3供应商管理办法

供应商管理办法目录第一章总则............................................................................................1第二章组织机构及职责..............................................................................1第三章供应商信息收集..............................................................................2第四章供应商的调查与选定.......................................................................2第五章供应商的考核和评价.......................................................................4第六章建立采购信息资料库.......................................................................6第七章奖惩............................................................................................7第八章附则............................................................................................7附件一：供应商调查表...............................................................................8附件二：供应商信用记录表........................................................................9附件三：合格供应商名单.........................................................................10山西永鑫煤焦化有限责任公司供应商管理办法1第一章总则第一条为了建立和完善供应商管理体系，开展供应商的开发、监督、评估、管理工作，协调供应商关系，优化企业的供应商队伍，最终达到不断提高采购质量和效率的目的，特制定本办法。第二条本办法适用于为公司提供物资和服务的所有供应商的管理，工程承包商按服务供应商进行管理。第二章组织机构及职责第三条采购部职责：1．制订和实施供应商开发计划。2．定期开展市场行情调查、收集整理市场信息，汇报供应商情况及编制分析报告。3．负责潜在供应商的拜访和评估工作，选择和推荐潜在供应商。4．建立、维护与供应商之间的关系，并不断提高采购质量。5．完善供应商档案库，保证数据及时更新和正常使用，利用各种方式及渠道掌握供应商及市场动态。6．组织生产与设备部、工程管理部、安全环保部、技术质量部、后勤保卫部、公司办公室、企管与人力资源部及各使用单位对供应商进行考核评估，形成《合格供应商名单》，经主管领导审批后传递给相关部门。第四条审计监察部职责：1．定期检查采购记录，检验采购人员是否在合格供应商处进行采购。2．对采购过程及合格供应商的考评进行监督。第五条生产与设备部、工程管理部、安全环保部、技术质量部及各使用部门职责：1．参与本专业范围内供应商信息的收集和供应商调查。2．对供应商供货、质量、交期和售后服务工作进行监督。3．对供应商的技术能力、质量保证能力、生产及交付能力进行考察与评估。山西永鑫煤焦化有限责任公司供应商管理办法24．了解供应商的生产流程和关键控制点，协助采购部解决技术或质量控制方面的问题。第三章供应商信息收集第六条供应商信息收集与调查由采购部负责组织，采购人员平时要注意收集供应商的信息，随时登记整理。各使用部门及相关专业部门应积极参与提供供应商信息，在向采购部提交采购需求时，应同时提供相关采购对象的供应商信息，以便采购人员参考。第七条供应商信息来源一般有下列方式：1．专业刊物2．网络等传播媒体3．产品发布会、展示（销）会4．行业协会、设计院等专业机构5．商业广告或供应商主动联络6．同行或供应商介绍7．公开征询8．以前的采购往来信息9．其他途径第四章供应商的调查与选定第八条各部门提供的供应商信息，由各部门调查填写《供应商调查表》；凡欲与公司建立供应关系者，由供应商填写《供应商调查表》。《供应商调查表》作为选择供应商的参考，应包括下列内容：1．公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人。2．公司概况，如资本额、成立日期、占地面积、营业额、主要资质等信息。3．生产状况。4．人力资源状况。5．主要产品。山西永鑫煤焦化有限责任公司供应商管理办法36．主要客户。第九条生产用的关键原料、设备及备品备件的生产制造商，应参照以下程序进行选定：1．供应商初选（1）根据本公司所用原辅材料、设备情况结合市场供方信息，各部门从各种渠道了解供应商信息，提供给采购部；（2）由采购部向候选供应商发出《供应商调查表》，并请供应商提供价目表、材料样品、设备产品说明书及备品备件技术指标；（3）采购部汇总了解的信息，初步选择几家信誉好的生产厂家作候选合格供应商。2．试用或考察（1）生产与设备部、技术质量部或使用部门根据采购质量标准对样品进行检测、试用；（2）设备、备品备件及其它贵重物资不便于检测、试用的，可以对技术指标、产品使用条件、其客户使用意见等向供应商质询；（3）必要时，经主管副总或总经理批准后，由采购部组织相关部门技术人员对候选供应商进行实地调查，听取介绍，了解供应商的经营理念、质量管理、技术水平、供货能力等情况，根据调查结果撰写书面报告。4．合格供应商的选定依据《供应商调查表》、检测或试用意见、调查报告等，确定合格供应商，经主管领导和总经理批准后，将其纳入《合格供应商名单》。5．该类物资采购时，根据采购有关制度，从《合格供应商名单》中选取供应商进行采购。第十条市场经销商类供应商的选定1．通过实地考察，听取介绍等方式了解基本情况，并索取资质证明文件。2．填写《供应商调查表》。3．在购买地点对物资进行检验。4．必要时，由使用部门试用，并出具书面意见。5．经过两次试用没有质量问题时，根据《供应商调查表》、书面试用报告，山西永鑫煤焦化有限责任公司供应商管理办法4确定合格供应商，经主管领导和总经理批准后，将其纳入《合格供应商名单》。6．该类物资采购时，根据采购有关制度，从《合格供应商名单》中选取供应商进行采购。第十一条服务类供应商选定1．对于服务类供应商首先应调查下述内容，并将调查结果填写《供应商调查表》：（1）服务范围，资格及其资质证明文件；（2）服务价格；（3）准时提供服务的能力；（4）技术力量与服务设施；（5）对待客户的态度。2．对于服务类供应商，现场考察或对其服务过的客户调查，由使用部门及其归口管理部门共同出具书面意见。3．根据《供应商调查表》、调查报告，确定合格供应商，经主管领导和总经理批准后，将其纳入《合格供应商名单》。4．该类服务采购时，根据采购有关制度，从《合格供应商名单》中选取供应商进行采购。第十二条每个合格供应商，由采购部负责建立供应商档案。第五章供应商的考核和评价第十三条对重要物资、服务的供应商，其每次供货后，采购部应组织验收和使用部门填写《供应商信用记录表》。审计监察部负责检查《供应商信用记录表》的记录执行情况。第十四条每年12月，由采购部组织生产与设备部、工程管理部、安全环保部、技术质量部、后勤保卫部、公司办公室、企管与人力资源部及各使用单位，对《合格供应商名单》进行复审。结合供应商的实际供货情况及其信用记录，从品质、交期、价格、服务等几个方面对已有业务往来的供应商进行考核和评价。第十五条考核和评价后，形成新的《合格供应商名单》，经主管领导审批后，《合格供应商名单》报送总经理、审计监察部和相关部门。打分原始文件及山西永鑫煤焦化有限责任公司供应商管理办法5评价报告提交审计监察部。第十六条采购部应做好供应商的调查和管理工作，原则上应保证每类产品的合格供应商名单不少于三个。采购时，应先从现有合格供应商名单中选择；现有合格供应商名单无法满足时，再另行选择。第十七条对重要原材料、涉及安全方面的仪器设备的供应商，产品如果出现质量问题一票否决。发现供应商和采购人员串通虚高价格或提供虚假产品，一票否决。第十八条一般产品的供应商的考核和评估可参照以下方式进行：1．供应商考核项目及分数比例如下（满分100分）：品质：40分。交期：25分。价格：15分。服务：15分。其他：5分。2．评分标准（1）品质评分质量可靠，技术先进：36~40分质量可靠，技术一般：30~36分质量基本能满足要求，技术先进：25~30分质量、技术基本能满足要求：20~25分质量基本不能满足要求：20分以下（2）交期评分依订单规定的交货日期进行评分，方式如下：如期交货得分25分。延迟1~2日每批次扣2分。延迟3~4日每批次扣5分。延迟5~6日每批次扣10分。延迟7日以上不得分。山西永鑫煤焦化有限责任公司供应商管理办法6（3）价格评分价格公平合理，报价迅速：10分。价格尚属公平，报价缓慢：8分。价格稍微偏高，报价迅速：6分。价格稍微偏高，报价缓慢：3分。价格甚不合理或报价十分低效：0分。（4）服务评价1）抱怨处理评分诚意改善：8分；尚能诚意改善：5分；改善诚意不足：2分；置之不理：0分。2）退货交换行动评分按期更换：7分；偶尔拖延：5分；经常拖延：2分；置之不理：0分。3．依据供应商的供货情况，对以上各项打分后，汇总平均。60分以下的为不合格供应商，取消合格供应商资格；90分以上为优秀供应商，根据公司的需求，给予增加订货或加快付款进度的奖励。第六章建立采购信息资料库第十九条采购人员应及时登记整理供应商信息资料，已与公司发生往来业务的供应商必须建立档案，供应商档案应至少包括《供应商调查表》和《供应商信用记录表》。第二十条在采购部部长的组织下，依照以往的采购资料和平时收集的数据，对合格供应商及其产品分门别类地整理出一套完整的“产品—价格—供应商”资料库。山西永鑫煤焦化有限责任公司供应商管理办法7资料库应包含以下内容：1．材料（设备）名称。2．规格型号。3．主要技术指标。4．价格区间。5．厂家（或供应商）。6．索引。第二十一条邀请招标或竞争性谈判采购，应首先从资料库中选取邀请对象；对于劳保用品、办公用品及常用生产材料等，可以从中指定供应商采购。第二十二条对单项金额较大的备品备件、材料等，结合自身及供应商条件，努力和合格供应商建立供应商库存或与供应商建立联合库存，减少资金占用和缩短供应时间。第七章奖惩第二十三条对推荐合格供应商，经公司实施采购和评估后，证实为优秀供应商的，公司给予推荐人员一定的奖励。第二十四条提供虚假信息或故意隐瞒供应商的不良信用记录的人员，视情节轻重，给予200—2000元的处罚。对公司造成经济损失的，追究其赔偿责任。第八章附则第二十五条本管理办法由采购部负责解释，自发布之日起施行。山西永鑫煤焦化有限责任公司供应商管理办法8附件一：供应商调查表供应商调查表（生产制造类）编码：一、一般信息企业名称地址成立时间企业性质注册资金资产组织机构营业执照税务登记联系人职位电话传真手机Email二、生产及质量信息工厂占地建筑面积厂房类型员工总数：其中，生产人员：管理人员：技术人员：主要设备及生产方式分厂或分支机构：质量体系认证机构频证时间证书编号覆盖产品三、销售信息销售方式市场占有情况主要客户情况（前三位）售后服务机构服务方式联系人电话传真Email四、主要产品序号产品名称产品简介月产量年产量质量水平12345备注（填写与公司合作情况、其主要客户对产品的反映、产品试用情况等）填表人：范家村煤业