时间管理课件.ppt

时间管理“不能管理时间，便什么都不能管理”。目录一、时间管理的概念二、时间管理的误区四、时间管理的方法五、时间管理十一条金律六、时间管理的建议七、推荐给大家的书三、时间管理的基本原则1一、时间管理的概念1、什么是时间2、时间的独特性3、什么是时间管理4、为什么要进行时间管理5、时间管理的概念6、时间管理的理论21、什么是时间？3我们常说：“时间就是效率”“时间就是金钱”“时间就是生命”“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”最成功和最不成功的人一样，一天都只有24小时，但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时。1930年，胡适先生在一次毕业典礼上，发表了一篇演讲，内容如下：诸位毕业同学：你们现在要离开母校了，我没有什么礼物送给你们，只好送你们一句话。这一句话是：珍惜时间，不要抛弃学问。以前的功课也许有一大部分是为了这张文凭，不得已而做的。从今以后，你们可以依自己的心愿去自由研究了。趁现在年富力强的时候，努力做一种专门学问。少年是一去不复返的，等到精力衰竭的时候，要做学问也来不及了。有人说：出去做事之后，生活问题急需解决，哪有功夫去读书？即使要做学问，既没有图书馆，有没有实验室，哪能做学问？我要对你们说：凡是要等到有了图书馆才读书的，有了图书馆也不肯读书；凡是要等到有了实验室方才做研究的，有了实验室也不肯做研究。你有了决心要研究一个问题，自然会节衣缩食去买书，自然会想出法子来设置仪器。至于时间，更不成问题。达尔文一生多病，不能多做工，每天只能做1点钟的工作。你们看他的成绩！每天花1点种看10页有用的书，每年可看3600多页书；30年读11万页书。诸位，11万页书可以使你成为一个学者了。可是每天看3种小报也得费你1点钟的功夫；四圈麻将也得费你1点半钟的光阴。看小报呢？还是打麻将呢？还是努力做一个学者呢？全靠你们自己选择！易卜生说：你的最大责任就是把你这快材料铸造成器。学问就是铸器的工具。抛弃了学问便是毁了你自己。再会了，你们的母校眼睁睁地要看你们10年之后成什么器。4凡是要等到有了图书馆才读书的，有了图书馆也不肯读书；凡是要等到有了实验室方才做研究的，有了实验室也不肯做研究。——胡适5时间究竟是什么呢？哲学家这样说：“时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。”总之，时间是一种特殊的稀缺资源。它是不能再生的，它不能被储存下来，它是每个人都有的，它对每一个人都是均等的，但又是有限的，最珍贵而又最容易被人忽略的。世界上任何一个人每天都有86400秒钟。每个人的一小时都是60分钟；每个人的一分钟都是60秒。6时间的四项独特性：（1）供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。（2）无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。（3）无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。（4）无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。2、时间的独特性7请问:如果每天都有86400元进入你的银行户头，而你必须当天用光，你会如何运用这笔钱？8910天下真有这样的好事吗？是的！你真的有这样一个户头,那就是时间11每天每一个人都会有新的86400秒进帐。那么面对这样一笔财富，你打算怎样利用它们呢？12有人曾粗略地统计过一个活到72岁的美国人对时间是怎么花的：睡觉：21年工作：14年个人卫生：7年吃饭：6年旅行：6年排队：6年学习：4年开会：3年打电话：2年找东西：1年其它：3年133、什么是时间管理“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。由于时间所具备的四个独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。1、时间管理就是自我管理。2、时间管理就是事前的规划或长期的计划。3、时间管理即是改变习惯，以令自己更富绩效，更富效能。144、为什么要进行时间管理？•寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要•信息爆炸•竞争的压力•无论你做什么事情，即使不用脑子，也要花费时间。•因此，管理时间的水平高低，会决定你事业和生活的成败。155、时间管理的概念概念所谓时间管理（TimeManagement），是指用最短的时间或在预定的时间内，把事情做好。目的一是决定你该做些什么事情，另一个很重要的目的是决定什么事情不应该做；时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性。功能最重要的功能是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。16有关时间管理的研究已有相当历史。时间管理理论也可分为四代。（1）第一代的理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。（2）第二代强调行事历与日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要。（3）第三代是目前正流行、讲求优先顺序的观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。（4）现在，又有第四代的理论出现。与以往截然不同之处在于，它根本否定“时间管理”这个名词，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。6、时间管理理论17时间管理理论的演变第四代第三代第二代第一代优点：•重要事情发生时应变能力强，有顺应时势的变通能力；•人际关系较佳•时间安排不会太紧凑或太复杂，会逐步完成待办事项缺点：•没有严格的组织架构；•因忽略组织规划而疲于应付；•最重要的事就是眼前的事优点：•准时赴约做答应做的事•通过制定目标与规划，能完成较多事•因事先准备充分，会议或行事较能发挥实效缺点：•实现更多目标，却未必满足真正的需求•最重要的事就是时间表上的事优点：•能将价值观化为目标与行动•能发挥短、中、长期目标的效果•效率提高，时间与自我更具管理技巧缺点：•价值观未必符合自然法则•最重要的事因急迫性与价值观而定优点：•集前三代时间管理学于大成的时间管理理论，侧重于先做重要的事，而非急迫的事•讲求多方面平衡•改变思想而非改变行为18所谓时间管理的误区，是指导致时间浪费的各种因素。以下列出时间管理的五个误区。•工作缺乏计划•组织工作不当•时间控制不够•整理整顿不足•进取意识不强19二、时间管理的误区有些人不做或是不重视做计划，原因不外乎如下几条：1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考；2、不做计划也能获得实效；3、不了解做计划的好处；4、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；5、不知如何做计划。20误区一工作缺乏计划不做计划的人只是消极地应付工作，他将处于受摆布的地位；做计划的则是有意识地支配工作，处于主动的地位、并提高工作效率。由于我们的工作缺乏计划，将导致如下恶果：1、目标不明确2、没有进行工作归类的习惯3、缺乏做事轻重缓急的顺序4、没有时间分配的原则21组织工作不当主要体现在以下几个方面：*职责权限不清，工作内容重复*“事必躬亲，亲力而为”*沟通不良*工作时断时续对于管理者而言，他们经常容易犯下面的错误：1、担心部属做错事；2、担心下属表现太好；3、担心丧失对下属的控制；4、不愿意放弃得心应手的工作；5、找不到合适的下属授权。其实每个人的精力都是有限的，尤其是管理者应当学会授权，将主要的精力和时间放在更重要的事情上。22误区二组织工作不当23•领导的关键在于发展和培养伟大的领导者。假如你不给人们机会去试一试，你永远也不会知道他们能走多远。”“世界第一CEO”杰克·韦尔奇24我们通常在时间控制上容易陷入下面的陷井：1、习惯拖延时间。2、不擅处理不速之客的打扰。3、不擅处理无端电话的打扰。4、泛滥的“会议病”困扰。25误区三时间控制不够26误区四整理整顿不足办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不富条理的人使用一个小型的办公桌，这个办公桌会变得杂乱无章，即使给他换一个大型的办公桌，不出几日，这个办公桌又会遭遇同样的命运。套用“帕金森定律”——“工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间”，我们也可以导出“文件堆积定律”——“文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间。”27误区五进取意识不强我们经常说到：“人最大的敌人就是自己”。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意，最根本的原因就是他个人缺乏进取意识，缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面：*个人的消极态度*做事拖拉，找借口不干工作*唏嘘不已，做白日梦*工作中闲聊如果我们一直处于迟钝的时间感觉中，换句话说，当你觉得时间可有可无，不愿面对工作中的具体事务，沉溺于“天上随时掉下大馅饼”的美梦，那就需要好好反省自己了，因为你随时在丧失宝贵的机会，随时可能被社会所淘汰！前面我们谈到了五个时间管理的误区，不管以前我们做得怎样，要记住：世界上所有的成就都是“现在”所塑造的。因此，我们要记取“过去”，把握“现在”，放眼“未来”。送给大家一句话：昨天是一张已被注销的支票，明天是一张尚未到期的本票，今天则是随时可运用的现金。请善用它！28三、时间管理的基本原则一：明确目标二：有计划、有组织地进行工作三：分清工作的轻重缓急四：合理地分配时间五：与别人的时间取得协作六：制定规则、遵守纪律2931可编辑原则之一：明确目标在人生的旅途上，没有目标就好象走在黑漆漆的路上，不知往何处去。虽说目标能够刺激我们奋勇向上，但是，对许多人来说，拟定目标实在不是一件容易的事，原因是我们每天单是忙在日常工作上就已经透不过气，还哪来时间好好想想自己的将来。但这正是问题的症结，就是因为没有目标，每天才弄得没头没脑、蓬头垢面，这只是一个恶性循环罢了！另外有些人没有目标，则是因为他们不敢接受改变，与其说安于现状，不如坦白一点，那便是没有勇气面对新环境可能带来的挫折与挑战，这些人最终只会是一事无成！事实上，随波逐流，缺乏目标的人，永远没有淋漓尽致发挥自己的潜能。因此，我们一定要做一个目标明确的人，生活才有意义。然而不幸的是，多数人对自己的愿望，仅有一点模糊的概念，而只有少数人会贯彻这模糊的概念。30有目标才有结果，目标能够激发我们的潜能。那么我们究竟如何选择或是制定正确的目标呢？在选择或制定目标时应考虑两个方面：一是目标要符合自己的价值观，二是要了解自己目前的状况。以SMART为导向的目标原则：一个目标应该具备以下五个特征才可以说是完整的：具体的（specific）——目标必须是清晰的，可产生行为导向的。可衡量的（measurable）——目标必须用指标量化表达。可达到的（attainable）——有两层意思：一是目标应该在能力范围内；二是目标应该有一定难度。相关的（relevant）——目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性。基于时间的（time-based）——任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定。31原则之二：有计划、有组织地进行工作所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。通常会体现在以下五个方面：1、将有联系的工作进行分类整理。2、将整理好的各类事务按流程或轻重缓急加以排列。3、按排列顺序进行处理。4、为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。5、由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行，哪些是可以同时进行的工作。32做计划的大致步骤如下：1、确立目标；2、探寻完成目标的各种途径；3、选定最佳的完成方式；4、将最佳途径转化成月/周/日的工作事项；5、编排月/周/日的工作次序并加以执行；6、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。有了计划，就必须有行动。行动是一件了不起的事，请大家记住：1、切实实行你的计划和创意，以便发挥它的价值，不管主意有多好，除非真正身体力行，否则永远没有收获。2、实行时心理要平静，估计困难、做好准备、及时调整。33原则之三：分清工作