ISO14001內稽讲义

1ISO-14001國際標準環境體系ETC內部環境稽核講義2課程大綱•稽核概論•稽核人員的角色與責任•稽核計劃•稽核之執行•矯正措施及跟催內部環境稽核講義課程大綱3稽核概論•稽核的種類•相互關係•ISO14001內部稽核條款介紹4稽核的種類第一者的稽核(FIRSTPARTYAUDIT)第二者的稽核(SECONDPARTYAUDIT)第三者的稽核(THIRDPARTYAUDIT)稽核概論5相互關係稽核概論customer1st【顧客】2nd客戶organization【供貨】1st2nd【組織】3rdsupplier（供貨）ThirdParty【供應商】【ISO驗証機構】協力廠3rd1st材料廠6ISO14001環境管理系統4.4實施與運作4.3規劃4.5檢查與矯正措施4.6管理階層審查4.2環境政策持續改善ISO14001環境管理系統74.5.4環境管理系統稽核•組織高層應建立方案或程序以定期執行環境管理稽核工作，稽核重點如下：(a)EMS之各事項是否符合標準要求。(c)環境管理方案之執行成果。•稽核結果資訊應提交管理階層。條款介紹84.5.4環境管理系統稽核組織建立與維持各項計劃及程序定期執行環境管理系統稽核符合包含ISO14001標準之環境管理所規劃的各項安排被適當的執行和維持決定EMS提供稽核的結果作為管理之用稽核計劃(含時程)的基礎與活動相關的環境重要性前次的稽核結果稽核程序應涵蓋稽核範圍稽核頻率稽核方法執行稽核、提出報告的權責與要求應條款介紹94.5.4環境管理系統稽核定期執行環境管理之稽核(應建立並維持程序及方案)稽核方案：應•依據各活動對環境之重要性及過去稽核結果•包含稽核範圍、頻率、使用方法、稽核報告之權責及要求目的：a.判斷EMS是否－符合規劃之環境管理規範(包括本標準之要求)適當之執行及維持b.將稽核資料提交管理階層條款介紹10環境管理系統稽核之方向重大環境考量面產品、活動、服務法規符合性訓練、認知及能力作業管制政策、目標、標的環境管理方案準則查驗不符合、矯正、預防措施緊急應變法規/內規要求BAT成本效益利害相關者條款介紹11稽核人員的角色與責任•稽核人員的資格•稽核組織•主任稽核員之責任•稽核員之責任•稽核人員之人格特質•獨立性•稽核人員的一致性12稽核人員的資格•學歷•訓練資歷•工作經驗•觀察員經驗稽核人員的角色與責任13稽核組織•無論是否由小組或個人執行稽核，均應安置一位主任委員作全盤負責。•法規查核人員稽核人員的角色與責任14稽核人員之人格特質•溝通技巧口頭上、書面上•圓通•彈性•堅持•客觀•廉正稽核人員的角色與責任15獨立性•稽核人員須獨立於被稽核單位稽核人員的角色與責任16稽核計劃•稽核準備•稽核頻率決定因素•稽核的策略•稽核之樣本與查核表(CHECKLIST)來源參考•建立查核表單的好處•稽核表單的格式•稽核計劃的內容17稽核準備•在稽核之前必需先確定，將被稽核的這一個環境管理系統已有書面化之系統，如環境手冊、作業程序。稽核計劃18稽核頻率決定因素•部門是否有效地執行環境系統•利害相關者抱怨•組織、環境系統等有重大變化•特殊需求部門或部門重要性•稽核資源是否充足人員、時間•成本效益•環境異常稽核計劃19稽核的策略•水平式•垂直式向下式、向上式•隨機式稽核計劃20以路徑方式之稽核手法環境考量面重大環境考量面相關管制最終排放環境4.3.14.3.24.3.34.3.44.4.64.4.24.4.54.4.74.5.14.5.24.5.3稽核計劃21環安部工務部品保部總經理室廠務部4.3.14.4.64.3.14.4.64.4.74.3.14.4.64.5.14.5.24.3.14.4.64.5.34.5.44.24.3.14.3.24.3.34.3.44.6由某一程序、功能或部門而稽查與之左右相關連之作業常與垂直稽核交互作用水平稽核方式部門稽核稽核計劃22稽核之樣本與查核表(CHECKLIST)來源參考•以往稽核記錄•顧客抱怨•稽核下工程所發現上工程可能疏失處•環境手冊、作業程序•上次稽核缺點矯正結果•資深管理者之經驗稽核計劃23建立查核表的好處•輔助備忘錄•事先決定代表性之樣本•有效利用時間•提供歷史記錄稽核計劃24稽核表單格式•稽核進度表•稽核查檢表•稽核報告•缺點改善追蹤表稽核計劃25稽核計劃的內容•稽核目標•稽核範圍•參考文件•人員任務分配•時間•時程•報告分發稽核計劃26稽核之執行•現場收集資料•缺點紀錄與撰寫報告27現場收集資料•稽核之管制•訪談之技巧•抽樣之技巧•問問題之技巧稽核之執行28稽核之管制•稽核之展開•問對人及用對資料•保持清楚的稽核路徑現場收集資料29稽核之展開•實地稽核展開時，由稽核員先簡單說明在此地所擬稽核的項目或目的。稽核之管制30問對人及用對資料•開始問問題之前，可請對方就現在即將評鑑之項目–先提出主要的作業程序或規定。(查核一覽表亦佳)–查核該程序/規定之文件發行狀況，以確定稽核所依據之資料為最新版次。–確認訪談的人員確實是該稽核區域之負責–然後再依照自己原已準備好之查核表往下進行。稽核之管制31保持清楚的稽核路徑(Route)•在稽核的過程中，稽核員心中應該清楚的知道，自己現在想查核的是什麼？下一步想查核的是什麼？全部順序了然於心，然後將這項順序隨時也讓被稽核部門知道，使被稽核的人知道你下一步想要查核什麼？以便配合。稽核之管制32保持清楚的稽核路徑(Route)•例如：在管理部門稽核溝通審查這一項，在工作開始之前，稽核員即說明：1、在貴部門中，查核溝通這一項，依計劃是二個小時的時間。2、擬查核的幾個大項依序是：※查核作業程序※查核「誰/單位」負責※查核溝通之來源，溝通之方式※在不同類型的接單方式中抽取樣本※依作業程序查核所抽取之樣本如何審查※審查作業中與其他相關部門之界面(interface)※審查作業中與客戶之連繫稽核之管制33保持清楚的稽核路徑(Route)•在工作中，稽核員時時記得提醒對方：–「現在我們已查明了訂單的來源，及接單方式，下面應該要抽取樣本了」。•或者是：–「現在我們還剩”查核與客戶連繫的記錄”就結束了」稽核之管制34稽核路徑清楚之優點在於•1、稽核員容易掌握情況–易於保持冷靜，減少工作壓力。–不會漏東忘西，或是跑來跑去。•2、被稽核人員易於配合–被稽核人員總是知道你下一步要作什麼？–應該準備的資料是什麼？•3、時間容易控制–不會離題太遠。•4、使稽核工作具有專業水準保持清楚的稽核路徑35訪談（Interview）之技巧•訪談對象•營造訪談之氣氛現場收集資料36訪談對象•1、訪談不限於領導階層或部門主管，應包括各種環境活動的真正工作者或擔負責任的人。稽核員藉由訪談可了解其工作是否與程序上所規定的一致。常發生的現象包括：訪談之技巧37訪談對象–程序是程序，現況是現況，二者不相符合。–依程序執行，但某些部分，工作人員自行作主變更。–工作人員不知道有程序，或對程序了解不夠，或知其然不知其所以然。–工作人員所作的事，沒有制訂任何程序。訪談之技巧38訪談對象‧2、為查證某一事實，可以對不同的人問同一個問題，以查證答案是否一致。‧3、要問對人：–針對目前查核的項目，找到真正負責的人員進行訪談。訪談之技巧39營造訪談之氣氛•1、稽核員最大挑戰就是「人」。在稽核過程中，稽核員必須在最短的時間內，和一群人發展出和諧友善的關係，讓對方能夠「放鬆」、「不緊張」、而且「誠實的」回答你的問題，的確不是一件簡單的任務。訪談之技巧40營造訪談之氣氛‧2、用誠懇的態度讓對方明白評審人員扮演的角色(如下所列)、將有助於訪談的進行。–評審人員也是人，在稽核中也同樣承受著壓力和挑戰。–稽核的目的是在驗證環境系統之有效性，而不是來挑毛病，對你個人進行評判，非找到你的缺點不可。訪談之技巧41營造訪談之氣氛‧3、注意溝通技巧，善用身體語言，以營造訪談之最佳環境。–良好的溝通技巧源於：問、傾聽、少發言。–眼睛注視對方的眼睛，對對方回答表現出高度興趣。–對誤解之處保持耐心。–避免插嘴，干擾和反駁。–保持禮貌，隨時記住說「請」與「謝謝」。訪談之技巧42抽樣之技巧•抽樣範圍•抽樣的原則•如何選擇具代表性之樣本•樣本數的大小現場收集資料43抽樣範圍•為了驗證被稽核部門環境系統之有效性，稽核員在稽核現場勢必要利用抽樣的方式來查核一些發生的事件、文件、工作、產品等，並詢問相關的人員，以找出事實真象。但是樣本應如何抽取、抽多少、訪談幾個人等等，均是一門學問。抽樣之技巧44抽樣的原則•在理論上，抽取樣本應取最具代表性之樣本。抽樣之技巧45如何選擇具代表性之樣本•實際作業時，常常覺得頗為困難。不祇是抽樣前不能決定何者較具代表性，甚至已著手抽取樣本，往往也不易判斷到底抽選得好不好，代表性如何。抽樣之技巧46如何選擇具代表性之樣本•下列幾點，可以作為一個參考：–經驗當然是一個很重要的因素。–對環境標準(如ISO-14001)之熟悉程度，也容易讓稽核員清楚知道他想要查核的是什麼？可幫助他決定樣本。–相關資料之取得，也易於了解選擇何種樣品為宜抽樣之技巧47如何選擇具代表性之樣本–更可以依下列之方向加以考慮•該部門主要的功能是什麼•該部門所負責的權責是什麼•若有錯誤發生時，其處理之方式–事前充分的準備，如妥當準備查核表，用以規範取樣的重點及方向，較易抽取到具有代表性之樣本。抽樣之技巧48樣本數的大小•1、抽取樣本時，到底要抽多少個樣本，完全由稽核員自行決定，但如果每種情況祇抽取一個樣本可能較為危險，可能為了慎重，抽了一大堆樣本，在時間上也是絕對不允許的。抽樣之技巧49樣本數的大小‧2、若是已抽的樣本經查核之後發現問題，最好再進一步抽樣深入調查。‧3、另外，現場狀況，/製程的個別性、複雜性、特殊性，以及從前的稽核記錄顯示其缺點最常發生之區域等等，均會影響抽取之樣本數。抽樣之技巧50問問題之技巧•問對問題•選擇問題•問題之型式現場收集資料51問對問題•問對問題的前題目標要清楚。•心中隨時要記住，當我問這一個問題時，目的是為了要查什麼，希望得到的答案是什麼。問問題之技巧52選擇問題•心中明確知道要問的主題是什麼之後可以依照5W/1H的原則，著手去選擇用那一種方式的問法提出問題，最為適當。•5W/1H係指What，Why，When，Where，Who，How問問題之技巧53問題之型式•「問題」本身的型式可以分為兩大類–開放式的問題(Openquestions)–封閉式的問題(Closedquestions)問問題之技巧54缺點記錄與撰寫報告•應是可追溯的•缺點應被認同•缺點應簡潔扼要–何處發現(應有追溯性)–缺點事實–為何是缺點(規定依據)稽核之執行55缺點記錄與撰寫報告•稽核報告應以裝訂好的表格格式提出。•應有足夠的證據•矩陣式整合報告–缺點項目/發生區域/缺點等級(必要時)•環境稽核報告的用途：–提供客戶及第3驗證單位，本公司環境活動證據–管理審查會議重要議題–顯示公司尚需改善之區域稽核之執行56缺點之判定•違反ISO14001環境管理系統條款要求。•訂有程序，但未依程序執行。•自訂之程序，相互衝突；矛盾。•訂有程序，依程序執行，但程序有缺陷。•訂有程序，依程序執行，但執行有缺陷。•稽核員建議改善，經被稽核單位主管同意改善事項。57缺點之敘述•缺點敘述應達到之基本要求•缺點敘述之原則•缺點寫法之實例缺點的敘述58缺點敘述應達到之基本要求•要使未參與現場稽核者，談到此項”缺點”時，不需經過任何解釋，即能明白當時現場發生之狀況。缺點之敘述59缺點敘述應達到之基本要求•缺點報告應用的人尚包括–當時未參與稽核，但稽核過後應採取矯正措施之人員。–當時未參與稽核，但事後執行追蹤的人員，其工作時所能得到的線索，祇有「缺點報告」上所敘述的文句而已，因此稽核員再敘述缺點時，應以「拿給不相干的人看也看的懂」的心情著手。缺點之敘述60缺點敘述之原則•1、經由正確的觀察，依據收集所得之客觀證據，至少應記錄下列四點：–發生地點(Where)•記錄在何處發現的這個缺點，將來易於追溯。–發生之事實或現象(What)