office中英文对照表-使用说明

MSOFFICE2003中英文版对照以及电子邮件使用培训2议程•WINDOWSXP常用快捷键•MSWORD2003简介•MSEXCEL2003简介•MyEmailAnywhere简介3常用快捷键•按键目的Ctrl+C复制。Ctrl+X剪切。Ctrl+V粘贴。Ctrl+Z撤消。Ctrl+A选中全部内容•DELETE删除。•Shift+Delete永久删除所选项，而不将它放到“回收站”中。•拖动某一项时按CTRL复制所选项。•拖动某一项时按CTRL+SHIFT创建所选项目的快捷键。•F2重新命名所选项目。•SHIFT+任何箭头键在窗口或桌面上选择多项，或者选中文档中的文本。•F3搜索文件或文件夹。4常用快捷键•Alt+Tab在打开的项目之间切换。•Alt+Esc以项目打开的顺序循环切换。•Ctrl+Esc显示“开始”菜单。•F5刷新当前窗口。•WIN显示或隐藏“开始”菜单。•WIN+D显示桌面。•WIN+M最小化所有窗口。•WIN+Shift+M还原最小化的窗口。•WIN+E打开“我的电脑”。•WIN+F搜索文件或文件夹。CTRL+WIN+F搜索计算机。•WIN+F1显示Windows帮助。5MSWORD简介•工具栏是以按钮的形式汇集了操作中的常用命令。Word2003有十几种不同的工具栏，默认情况下，软件操作界面中只显示【常用工具栏】(Standard)和【格式工具栏】(Formatting)。•实际应用中，可根据需要选择显示或关闭某个工具栏。具体是通过选择菜单中【视图】(View)|【工具栏】(Toolbars)命令，下一级子菜单中列出了Word2003中所有的工具栏选项，如下图所示。在【工具栏】(Toolbars)子菜单中，标有勾标记的条目为已显示工具栏。单击某一选项可实现显示或关闭相应工具栏。一、工具栏（ToolBar)6MSWORD简介工具栏图示7•视图是用户在进行文档编辑时查看文档内容和结构的屏幕显示。Word2003的文档共有5种视图模式。选择适当的视图便于用户查看文档的结构，并且可以及时查看文档的编辑结果，还能快速定位到文档的某一处。•视图模式按钮位于垂直标尺的下方，其由左至右5个按钮分别对应【普通视图】(Normal)、【Web版式视图】(WebLayout)、【页面视图】(PrintLayout)、【大纲视图】(Outline)和【阅读版式】(ReadingLayout)这五种视图模式，可用于模式间的切换。二、视图（View)MSWORD简介8视图图示MSWORD简介9MSWORD简介三、创建新文档•在直接启动Word2003后，系统自动为用户新建一个基于Normal模板的名为“文档1”(Doc1)的空白文档•如果用户在编辑文档的过程中还需创建一个新的空白文档，只需单击工具栏上的【新建空白文档】(New)按钮即可，或按快捷键“Ctrl十N”。•再一种方式：从菜单栏选择【文件】(File)|【新建】(New)命令，会在Word窗口右侧出现【新建文档】(New)任务窗格，如图4.3，单击【空白文档】(Blankdocument)实现新文档的创建。10四、基本编辑操作•Word2003提供的一些基本编辑操作如：选定、移动、删除、复制、剪切、粘贴，以及操作的撤消与恢复功能等•Word为用户提供了【查找和替换】功能，可以给快速定位编辑位置和批量修改部分字句方面带来很大方便•组合按“Ctrl+F”或“Ctrl+H”键，•系统弹出【查找和替换】(FindandReplace)对话框；•选择【替换】(Replace)选项卡，在【查找内容】(Findwhat)框中输入要查找的字符串，在【替换为】(Replacewith)框中输入拟替换的新字符串，如下图所示；•单击【查找下一处】(Findnext)按钮，开始查找；•单击【替换】(Replace)按钮，将找到的字符串替换为新字符串；•重复上一步，继续查找和替换。•若不想逐个查找替换，确定进行所有替换，则单击【全部替换】(ReplaceAll)按钮MSWORD简介11MSWORD简介查找和替换对话框12五、格式化设置文档在这里该项工作主要包括文字格式化和段落格式化。（1）文字格式化•用户可以根据自己的需要随意改变字符的效果，即修改文字字体，大小和文字颜色等基本属性。•用鼠标拖动选定所有文本，在菜单栏中选择【格式】(Format)|【字体】(Font)命令，Word弹出【字体】(Font)对话框，如图所示•在格式工具栏中还提供了【字符边框】(CharacterBorder)、【字符底纹】(CharacterShading)命令按钮，可以根据需要为选定的文本设置边框和底纹以增加文档内容的视觉效果。（2）段落格式化•对段落进行格式化操作，包括段落对齐、段落缩进，行间距的调整、应用制表位等。对于本案例•选定全部文本，在菜单栏中选择【格式】(Format)|【段落】(Paragraph)命令，Word弹出【段落】对话框MSWORD简介13【字体】对话框MSWORD简介14【段落】对话框MSWORD简介15•关于段落缩进，Word2003中有左缩进、右缩进这2种设置文本与页边距之间距离的基本缩进格式和在前两者基础上进行首行缩进、悬挂缩进的又2种特殊格式缩进。•相关缩进的设置或调整还有一个便捷的方法就是使用【水平标尺】。•①首行（/悬挂）缩进：选定文本，向右拖动标尺上的【首行（/悬挂）缩进】标记。•②左缩进：选定文本，向右拖动【左缩进】标记。•③右缩进：选定文本，向左拖动【右缩进】标记。•格式刷的应用•Word提供了【格式刷】(FormatPainter)工具而方便复用已有的格式化设置。•①选定已经格式化的文本；•②单击格式工具栏中的【格式刷】(FormatPainter)按钮；•③把带格式刷的鼠标指针拖过需要复制格式化信息的文本。•④如果在步骤②中双击【格式刷】(FormatPainter)工具按钮，则可把格式化信息复制到多个对象上，此后再次单击该按钮，可结束格式刷操作。MSWORD简介16六、初始化页面•新建一个Word文档，在其中输入文件名，按“Ctrl+S”快捷键将其保存为“XXX.doc文件。•执行菜单栏上的【文件】(File)|【页面设置】(PageSetup)命令，打开【页面设置】对话框。对话框包括【页边距】(Margins)、【纸张】(Page)、【版式】(Layout)和【文档网格】(DocumentGrid)选项卡。•这里选择【页边距】(Margins)选项卡，在其上的“页边距”(Margins)选项区域中设定上、下、左、右边距和页面方向（默认为“纵向”），如图所示；选择【纸张】(Page)选项卡，可设置纸张大小（例如，可设为“A4”纸）。单击【确定】(Ok)按钮完成页面设置。MSWORD简介17【页面设置】对话框MSWORD简介18七、应用格式化的多级编号标题•利用标题样式格式化标题，一方面为了突出与正文的区别，更主要的是为了使Word能够区分文档中的正文和标题，并自动识别不同级别的标题。•Word中的【项目符号和编号】(BulletsandNumbering)|【多级符号】(OutlineNumbered)功能可为标题的自动编号带来方便：•如果使用Word内置标题样式设置文档中标题的格式，就能用所选含有“标题”字样的编号格式对标题进行自动编号；•如果已经为标题创建了自定义的样式，则可以通过将每个标题链接到一个编号格式，为标题添加编号。•用多级项目符号为标题等列表或其它文档内容设置层次结构，可通过更改标题列表中项目编号的级别来形成需要的多级层次形式，其具体操作如下：•选定要添加多级编号的标题；•选择【格式】(Format)|【项目符号和编号】(BulletsandNumbering)命令，将弹出【项目符号和编号】对话框，切换到【多级符号】选项卡，选择合适的多级项目符号样式；•将光标定位于列表中除了第一个编号以外的其他编号；•单击【格式】工具栏中的【增加缩进量】(IncreaseIndent)或【减少缩进量】(DecreaseIndent)按钮，或者按“Tab”键或“Shift+Tab”键，即可实现项目编号级别的降低与提高。MSWORD简介19【项目符号和编号】对话框MSWORD简介20八、应用页眉和页脚•页眉与页脚通常用于显示文档的附加信息，如页码、日期、作者名称、单位名称、徽标及章节名称等。其中页眉被打印在页面的顶部，而页脚被打印在页面的底部。•页眉与页脚属于版式的范畴，文档的每个节可以单独设计页眉与页脚。要制作页眉与页脚先要切换到页面视图方式。•选择【视图】(View)|【页眉和页脚】(HeaderandFooter)命令，此时Word将自动把正文变灰，同时将弹出【页眉和页脚】的工具栏。用户可以在页眉与页脚内随意编辑，编辑方法和编辑正文文档类似。如何实现封面不加页眉和页脚•第一步：将文档分节•光标定位在第1页（封面）的最后，插入(Insert)→分隔符(Break)→分节符类型(SectionBreaktypes)：下一页(NextPage)→按Delete键删除空白页（行）•第二步：断开各节之间的页脚链接将光标定位在第2页，视图(View)→页眉和页脚(HeaderandFooter)→将光标转换到页脚区域；单击工具栏上的“链接到前一个”，然后关闭页眉和页脚工具栏•第三步：插入页码将光标定位在第2页，插入→页码MSWORD简介21MSWORD简介22九、目录•Word2003提供了自动编写目录的功能，为长文档的目录编辑提供了极大的便利。•对长文档进行自动创建目录的前提条件是已在其中应用了Word内置的标题样式；也可以是应用包含大纲级别或自定义的标题样式。这样，Word2003就能自动识别各级标题，根据标题的级别和对应的页码提取出目录。•将光标定位到需要插入目录的位置，从菜单选择【插入】(Insert)|【引用】(Reference)|【索引和目录】(IndexandTable)命令，显示【索引和目录】对话框，单击【目录】(Table)选项卡，在“显示级别”中，可指定目录中包含几个级别；单击【确定】按钮。•Word2003中上述插入目录操作是以“域”的形式将其插入到文档中的（会显示灰色底纹），在需要时可以方便地更新目录：在目录中的任意位置单击右键，选择【更新域】命令，弹出【更新目录】对话框。如果只是页码发生改变，可选择【只更新页码】。如果有标题内容的修改或增减，可选择【更新整个目录】。也可选定目录，然后按F9进行更新。MSWORD简介23十、中英文版Word2003菜单对照图MSWORD简介24中英文版Word2003菜单对照图MSWORD简介25中英文版Word2003菜单对照图MSWORD简介26中英文版Word2003菜单对照图MSWORD简介27中英文版Word2003菜单对照图MSWORD简介28中英文版Word2003菜单对照图MSWORD简介29中英文版Word2003菜单对照图MSWORD简介30中英文版Word2003菜单对照图MSWORD简介31中英文版Word2003菜单对照图MSWORD简介32MSEXCEL简介一、Excel的基础知识1、新建工作簿启动Excel2003时，会自动新建一个空白的工作簿。在实际应用中，用户随时可以创建新的工作簿，手动新建工作簿的具体操作步骤如下：选择【文件】(File)—【新建】(New)命令；单击【常用】(Standard)工具栏中的【新建】快捷按钮；技巧:按Ctrl＋N组合键，可快速新建一个空白工作簿。2.输入工作表数据单击单元格，直接输入。会覆盖原有数据。双击单元格，出现插入数据的光标，移动光标至所需位置，再输入数据。一般用于修改单元格内的部分数据。单击单元格，再单击编辑栏，输入数据。效果同上。在默认情况下，数字靠右侧对齐，文本靠左侧对齐。3.插入符号和特殊字符选择【插入】(Insert)—【符号】(Symbol)命令。33MSEXCEL简介4.自动填充选定相应的单元格并拖动其右下