期限内，跨年度大流水编号例如，会计帐簿排列时如下所示：期限为25年的现金、银行帐排列如下：案卷号题名1、林州市档案局1998年现金帐2、林州市档案局1998年银行帐3、林州市档案局1998年现金帐4、林州市档案局1998年银行帐5、林州市档案局1998年现金帐………………期限为15年的总帐、明细帐排列如下：案卷号题名1、林州市档案局1998年总帐2、林州市档案局1998年明细帐3、林州市档案局1998年总帐4、林州市档案局1998年明细帐5、林州市档案局1998年总帐6、林州市档案局1998年明细帐………………（二）、按照会计类型—类别—保期限—年度排列类型类别期限年度税收计划凭证15年199819992000帐簿25年19981999200015年1998类型类别期限年度税收计划报表永久1998199920003年199819992000其他15年1998……（二）、按照会计类型—类别—保期限—年度排列类型类别期限年度经费会计凭证15年199819992000帐簿25年19981999200015年1998类型类别期限年度经费会计报表永久1998199920003年199819992000其他15年1998……（二）、按照组织机构—类别—保期限—年度排列组织机构类别期限年度行财科凭证15年199819992000帐簿25年19981999200015年1998组织机构类别期限年度行财科报表永久1998199920003年199819992000其他15年1998……（二）、按照会计类型—类别—保期限—年度排列类型类别期限年度预算科凭证15年199819992000帐簿25年19981999200015年1998组织机构类别期限年度预算科报表永久1998199920003年199819992000其他15年1998……八、打印会计档案目录打印目录时，先按会计类型（机构）分开，然后按会计类别分开，依次打印，打完一个类型（机构），再打一个类型（机构）。会计档案目录如下：会计档案目录卷号类别标题起止年月期限柜架号备考会计档案目录项目:包括案卷号、类别、题名、起止时间、保管期限、卷内张数、备注。项目的填写方法案卷号：根据整理会计档案时会计凭证盒或会计档案盒上的对应项目填写。类别：填写该卷会计档案所属的类别，如：“会计凭证类”、“会计帐簿类”、“财务报告类”等。题名：题名即案卷题名，填写要求与会计档案盒上的“案卷题名”相同。起止时间：填写该卷档案启用和终止的年月。保管期限：根据整理会计档案时确定的会计凭证盒或会计档案盒上的保管期限填写。卷内张数：指凭证总数、帐页总数或财务报告的总张数，根据该卷会计档案的具体张数填写。备注：填写记帐凭证起止号或其他需要说明的事项1、凭证会计档案目录卷号类别标题起止年月期限柜架号备注1凭证林州市档案局1998年1月会计凭证自1998年1月至1998年1月15年2凭证林州市档案局1998年2月会计凭证自1998年1月至1998年1月15年…….…………………..……………….…….11凭证林州市档案局1998年1月会计凭证自1998年12月至1998年12月15年12凭证林州市档案局1998年2月会计凭证自1999年1月至1999年1月15年1、凭证会计档案目录卷号类别标题起止年月期限柜架号备注1凭证林州市档案局1998年1月会计凭证自1998年1月至1998年1月15年2凭证林州市档案局1998年2月会计凭证自1998年1月至1998年1月15年…….…………………..……………….…….11凭证林州市档案局1998年1月会计凭证自1998年12月至1998年12月15年12凭证林州市档案局1998年2月会计凭证自1999年1月至1999年1月15年2、帐簿会计档案目录卷号类别标题起止年月期限柜架号备注1帐簿林州市档案局1998年现金帐自1998年1月至1998年12月25年2帐簿林州市档案局1998年银行帐自1998年1月至1