证照资料管理制度

第1页共16页证照资料管理制度（试行）1.目的为确保**公司（以下简称“公司”）战略目标的实现，推进公司“制度化、规范化、标准化、精细化”管理，保证公司证照资料使用的合法性、严肃性、权威性，维护公司形象及合法权益，杜绝证照资料滥用等违法、违规行为的发生，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各类证照资料的管理。3.证照资料的种类3.1经营许可类：营业执照（五证合一）、开户许可证、机构信用代码证、融资性金融许可证、社保登记本、贷款卡、发票领购簿等。3.2财产产权类：土地使用证、房屋所有权权证、机动车行驶证等。3.3资信类文件：公司章程、验资报告、审计报告、专项审计报告、评估报告、信用评级报告、工商年检报告等。3.4重要文件：各银行合作协议、董事会任命文件、董事会决议、政府部门公文批复等。4.证照资料申办流程4.1证照资料申办流程图第2页共16页4.1证照资料申办流程图副总经理部门经理经办人总经理证照资料办理需求4.3.1到相关机构领取清单及表单4.3.2填写《证照资料申办审批单》4.3.3准备材料、填写表单审核审核审批通过通过否否用印审批通过办理证照业务结束4.3.4取回保管否审核通过否第3页共16页4.2岗位职责：4.3流程关键控制节点：4.3.1经办人需到相关部门领取办理证照所需的各种表单及准备资料清单。4.3.2公司各类证照资料的办理由各证照的管理部门提出，并根据需要填写《证照资料申办审批单》（附件11.1），经办人需填写申请人名称、申请日期、隶属部门、申办证照名称、使用范围（或事由）等信息，经部门经理、副总经理、总经理审核/审批后方可办理。4.3.3审批手续完备后经办人准备所需资料，经部门经理审核无误后,按照公司《印章管理制度（试行）》规定办理用印。4.3.4经办人应及时领回所办证照资料，并按岗位职责分工进行登记及保管。4.4流程文件/表单4.4.1《证照资料申办审批单》（见附件11.1）岗位职责经办人1.按照要求准备材料2.按照程序履行审批手续，审批程序完备后办理证照相关事项。部门经理对所办理证照的适用性、合理性负责。副总经理依据岗位职责履行审核职责。总经理行使审批权。第4页共16页5.证照资料使用的管理5.1证照资料使用申请流程图证件及文件使用流程总经理部门经理审请人保管部门开始填写《证件外出使用审批单》或《文件使用审批记录单》审核审批是准备证件或文件复印件是领取证件或文件复印件填写登记表归还证件使用结束存档保存存档保存第5页共16页5.2岗位职责：5.3流程关键控制节点：5.3.1申请人因工作需要，借阅、复印、外出使用证照资料，应根据情况如实填写《证照资料使用审批记录单》（附件11.2）或《证照资料外出使用审批单》（附件11.3），写明事由及拟用证照资料名称、件数等进行详细说明。5.3.2证照资料保管员应建立《证照资料使用登记薄》，详细登记证照资料使用时间、用途、使用类型、申请部门、申请人等内容，并定期归档。申请人在使用证照资料前应配合证照资料保管员填写《证照资料使用登记表》（附件11.4），如需外出使用时应配合证照资料管理员填写《证照资料外出使用登记表》（附件11.5）。5.3.3公司证照资料使用外出时需随行一名人员保管，外出期间证照资料由同行人保管，不可由使用人保管。同行人对证照资料的使用范围、安全保管负责，并负责监督使用人合理用件。岗位职责申请人按照使用要求如实填写《证照资料使用审批记录单》或《证照资料外出使用审批单》，并逐级审批。申请部门经理对证照资料使用用途及范围的真实性负责。保管部门1.审核证照资料使用的用途是否合理；2.对证照资料使用的安全性负责。总经理行使审批权。第6页共16页5.3.4外出使用人只可将证照资料用于申请事由，不得用于申请证照资料事项以外的事项，使用完毕后应立即交回。5.3.5证照资料保管员只有证照提供权，没有审批权。5.3.5.1证照资料保管员不得在审核/审批手续不完备的情况下提供证照资料，如遇到特殊情况相关授权领导无法签字，应电话通知授权领导，得到许可后方可提供证照资料，并督促使用人事后补齐审核/审批手续。5.3.5.2在审批手续不符合规定时，证照资料保管员仍提供证照资料的，由证照资料保管员承担一切责任；审核/审批手续齐全，出现问题后应由申请人及审核/审批人分别承担相应责任。5.3.6公司所有部门及分支机构在对外提供证照、资料及文件时应及时登记《证照/资料/文件领用登记表》（附件11.6）5.4流程文件/表单5.4.1《证照资料使用审批记录单》（见附件11.2）5.4.2《证照资料使用登记表》（见附件11.3）5.4.3《证照资料外出使用审批单》（见附件11.4）5.4.4《证照资料外出使用登记表》（见附件11.5）5.4.5《证照/资料/文件领用登记表》（见附件11.6）6.证照资料的使用范围6.1公司所有证照资料必须按照规定范围使用，不得超出范围使用。6.2经营许可类证照的使用范围主要为：6.2.1与公司合作的各银行准入业务；6.2.2与公司合作的各银行授信业务；第7页共16页6.2.3公司银行账户的开户、变更信息、销户；6.2.4查询本公司征信；6.2.5查询复制机读档案；6.2.6办理年度审计报告业务；6.2.7办理验资报告业务；6.2.8办理工商登记、变更、年检、注销；6.2.9办理公司年度评级报告；6.2.10担保客户在办理抵押物登记时；6.2.11办理车辆保险；6.2.12办理社会保险、医疗保险及住房公积金等相关事宜；6.2.13开具增值税专用发票；6.2.14主管机构部门（国家税务总局、地税局、市财政局、省/市工业和信息化局、省担保融资协会等）；6.2.15其他。6.3财产产权类证照的使用范围：6.3.1办理车辆年检、保险；6.3.2办理房屋、土地及车辆等相关事宜；6.3.3其他。6.4资信类文件使用范围：6.4.1与公司合作的各银行准入业务；6.4.2与公司合作的各银行授信业务；6.4.3主管机构（国家税务总局、地税局、市财政局、省/市工业和信第8页共16页息化局、省担保融资协会等）；6.4.4其他。7.证照资料的保管及归档7.1公司经营许可类证照归口管理部门为财务审计部，主要负责日常经营许可类证照的保管、年检、变更等相关事宜。（融资性经营许可证由担保业务部负责办理年检）。7.2公司土地使用证、房屋所有权证归口管理部门为财务审计部，主要负责产权证照的保管、年检等相关事宜。机动车行驶证归口管理部门为总经理办公室，主要负责证照的保管及年检。7.3公司的资信类文件归口管理部门为财务审计部，主要负责公司资信类文件的日常保管，及经营所涉及的审计、验资等事项。7.4公司的重要文件归口部门为人力资源部，主要负责公司重大事项文件的发文及保管等事项。7.5各种证照资料应分类归档，归档资料应齐全完整，自证照资料申报到各种相关手续办理完毕的各类资料都应归入档案，各归口部门应留存复印件、电子档一份。7.6各类证照资料的管理部门应由部门负责人指定专人保管。7.7公司所有证照资料应入柜加锁，妥善保管，随用随取，用毕后立即存于原处。7.8证照资料保管员如有岗位变动或调离公司时，应交清所保管的证照资料及相关全部档案资料，方可办理离岗/离职手续。7.9证照资料保管员不得将证照资料随意放置或转交他人。保管员因第9页共16页故不在岗位时，应将证照资料交由本部门经理或其指定的专人临时保管，以避免影响证照资料的正常使用。7.10证照管理员对所保管的证照资料，应善加保管维护。如因个人保管或维护不善造成证照资料损坏，视情节轻重按公司《奖惩制度（试行）》处理。7.11如因证照资料保管员个人疏忽致使公司证照资料遗失，应立即上报领导并及时做出处理，在24小时内登报声明。因未及时处理造成遗失证照资料被盗用者，按公司《奖惩制度（试行）》对其处理并追究其法律责任。8.监督与检查8.1公司财务审计部负责按归口管理职责对证照资料保管、使用的合规性进行监督。8.2公司财务审计部负责对证照资料管理制度和流程的完善性、严密性进行监督和定期、不定期的审计评估。9.罚则凡违反本制度/流程规定者，视情节轻重按公司《奖惩制度（试行）》处理。10.附则10.1本制度由财务审计部制定、解释和修订。10.2本制度自发布之日起实行。11.附件11.1《证照资料申办审批单》第10页共16页11.2《证照资料使用审批记录单》11.3《证照资料使用登记表》11.4《证照资料外出使用审批单》11.5《证照资料外出使用登记表》11.6《证照/资料/文件领用登记表》第11页共16页附件11.1**公司证照资料申办审批单申请人申请日期隶属部门申请事项使用范围（或事由）：部门经理审核意见：年月日副总经理审核意见：年月日总经理审批意见：年月日第12页共16页附件11.2**公司证照资料使用审批记录单第号申请人：申请日期：部门名称：部门负责人：证照名称原件/复印件份数用途□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件总经理审批签字：年月日申请使用的证照:□经营类□资信类□财产产权类□重要文件用件情况（由当事人勾选）已用□申请人签名日期年月日已用□保管人签名日期年月日备注说明第13页共16页附件11.3证照资料使用登记表**公司年月日期证照资料名称证照资料类型申请部门申请人记录单号□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件第14页共16页附件11.4**公司证照资料外出使用审批单第号部门名称：部门负责人：使用证照类型：原件□复印件□使用日期：____年____月____日1、使用证照资料事项：2、证照资料管理人：3、证照资料名称：4、此证照资料自年月日时经总经理签字同意外出使用，外出使用期间其保管责任和使用责任均由负责。申请人：同行人：年月日总经理签字：年月日备注：1.外出期间证件资料由同行人保管，不得由使用人保管。2.使用人不得在申请使用证件资料事项以外的事项中使用证件。3.同行人对证件资料的使用范围、安全保管负责，并负责监督使用人使用内容。第15页共16页附件11.5证照资料外出使用登记表**公司日期证照名称证照类型申请部门申请人同行人外出地归还时间记录单号□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件第16页共16页附件11.6证照/资料/文件领用登记表**公司年月日期证照名称证照类型申请单位/部门用途份数领用人备注□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件□原件□复印件