制度文件控制程序

文件编码：SGGF-AZY－QG－01山东钢铁股份有限公司制度文件控制程序版次/修改号：1/02015-09-01发布2015-09-01实施山东钢铁股份有限公司发布修改履历版次/修改号章节条款修改理由/修改内容修改人审核人批准人批准/实施日期1/0全部新增毛春友于家慧金立山贾秀光崔聚荣2015.9.1目录1目的1/72适用范围1/73定义1/74职责1/75管理内容及要求2/75.1制度文件管理流程2/75.2制度文件编制2/75.3制度文件的审批、发布4/75.4制度文件监控实施5/75.5制度文件评审5/75.6制度文件修订6/75.7制度文件废止6/75.8文件保密及归档6/76附则6/77附件7/7起草：毛春友于家慧审核：金立山贾秀光批准：崔聚荣制度文件控制程序版次/修改号：1/0页数/总页数：1/71目的为规范公司制度文件编写、编码、审核、批准、发布、执行、评审、修改、归档等的管理，对制度文件实施全过程控制，特制定本程序。2适用范围本程序适用于山东钢铁股份有限公司（以下简称“公司”)制度文件管理。3定义3.1制度文件：文件的广泛含义是指信息及其承载媒体。其能沟通意图、统一行动，有助于持续改进、具有重复性和可追溯性，并能提供客观证据。企业的制度文件主要是指组织为规范自身建设，加强内部管理，维护工作秩序，提高工作效率，经过一定程序制定并需严格遵守的各项制度文件，它是组织管理的依据和准则。公司的制度文件主要包括：方针、目标/指标、管理手册、A类文件、B类文件、标准、规范、公文、会议纪要、外来文件、记录等。3.2管理手册：规定组织管理体系的文件。公司管理手册是公司的最高法规性文件，用于阐明公司战略、企业文化、管理方针，明确公司组织结构和部门职责，描述各项业务过程、活动之间的相互关系。3.3A类文件：用于规范公司各项专业管理业务的公司级制度文件。3.4B类文件：用于部门/单位（包括直属机构，下同）内部管理或岗位操作的制度文件。4职责4.1企业管理部是公司制度文件管理体系的综合管理部门，负责本程序的修订完善；负责制定制度文件的编码规则、编写标准和管理流程；负责定期组织完善公司管理制度。4.2公司办公室负责公文管理及制度文件的档案管理。制度文件控制程序版次/修改号：1/0页数/总页数：2/74.3各专业主责部门负责相关专业管理体系制度文件的策划、起草、修订、发布和控制。4.4各子（分）公司负责根据各自体系管理要求，对本单位制度文件进行控制。5管理内容及要求5.1制度文件管理流程开始编制部门预审专业审核批准发布实施监控评审修改作废保留销毁归档结束继续使用5.2制度文件编制5.2.1日常管理制度文件由各专业主责部门/单位负责编制。制度文件必须清晰描述管理/操作内容，体现PDCA持续改进思想。5.2.2编写原则a.符合国家有关法律、法规及相关要求；b.实事求是，写所做，做所写；c.充分、适宜、可操作。5.2.3格式要求除有特殊要求的文件外，对于一般的管理程序或管理办法，原则上均要严格按照如下格式进行编制。制度文件控制程序版次/修改号：1/0页数/总页数：3/75.2.3.1采用word文档、A4纸版面排版。制度架构由封面、修改履历、目录（包括正文目录和审批目录）、页眉、正文组成。5.2.3.2封面包括：文件编码（仿宋4号），文件名称（黑体1号），版次/修改号、发布实施日期、发布单位（仿宋3号）。5.2.3.3文件名称由“管理对象”和“业务特性”两部分组成。如《设备管理办法》，管理对象是“设备”，业务特性是“管理”。5.2.3.4页眉（小4号黑体）中注明文件编码、文件名称、版次/修改号、页数/总页数，用眉线和正文分开。5.2.3.5正文（仿宋3号，特殊要求除外，图表中文字的字体字号依图表需要设计）。主要内容结构包括：目的、适用范围、引用（或相关）文件、定义、职责、管理内容及要求、记录等。5.2.4制度文件编码5.2.4.1为便于检索和管理，对公司日常管理制度文件进行统一编码，具体规则方法如下：a.管理手册编码方法：SGGF-SC—2015公司代号管理手册生效年号b.公司级A类作业文件的编码方法：SGGF-AZY－××－××公司代号A类作业文件代码部门代码作业文件顺序号c.部门B类作业文件的编码方法：SGGF-BZY－××－××公司代号B类作业文件代码部门代码作业文件顺序号（注：以上部门代码见附件）5.2.4.2文件修改换版时仍执行原编码；文件作废时，原编码作为空码保留，并根据需要用于标识新增文件。制度文件控制程序版次/修改号：1/0页数/总页数：4/75.2.4.3各子（分）公司制度文件编码由各单位按照各专业体系要求自行编制，不适用于此规则。5.2.4.4管理制度文件所附带的记录是制度的重要组成部分，其编码规则按照其所属制度编码进行相应编号。即在相应制度编码前加记录代码“JL”，后加上记录顺序号即可。例如：公司级（A类）管理制度的记录编码方法是：JL××××-×××-××-××—××文件中记录序号相应作业文件编码记录代码5.2.4.5对于运营管理中适用的法规、标准、图纸等的编码，按文件原有编码进行管理；公文编码按公文管理规定执行。5.3制度文件审批、发布5.3.1各专业主责部门负责起草拟定的公司级A类制度文件，经主责部门领导、公司分管副总经理审核通过后，报总经理或总经理办公会审核同意后发布；需要提交董事会或党委会的，董事会或党委会通过后发布。所有制度文件由文件专责人员，在公司OA网站“制度汇编”平台发布。制度文件审批发布流程如下：制度文件控制程序版次/修改号：1/0页数/总页数：5/7公司A类文件审批发布管理流程各部门文件制度主管部门公司分管领导开始起草文件体系管理专责人员网上发布发通知并组织实施结束NYY审批部门领导审核N5.3.2对已审批发布的管理制度文件，制度编制部门要及时通知有关单位，并组织制度宣贯，确保有关单位/人员及时获悉、贯彻执行。5.3.3发布新版制度文件时，要对旧版制度文件予以撤销/回收、归档管理。5.3.4办公室负责制度档案管理。如需要，已归档制度文件可以申请查阅。5.4制度文件监控实施5.4.1制度文件管理本着“谁编制、谁负责”的原则，制度文件编制部门要对所发布制度实施情况进行监控，对制度的充分性、适宜性和可操作性进行跟踪检查。5.4.2对于贯彻执行不力的制度文件，主责部门要分析原因，若属于制度编写问题，要及时修订制度；若属于执行问题，要强化管理、督促整改。5.5制度文件评审5.5.1对所有制度文件，要进行动态管控。公司每年组织一次针对管理制度整体运行情况的综合评审，并根据评审情况，确定管理制度是否需要修制度文件控制程序版次/修改号：1/0页数/总页数：6/7订、换版或作废等处置。5.5.2各专业主责部门除每年配合公司制度评审外，要根据日常管理变化需要，及时组织评审、修订相关专业管理制度，并根据评审情况，采取改进措施。制度评审、修订要保留记录。5.5.3制度文件评审处置方式主要有三种：a.文件有效，继续使用；b.需进行修订/换版；c.文件失效，需要作废。5.6制度文件修订5.6.1经评审需要修订的制度文件，由其起草部门负责组织修订。修订后的制度文件要重新走审批流程发布、实施。5.6.2制度文件修改完毕后，要填写“修改履历”，标明文件修改状态。5.7制度文件废止经评审失效的制度文件，经制度编制部门主管领导确认后予以废止，并及时撤离使用现场，具有保留价值的纸质管理制度加“作废保留”标识。5.8制度文件保密及归档5.8.1公司OA网“管理体系”控制平台中的电子版文件，用户须登录后方能查阅。5.8.2所有单位和个人不得将公司电子版或纸质体系文件对外泄露。5.8.3被更新后的旧版电子文件由公司办公室定期进行归档,其它文件按照公司档案管理办法由主责单位归档管理。6附则6.1各子（分）公司对本单位制度文件进行控制，文件编码可执行本单位体系文件编码规则。6.2本制度由企业管理部负责解释并监督执行。制度文件控制程序版次/修改号：1/0页数/总页数：7/77附件：公司各部门、直属机构代码表序号单位部门代码1办公室/党委办公室BG/DB2证券部ZQ3规划部GH4企业管理部QG5安全环保部AH6财务部CW7审计部SJ8资本运营部ZB9人力资源部RZ10法律事务部FW11组织部ZZ12党群部DQ13纪委/监察部JW/JC14销售中心XS15采购中心CG16运行协调中心YX17钢铁研究院GY18信息化中心XX制度文件控制程序版次/修改号：1/0页数/总页数：8/7人与人之间的距离虽然摸不着，看不见，但的的确确是一杆实实在在的秤。真与假，善与恶，美与丑，尽在秤杆上可以看出；人心的大小，胸怀的宽窄，拨一拨秤砣全然知晓。人与人之间的距离，不可太近。制度文件控制程序版次/修改号：1/0页数/总页数：9/7与人太近了，常常看人不清。一个人既有优点，也有缺点，所谓人无完人，金无赤足是也。初识时，走得太近就会模糊了不足，宠之；时间久了，原本的美丽之处也成了瑕疵，嫌之。与人太近了，便随手可得，有时得物，据为己有，太过贪财；有时得人，为己所用，也许贪色。贪财也好，贪色亦罢，都是一种贪心。与人太近了，最可悲的就是会把自己丢在别人身上，找不到自己的影子，忘了回家的路。这世上，根本没有零距离的人际关系，因为人总是有一份自私的，人与人之间太近的距离，易滋生事端，恩怨相随。所以，人与人相处的太近了，便渐渐相远。人与人之间的距离也不可太远。太远了，就像放飞的风筝，过高断线。太远了，就像南徙的大雁，失群哀鸣。太远了，就像失联的旅人，形单影只。人与人之间的距离，有时，先远后近；有时，先近后远。这每次的变化之中，总是有一个难以忘记的故事或者一段难以割舍的情。有时候，人与人之间的距离，忽然间近了，其实还是远；忽然间远了，肯定是伤了谁。人与人之间的距离，如果是一份信笺，那是思念；如果是一个微笑，那是宽容；如果是一句问候，那是友谊；如果是一次付出，那是责任。这样的距离，即便是远，但也很近。最怕的，人与人之间的距离就是一句失真的谗言，一个不屑的眼神，一叠诱人的纸币，或者是一条无法逾越的深谷。这样的距离，即便是近，但也很远。人与人之间最美的距离，就是不远不近，远中有近，近中有远，远而不离开，近而不相丢。太远的距离，只需要一份宽容，就不会走得太远而行同陌人；太近的距离，只需要一份自尊，就不会走得太近而丢了自己。不远不近的距离，多像一朵艳丽的花，一首悦耳的歌，一首优美的诗。人生路上，每个人的相遇、相识，都是一份缘，我们都是相互之间不可或缺的伴。人与人之间的距离虽然摸不着，看不见，但的的确确是一杆实实在在的秤。真与假，善与恶，美与丑，尽在秤杆上可以看出；人心的大小，胸怀的宽窄，拨一拨秤砣全然知晓。人与人之间的距离，不可太近。与人太近了，常常看人不清。一个人既有优点，也有缺点，所谓人无完人，金无赤足是也。初识时，走得太近就会模糊了不足，宠之；时间久了，原本的美丽之处也成了瑕疵，嫌之。与人太近了，便随手可得，有时得物，据为己有，太过贪财；有时得人，为己所用，也许贪色。贪财也好，贪色亦罢，都是一种贪心。与人太近了，最可悲的就是会把自己丢在别人身上，找不到自己的影子，忘了回家的路。这世上，根本没有零距离的人际关系，因为人总是有一份自私的，人与人之间太近的距离，易滋生事端，恩怨相随。所以，人与人相处的太近了，便渐渐相远。人与人之间的距离也不可太远。太远了，就像放飞的风筝，过高断线。太远了，就像南徙的大雁，失群哀鸣。太远了，就像失联的旅人，形单影只。人与人之间的距离，有时，先远后近；有时，先近后远。这每次的变化之中，总是有一个难以忘记的故事或者一段难以割舍的情。有时候，人与人之间的距离，忽然间近了，其实还是远；忽然间远了，肯定是伤了谁。人与人之间的距离，如果是一份信笺，那是思念；如果是一个微笑，那是宽容；如果是一句问候，那是友谊；如果是一次付出，那是责任。这样的距离，即便是远，但也很近。最怕的，人与人之间的距离就是一句失真的谗言，一个不屑的眼神，一叠诱人的纸币，或者是一条无法逾越的深谷。