九段秘书-文件资料存档

中旭九段秘书老总很多时候安排秘书负责文件资料存档工作，秘书把各部门汇总过来的文件资料拿来往电脑里一放，哪一天老总想要某个时间段发布的某个文件的时候，秘书找了半天没有找到，说：“已经找不到了，文件最新版有，但上一个版本已经被新版本覆盖了。”这个时候怎么办，销售部门某员工正在为前一个时间段发生的业绩提成问题和公司意见不一……案例：文件资料存档文件资料管理不到位，关键时刻影响大。一段秘书的做法：接文件——被动接受文件资料，并对文件资料进行简单存放。例：文件资料存档二段秘书的做法：分类别——接受文件资料之后，将文件按部门分类存放，并标明日期等基本信息。三段秘书的做法：留凭据——接受文件资料之后，分类存放，标明基本信息，并妥善保留各类原始单据。四段秘书的做法：建清单——主动跟踪收集文件资料，分类存放，保留原始单据。建立文件资料管理清单，确保资料不丢失，易查找。五段秘书的做法：及告知——主动跟踪收集文件资料，分类存放，保留原始单据，建立文件管理清单，主动进行文件资料的维护工作，如内容正误、更新、废止等。并主动通知相关人员及部门。六段秘书的做法：细统计——主动跟踪收集文件资料，分类存放，保留原始单据，建立文件管理清单，主动进行文件资料的维护，发相关通知，并进行文件资料的动态管理工作，如文件接受、维护、借阅、废止等情况的及时统计工作。七段秘书的做法：分责任——主动跟踪收集文件资料，分类存放，保留原始单据，建立文件管理清单，主动维护，发相关通知，文件动态管理工作，按照公司相关流程制度要求主动检查文件的起草、审批、流转等是否符合要求，并对文件实施权限管理、保密管理。八段秘书的做法：定标准——主动跟踪收集文件资料，分类存放，保留原始单据，建立文件管理清单，主动维护，发相关通知，文件动态管理工作，进行文件权限管理，保密管理，统一规范公司文件格式，内外部文件实施差别管理，并监督执行。九段秘书的做法：做流程——把上述过程做成标准化的“文件管理”流程，并制定相关制度保障，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把文件管理服务的结果做到九段，形成不依赖于任何能人的文件管理服务体系,通过建立一个培养九段秘书的机制来复制和超越自己!秘书要做到九段才算成功被动接收主动管理全面管理1段2段3段4段5段6段7段8段9段接文件被动接受文件资料，并对文件资料进行简单存放。分类别接受文件资料之后，将文件按部门分类存放，并标明日期等基本信息。留凭据接受文件资料之后，分类存放，标明基本信息，并妥善保留各类原始单据。建清单主动跟踪收集文件资料，分类存放，保留原始单据。建立文件资料管理清单，确保资料不丢失，易查找。及告知主动跟踪收集文件资料，分类存放，保留原始单据，建立文件管理清单，主动进行文件资料的维护工作，如内容正误、更新、废止等。并主动通知相关人员及部门。细统计主动跟踪收集文件资料，分类存放，保留原始单据，建立文件管理清单，主动进行文件资料的维护，发相关通知，并进行文件资料的动态管理工作，如文件接受、维护、借阅、废止等情况的及时统计工作。分责任主动跟踪收集文件资料，分类存放，保留原始单据，建立文件管理清单，主动维护，发相关通知，文件动态管理工作，按照公司相关流程制度要求主动检查文件的起草、审批、流转等是否符合要求，并对文件实施权限管理、保密管理。定标准主动跟踪收集文件资料，分类存放，保留原始单据，建立文件管理清单，主动维护，发相关通知，文件动态管理工作，进行文件权限管理，保密管理，统一规范公司文件格式，内外部文件实施差别管理，并监督执行。做流程把上述过程做成标准化的“文件管理”流程，并制定相关制度保障，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把文件管理服务的结果做到九段，形成不依赖于任何能人的文件管理服务体系,通过建立一个培养九段秘书的机制来复制和超越自己!结果意识强化结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。