OA工作流使用成效总结报告

易飞OA线上审批系统使用总结为了提高工作效率，公司推行使用电子签核系统。从2015年2月份展开了OA系统上线准备工作，完成了包括服务器的安装配置、人员信息的收集及整理、各个功能模块的应用设定、OA系统运行测试等主要工作。于2015年7月第一张表单开始上线使用以来，系统总体运行情况稳定，未出现过严重的问题或故障。现对OA线上审批系统使用情况做以下总结：一、系统表单上线数量情况1、第一阶段已经上线表单总计18张。管理类表单15张，（包含：奖惩提报单、加班审批表、请假卡、销假单、用印申请单、加班核销单、文具劳保领用单和停车位申请单；培训延期（变更）申请表、培训申请单、人员增补储训申请表、女员工“三期”(孕、产、授乳期)调查报告、员工转正岗位能力评核表、人事异动晋升表、请求协助单）；财务类表单2张（包含：请款单、差旅费报销单）；业务部1张（合同审定单）。2、第二阶段，各部门根据部门的需求进行评估，将需要导入OA进行线上审批的表单反馈给OA小组进行导入。二、表单使用数量、时效1、自从第一张表单上线使用至今，所有上线使用的表单的单据总数量已突破10000余张。将使用频率较高的表单数量和审批时效统计如下：表单名称表单启用日期单据数量审批用时（工作小时）平均用时用印申请单2015.11.282581张9293小时3.6请假单2015.07.305306张20893小时3.9合同审定单2016.08.081307张6781小时5.1合计9194369672、使用纸质单据呈报时：需要助理扫描后逐级发送到领导处在打印出来进行签核，签核完成后在扫描，在原路返回到呈报部门；或者各个部门跑来跑去逐级送到需要签核的领导那里，领导签核好后，在跑去拿。按照平均每张表单估计用时10分钟计算，在表单呈报签核环节节省了近1700个工作小时。计算公式（10000张表单*10分/张）÷60=1666个工作小时三、OA系统推进问题及改进措施1、问题及处理方式（1）、前期设计表单和流程配置当中遇到的问题最多的就是签核流程比较复杂和跨部门会签的情况。OA小组通过自身的学习和挖掘系统中流程配置的潜在功能，通过讨论、研究、测试，最终实现了部分表单的电子审批，并上线使用。但是还有部分流程复杂的表单，需要流程进行简化后才能实现电子审批（如：固定资产申请单、出差计划、出差总结等）。（2）、在使用中个别表单不能满足各单位的需求，主管在审批时也会有很大的困扰，因为没有累计的历史数据的参考。（如：请假单、加班申请单）OA小组在收到该问题的反馈后，咨询鼎捷的顾问后，只有通过二次开发才能实现各单位的要求，报价在2万多元。且开发后的表单格式需要变更，需要再次进行开发。在看到需要发生这么一笔费用，表单格式又不能更改时，OA小组通过自身的专业知识技能，经讨论后决定在后台开发程序对数据进行汇总计算，修改系统前台页面的代码等。最终实现了能够在填写表单时能将计算后的数据带到表单中显示出来，基本满足各单位的使用需求，也方便了主管审批有数据参考。2、表单审批不及时：在刚开始上线使用时部分主管未养成及时登录OA系统进行审批表单的习惯，造成有些工作审批不及时。管理部通过每周导出一份未审批的表单清单,下发到各个部门进行提醒。现在每张表单的平均审批时效已经达到了4.5工作小时左右。四、总结在刚开始上线使用时，大部分人员感到不适应，手忙脚乱的，总是使用不好，可是真正掌握了使用方法和技术后，也确实方便了很多。以前，各级部门在呈报签核资料时，需要扫描后通过QQ、邮件或者Skype等发送到需要签核的部门助理，然后由助理转送到领导签核，有时不是领导开会，就是领导出差，各个环节非常繁琐，工作效率低，耽误了很多宝贵的时间，也浪费了很多资源。OA办公系统是采用先进的计算机和通信技术手段建立的高质量、高效率、智能化的电子办公系统。我司在在使用OA系统以来，各级主管可以随时在网上、手机上进行审批签核资料，也是我们公司在管理上的一大突破，不仅提高办公效率，节省了纸张等办公用品外，同时也提高了公司的良好形象。我司的OA系统自从上线以来OA小组一直是将公司最迫切、最关键、见效最快的需求提炼出来，在此基础上逐渐加深应用，然后扩展新的需求，充分利用和挖掘系统各个功能，实现从传统的办公方式到现代化网络智能办公方式的转变。