文件管理制度

1目的对质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。2范围适用于与质量管理体系有关的内部文件、外来文件和资料的控制。3职责3.1质量手册由综管部负责编制，管理者代表审核，总经理批准。程序文件由各职能部门负责编制，管理者代表审核，总经理批准。作业指导书由各职能部门编制、审核，管理者代表批准。3.2文管负责质量体系文件的发放、更改、回收管理。3.3外来技术标准、图纸由综管部接收并转发。3.4综管部负责组织对现有体系文件的定期评审。4工作程序：4.1质量体系文件和资料的制定、审核、批准、按下列规定执行：序号文件类别组织制定审核批准1质量手册综管部管理者代表总经理2程序文件相关部门管理者代表总经理3作业文件相关部门部门经理管理者代表4记录表格相关部门部门经理管理者代表4.2质量体系文件和资料的归口、分类、编号。4.2.1各类文件按4.1规定编制完成后，由管理者代表负责组织各分管部门参加对文件的适用性、符合性进行会审，批准。批准后的文件需要修改或更新时，要再次批准。4.2.2经公司审批的质量体系文件和资料均应交综管部归口管理。4.2.3文管负责将收到的质量体系文件和资料按以下4.3规定进行编号。4.3文件编号和版本规定4.3.1质量手册的编号质量手册编号：QM-001其中：QM是质量手册英语缩写;001表示顺序号；4.3.2程序文件编号管理体系程序编号：MP-000其中：MP是管理体系程序的英语缩写；000表示顺序号，用三位数字表示。4.3.3作业指导书编号WI-000其中：WI是作业指导的英语缩写。000表示顺序号，用三位数字表示。4.3.4记录编号R-XX-000-00其中：R是记录的英语缩写。XX-000表示相关的程序文件或作业指导书的编号。00表示顺序号，用两位数字表示。4.3.5外来文件的编号外来文件的编号，用“ZY000”进行编号。例如：ZY001，表示专用第1号外来文件。4.3.6文件的版本第一次制订时用1.0表示，小部分修订时用1.1-1.5等表示，大部分修订或换版时用2.0、3.0……等表示。4.3.7记录表单的版本第一次制订时用1.0表示，修订时用2.0、3.0……等表示。4.4文件的发放、领用、借阅和复制4.4.1质量体系文件分为“受控”和“非受控本”，“受控本”仅限于公司内部和审核部门使用；“非受控本”为某种需要提供给公司以外的组织或个人使用。4.4.2文管制定《受控文件清单》，确定发放范围，经主管批准后，按清单统一分发，在《文件发放、回收记录》上登记，并将要分发的文件封面加盖“受控文件章”，并给出分发号，收文者应在《文件发放、回收记录》上签字。4.4.3文件的领用a)文件使用者应在《文件发放、回收记录》签名后方可领用文件；b)因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；各部门分发号如下：部门总经理管代综管部经营部技术部工程部采购部生产部分发号0102030405060708c)因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；如同一个部门里面有分部门时，采用部门分发号加序号，如经营部：04-01……。d)发放部门作好相应发放签收记录。4.4.4文件的借阅、复制借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写《文件借阅、复制记录》，由管理者代表审批后向文件管理人借阅、复制。复制的受控文件必须按4.4.2规定由文管办理发放手续。4.5文件和资料的保管。4.5.1质量体系文件和资料的原件由文管负责保存。文件必须分类存放在干燥通风，安全的地方。4.5.2已分发的质量体系文件和资料由文件持有部门指定专人负责保管。任何人不得在受控文件上乱涂划改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。4.5.3文管每季度对各部门文件保管情况进行检查，确保公司各部和使用最新版本的文件和资料。当文件更新后，相应的《受控文件清单》也应予以更新。4.5.4计划、采购文件、通知书、清单等一次性有效文件由审批人批准后生效，不受上述规定限制。此类文件的发放，接收人在原件的背面签字作为接收的证据。4.6文件的更改。4.6.1文件需要更改时，由需要更改的部门提出并填写《文件更改申请单》，说明更改理由并按4.1的规定审批后，交文管保存。文管负责同时按《受控文件清单》和《文件发放、回收记录表》进行更改。4.6.2文件和资料的更改一般由原审批部门／人审批，若指定其他部门／人审批的，审批人应获得管理代表的授权，以保证更新的适用性。4.6.3所有被更改的原文件必须由文管收回，以确保有效文件的唯一性。原稿文件应加盖“作废文件”章，和“文件更改申请单”一起存档、备查。4.6.4“非受控”文件不作修改控制。4.7文件的作废与销毁4.7.1所有失效或作废文件由文管人员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废文件”印章，确保防止作废文件的非预期使用。4.7.2为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识，加盖“作废文件”印章。4.7.3对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请单》，经管理者代表批准后，由文管人员负责销毁。4.8外来文件的控制4.8.1各部门收到外来文件，需由主管确认其适用性，并交由文管保管。需要分发时，由文管控制分发以确保其有效。文管员应制订“外来文件清单”。4.8.2综管部负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本。4.9每年3月由综管部组织对现有质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适用性评审，必要时予以修改，执行4.6条款规定。4.10对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。电子文档统一由文管负责存贮和备份。4.11作为记录的文件应执行《记录控制程序》。