文件控制和维护管理程序

中咨公路养护检测技术有限公司程序文件文件编号：CHEMTC-Ⅱ-02-2010第1页共12页文件控制和维护管理程序第1版第0次修订颁布日期：2010年10月20日1.目的规定公司管理体系组成文件的控制要求并进行控制，确保管理体系的各个场所使用的文件均为现行有效版本，以保证在公司内沟通意图、统一行动。2.范围适用于公司管理体系组成的所有文件（包括适当范围内的外来文件）的控制。3.职责3.1公司总经理批准发布《质量手册》、总体目标、质量方针和质量目标。3.2质量负责人组织制定和监督《文件控制和维护管理程序》。3.3档案管理员组织实施和归口管理《文件控制和维护管理程序》。4.工作程序4.1体系文件架构4.1.1公司管理体系文件架构分为以下层次：1)《质量手册》(含质量方针和质量目标)，规定管理体系的质量方针和组成要求及其管理要求；2)程序文件和检测方法(包括记录用表格)，规定管理要求和检测活动的实施途径；3)管理类和技术类作业指导书文件(包括记录用表格)，有关任务如何实施和记录的详细描述；4)质量记录、技术记录，阐明所取得的结果或提供所完成活动的客观证据。4.1.2文件分为受控文件和非受控文件。受控文件加盖“受控”印章，并制定《受控文件总览表》，非受控文件只进行编号。4.1.3受控文件包括《质量手册》、程序文件、检测方法及其所需附加细则，供应商提供的说明书和用户手册，设备操作指导书，技术手册、检测样品处置和准备操作指导书等。中咨公路养护检测技术有限公司程序文件文件编号：CHEMTC-Ⅱ-02-2010第2页共12页文件控制和维护管理程序第1版第0次修订颁布日期：2010年10月20日4.1.4各职能室制定本室《受控文件总览表》，并交档案管理员一份备案。4.1.5所有文件的发布应由档案管理员填写《发文登记表》。4.2管理体系文件标识4.2.1第一层次文件编号为:CHEMTC－I－XXXX-X/XABCDA——本公司名称的字母缩写B——文件层次C——年份D——文件版本号/文件修改号4.2.2第二层次文件编号为:CHEMTC－Ⅱ－XX－XXXXABCDA——本公司名称的字母缩写B——文件层次C——文件流水号（如01、02、03……）D——年份第二层次中表格记录编号为：CHEMTC—II—XX/XX—X/XABCDA—本公司名称的字母缩写B—文件层次C—文件程序流水号/表格记录序号（如01/01，02/01，03/02……….）D—文件版本号/文件第N次修改编号4.2.3第三层次文件编号为:CHEMTC－Ⅲ－XXXX－XXXABCD中咨公路养护检测技术有限公司程序文件文件编号：CHEMTC-Ⅱ-02-2010第3页共12页文件控制和维护管理程序第1版第0次修订颁布日期：2010年10月20日A——本公司名称的字母缩写B——文件层次C——文件类别代码(用汉语拼音第一个字母的组合表示，)D——文件流水号（如001、002、003……）文件类别的代码说明如下：(l)管理制度：行政管理制度：XZGL(2)检测/检查实施细则：a.机电产品：XZJCb.机电施工：XZJSc.交安产品：XZACd.交安施工：XZASe.通用：XZTYf.土建材料：XZTJg.桥梁：XZQLh.隧道：XZSDi．检查：XZTC(3)仪器使用规程：a.通用：YQTYb.机电：YQJDc.交安：YQJAd.桥隧：YQJG(4)仪器设备期间核查规程：YQQH(5)仪器设备验证规程：YQZJ(6)模具自查规程：MJZC中咨公路养护检测技术有限公司程序文件文件编号：CHEMTC-Ⅱ-02-2010第4页共12页文件控制和维护管理程序第1版第0次修订颁布日期：2010年10月20日(7)工具自查规程：GJZC(8)其它规定：QTGD4.3文件的制定与审批4.3.1质量负责人组织编写和审核《质量手册》，公司总经理批准。4.3.2质量负责人组织综合部编写和审核管理类程序文件，公司总经理批准。综合部组织编写管理类作业指导书，质量负责人批准。4.3.3技术负责人组织技术部、各检测部编写和审核技术类程序文件，公司总经理批准。各检测室组织编写技术类作业指导书以及检测方法和作业指导书所需记录表，负责人审核、技术负责人批准。4.3.4技术负责人负责审核检测方法确认记录，批准检测方法投入使用。4.4文件的发放4.4.1档案管理员根据文件所涉及的部门或文件审批人的要求决定文件发放范围及数量，确保所有部门都有相应的文件。发放的所有与质量活动有关的文件均为“受控文件”，在文件首页或封面加盖文件受控专用章。发放时，填写《体系文件发放与回收登记表》并请收文部门或个人签名。4.4.2文件的发放范围手册：公司总经理、技术负责人、质量负责人、综合部负责人、各检测部负责人、经营部负责人、技术部负责人及关键岗位人员；程序文件：公司总经理、技术负责人、质量负责人、综合部负责人、各检测部负责人、技术部负责人、经营部负责人、相关人员；作业指导类文件：各检测部负责人、技术部负责人、和相关岗位人员。4.4.3档案管理员保存《体系文件发放与回收登记表》。4.5文件的更改4.5.1文件需要更改时，由文件制定单位提出，更改提出人或文件更改单位的负责人填写《文件更改申请表》，说明更改原因及更改意见，由原审批人审批，若因某中咨公路养护检测技术有限公司程序文件文件编号：CHEMTC-Ⅱ-02-2010第5页共12页文件控制和维护管理程序第1版第0次修订颁布日期：2010年10月20日种特殊原因需由其他人员进行审批时，需调阅相关背景资料以供参考。4.5.2更改后的文件经原审批人审批后，由档案管理员按发放范围发放修改后的文件，同时回收相应的作废文件，在《体系文件发放与回收登记表》上作相应记录。《体系文件发放与回收登记表》由档案管理员保存。4.5.3文件更改采用的方式(换页成整份换版)、更改生效时间，应在《文件修订页》上注明。4.5.4文件手写修改的程序和权限同4.5.1，手写修改时清晰地标注修改之处、修改和批准人的签名及日期，手写修改的文件应尽可能快地正式发布。4.6文件的换版、作废和销毁4.6.1文件经三次更改，或更改内容较多，或已有大幅度改动时，应颁布新版本，原版文件作废，并按该文件规定的发放范围及时换发新版本。4.6.2作废的文件(或文件的作废页)由档案管理员及时从使用场所收回后，在作废文件上加盖“作废”印章。无保留价值的作废文件由综合部审核，经质量负责人或技术负责人批准后统一销毁，并填写《文件作废销毁登记表》销毁文件应有见证人签字确认。4.6.3为法律或积累知识目的而保留的任何作废文件，由档案管理员加盖“作废““留用”标识，负责保存，隔离存放。4.6.4对非受控文件的持有者不作更改通知，也不发放文件更改后的新版本4.7文件的领用4.7.1当因文件丢失、严重破损或其他情况(如提供给客户、供应商、认证机构等)而需申请领用时，由申请者填写《文件资料补发申请表》，经综合部审核，质量负责人或技术负责人批准后方可领用。4.7.2领用者凭审批后的《文件资料补发申请表》到综合部领用，综合部做好发放和回收记录，按本程序4.4条款和4.5条款的有关条款执行。4.7.3因破损而重新领用的新文件时，在原发放号后加“－×”，并收回相应旧中咨公路养护检测技术有限公司程序文件文件编号：CHEMTC-Ⅱ-02-2010第6页共12页文件控制和维护管理程序第1版第0次修订颁布日期：2010年10月20日文件；丢失补发的文件应给予新的分发号，并在《受控文件总览表》中注明已丢失文件的发放号失效。4.8文件管理4.8.1文件经拟制、审核、批准后，批准的原版文件由档案管理员保存，并按文件发放范围和数量复制发放，执行本程序4.4条款的规定。4.8.2文件的借阅：内部人员需要借阅有关文件时需填写《文件资料借阅登记表》，根据借阅文件的类型，保密文件经技术负责人或质量负责人批准后，方可向档案管理员办理借阅手续。4.8.3文件的保密：文件持有者和保管者未经批准，不得将文件私自外借、复印和向外传达，离岗时应将文件交回档案管理员。4.8.4外部文件的更新：由档案管理员负责对标准、规范、规程的跟踪，在每年年初制定《标准、规范、规程查新跟踪计划》，在计划中应明确每个季度准备查新的标准、规范、规程的内容，然后按照计划定期跟踪，如发现有标准、规范、规程更新版本，应报公司技术负责人确认，然后由档案管理员购置，填写《标准、规范、规程查新跟踪实施记录》，并予以保管，被替代标准加盖“作废”标识章。4.8.5记录的管理与登记：记录包括检测/检查报告、原始记录、体系运行中产生的记录等。记录归档需填写《归档资料登记表》，详见《记录管理程序》。4.8.6非受控文件的管理：非质量体系受控文件由档案管理员统一编号后保存，各部门需填写《文件资料借阅登记表》后方可借阅。4.8.7档案管理员负责公司文件的保管，各职能室负责本室文件的保管，应保证文件保存在干燥通风和安全的地方。4.8.8档案管理员每年12月对文件保管情况进行全面检查，内部文件对应于《受控文件总览表》，外部文件对应于《技术规范和标准目录》及《收文登记表》，当内、外文件发生变化，应及时将其发放给文件使用部门，并更新明细清单或在清单中备注清楚。中咨公路养护检测技术有限公司程序文件文件编号：CHEMTC-Ⅱ-02-2010第7页共12页文件控制和维护管理程序第1版第0次修订颁布日期：2010年10月20日4.8.9文件持有者应对其进行妥善保管，不得损坏、随意涂抹，不准私自外借，应确保文件的清晰、整洁、完好，易于识别。4.8.10内部审核时，内审组长组织对文件的符合性、适宜性和适用性进行审查，提出修订需求和建议。4.8.11管理评审前，质量负责人组织对文件的符合性、适宜性和适用性进行审查，提出修订需求和建议。4.8.12审查结果表明，文件需要修订和更新，执行本程序4.5条款的规定。4.8.13所有文件均应有适当的保存期，就文件的性质和重要程度而定，一般分为3～10年。4.9外来文件的控制4.9.1直接可用的外部文件，由综合部负责人或其它各部门负责人审核，技术负责人或质量负责人批准后方可使用。文件的发放和管理按照本程序4.4条款和4.7条款执行。4.9.2新采用的检测方法或变更和修改的检测方法须进行方法确认，由技术负责人审核批准后才能用于对客户的检测服务。4.9.3采用的外来文件应按受控文件管理，在检测/检查工作结束后应随同检测报告一起归档或按要求交回委托方。4.10计算机系统中文件的控制公司保存在计算机系统中的文件按《数据控制程序》规定执行。5．相关文件5.1《记录管理程序》CHEMTC－Ⅱ－13－20105.2《数据控制程序》CHEMTC－Ⅱ－30－20106.相关记录6.1《体系文件发放与回收登记表》CHEMTC－II－02/01-1/06.2《技术规范和标准目录》CHEMTC－Ⅱ－02/02-1/0中咨公路养护检测技术有限公司程序文件文件编号：CHEMTC-Ⅱ-02-2010第8页共12页文件控制和维护管理程序第1版第0次修订颁布日期：2010年10月20日6.3《发文登记表》CHEMTC－Ⅱ－02/03-1/06.4《收文登记表》CHEMTC－Ⅱ－02/04-1/06.5《文件更改申请表》CHEMTC－Ⅱ－02/05-1/06.6《文件作废销毁登记表》CHEMTC－Ⅱ－02/06-1/06.7《文件资料补发申请表》CHEMTC－Ⅱ－02/07-1/06.8《文件修订页》CHEMTC－Ⅱ－02/08-1/06.9《文件资料借阅登记表》CHEMTC－Ⅱ－02/09-1/06.10《受控文件总览表》CHEMTC－Ⅱ－02/10-1/06.11《归档资料登记表》CHEMTC－Ⅱ－02/11-1/06.12《标准、规范、规程查新跟踪计划》CHEMTC－Ⅱ－02/12-1/06.13《标准、规范、规程查新跟踪实施记录》CHEMTC－Ⅱ－02/13-1/0中咨公路养护检测技术有限公司程序文件文件编号：CHEMTC-Ⅱ-02-2010第9页共12页文件控制和维护