文件控制管理制度

XXXXXXX有限公司行政人力资源部管理手册编号YY—HR—020版本/修改状态：A/0文件控制管理生效日期：2007-7-1页码：第1页共3页编制：瞿发金复审：1.目的：有效保障公司正常运营并保证各有关的生产及业务场所，使用有效版本的管理文件和数据。2.适用范围：本程序适用于所有公司管理运作之文件和数据的控制。3.职责：行政人力资源部负责文件的控制和执行。4.作业细则：4.1公司各类管理文件实行分级控制：4.1.1一级文件：公司颁布的经营政策、财务管理制度、员工守则等，一级文件须由总经理核准后方可发布。4.1.2公司其它所有通令执行的文件的颁布必须经企管办或行政人力资源部审批，必要时须报总经理批准，未经上述权责人审批而发出的文件无效。4.1.3二级文件：公司各部门因管理需要所拟订的管理办法或作业指引等。4.1.4三级文件：一般事务性通知、会议记录、转达文件等。4.2行政人力资源部作为公司各项文件的归口管理部门，公司所有通令执行的文件均由该部颁布；其权限包括但不局限于文件的编制、审批、受控发行、废止回收、执行监督等。4.3公司各部门均有义务及责任起草各项管理文件，但文件的审批以及颁布由企管办或行政人力资源部执行，未经总经理授权，任何人不得擅自颁布管理文件。违反者，对当事人处罚金50元/次，部门负责人处罚金20元/次。4.4各部门因管理需要而起草、颁布执行的内部管理文件，无需企管办或行政人力资源部审批；但与公司颁布的管理文件或员工守则有抵触时，以公司所颁布的管理文件或员工守则为准。4.5涉及公司产品技术或财务方面文件需要保密的，任何人不得擅自复印及传播；违反者对当事人处罚金100元/次，部门负责人处罚金50元/次。4.6一、二级文件需由行政人力资源部盖上「受控文件」印章后,方可发放并登录在文件/表格分发控制表上如文件被修改后，受控文件可根据本程序进行更新重发，使用者不得擅自覆印使用。4.7作废和过期的失效文件须盖上「失效文件」印，当有保留参考作用时盖上「过期保留」印，当这些文件有如下作用时不应被销毁或收回：XXXXXXX有限公司行政人力资源部管理手册编号YY—HR—020版本/修改状态：A/0文件控制管理生效日期：2007-7-1页码：第2页共3页编制：瞿发金复审：--被用于法定或法律目的的--被作为反馈和知识保存所需的4.8受控文件及数据更改的审批由该文件的原审批人员或部门进行。若指定其它部门审批时，该部门应得到原审批所依据的所有有关背景资料，以确保审批准确一致。4.9管理文件更改时，在文字的右边行尾加“★”以说明文件更改的部份。4.10各部门对管理文件有修订建议时须填写《受控文件修改申请表》，由行政人力资源部负责确认修改后重新发放。4.11部门专用受控文件，由该文件发放部门主管或经理在覆印文件上签署及写上发放日期作为受控状态。如受控文件被修改后，该文件可根据本程序更新重发，使用者不得擅自覆印使用。4.12文件编号只是出于识别需要并无特定意义，本指引不作特别规定。4.13文件内容包括但不局限于此类内容：目的、适用范围、定义或职责、作业细则或流程、编号、版次、页数等。5.附件：5.1附件一《文件/表格分发控制表》5.2附件二《受控文件修改申请表》附件表一:文件/表格分发控制表发行部门发行日期备注文件名称版次文件编号页数接收部门接收人/职位接收日期表格编号：文件/表格修订记录修订日期修订摘要备注XXXXXXX有限公司行政人力资源部管理手册编号YY—HR—020版本/修改状态：A/0文件控制管理生效日期：2007-7-1页码：第3页共3页编制：瞿发金复审：附件表二:受控文件修改申請表致行政人力资源部:本部門現申請修改下列受控文件：文件編號文件名稱版次發出部門修改原因及修改內容：______________________________________________________________部门经理：日期：