文件资料管理办法

文件资料管理办法编制：2015.09.12审核：2015.09.12批准：2015.09.12版本：A/0版受控状态：受控编号：管理文件文件资料管理办法版本：A版修订状态：02015-09-12批准2015-09-12实施第1页共7页1、适用范围及目的本办法适用于公司质量管理体系运行的文件控制，既包括本公司内部文件，也包括外来文件。通过对质量管理体系文件的规范控制，确保质量管理体系运行各场合使用的文件均为适用、有效版本，防止作废和失效文件的非预期使用。2、术语和定义本办法采用ISO9000：2005标准中术语、定义和国际铁路行业标准中附录6、附录7铁路行业的术语、定义及缩略语。3、职责3.1技术质控部：负责管理制度的编制、使用和管理，并监督执行。3.2综管部：负责组织工作手册的编制、使用和管理，并监督执行。负责本部门管理文件的编制、修订、补发、废止及过程中的使用和管理。3.4其它部门：负责本部门管理文件的编制、修订、补发、废止及过程中的使用和管理。4、管理程序4.1管理体系文件分类4.1.1工作手册4.1.2技术文件4.1.3外来文件（包括公司适用法规要求、顾客文件、标准等）4.1.4质量手册4.1.5质量目标4.1.6质量方针4.1.7程序文件4.1.8公司规定所需的质量记录。4.2质量体系文件的编码4.2.1质量管理体系文件（除技术文件）编号为JF-JT-GLXX-Y（X表示部门工作手册，Y表示工作手册的序号）。管理文件文件资料管理办法版本：A版修订状态：02015-09-12批准2015-09-12实施第2页共7页4.2.2技术文件：执行《产品图样及设计文件通用件图样及设计文件结构代码》之规定。4.2.3质量记录：编号格式为产生该记录的文件编号+三位阿拉伯数字。4.3质量管理体系文件编制、审核、批准4.3.1工作手册:工作手册由综管部组织各部门进行编写，由分管副总经理审核、总经理批准后执行。工作手册内容包括：组织机构、职位说明书及部门职责、管理制度等内容。4.3.2技术文件技术文件由技术部组织编制，技术部长审核，副总经理批准后执行。4.3.3外来文件4.3.3.1技术质控部负责编制《外来文件清单》。4.3.3.2外来文件由各部门接收并登记，经总经理审批后，将其分发到所需要的相关部门，原稿由各部门负责存档保管；如需将其转换为公司内部文件时，其编制、修订、补发、废止等由各部门按文件编制、审核、批准的规定进行。4.4文件有效性的控制质量管理体系文件有效性通过受控文件和非受控文件标识加以识别，对受控文件加盖“受控”标识。4.5文件的发放4.5.1质量管理体系文件通过编号、版本号控制分发，并应有文件发放记录。4.5.1.1技术文件的发放，由生产班组依据生产计划领取技术文件。4.5.1.2工艺文件的发放由工艺员对其有效性签认后下发。4.5.2文件丢失后，当事人应作出说明，对不能追回的由当事人申请补发，文件管理部门补发，并在文件发放记录上注明丢失文件的分、发号作废，防止误用。4.5.3文件破损影响使用，可申请更换，文件管理部门发放新文件时应同时收回破损文件，并有回收记录。4.5.4接收文件的部门，保持文件接收记录。4.5.5发放给供应商的文件应在文件发放记录上注明供应商的名称，发放日期，接收单位的人名等。4.6文件的更改管理文件文件资料管理办法版本：A版修订状态：02015-09-12批准2015-09-12实施第3页共7页4.6.1文件需要更改时，应填写《文件更改申请》单，说明更改理由，对重大更改还需经过评审后，方可实施。4.6.2文件经多次更改（不超过10次）或更改幅度达40%时应进行换版，原版本文件作废（版本用A、B、C......表示，更改状态用0、1、2、3......表示）。4.6.3更改后的文件应进行相应的审核、批准；与顾客有关的文件的更改需经顾客审核或会签后方可实施。4.6.4文件更改批准后，注明更改性质、标记、更改日期，并重新发放，同时收回作废文件。4.6.5需保留为资料的作废文件需进行标识，不需保留为资料的全部销毁。4.6.6技术文件的更改执行《工艺文件管理制度》之规定。4.7文件的保存、作废、销毁、借阅与复制4.7.1文件的保存4.7.1.1文件应有序地存放以便于存取和查阅，存放处必须干燥通风并安全；4.7.1.2综合管理员按《公司今目标管理办法》规定执行。4.7.1.3任何人不得在文件上乱涂划改，不准私自外借。应防止文件的破损，确保文件的清晰、易于识别和检索。4.7.2文件的作废与销毁4.7.2.1对需销毁的文件，由相关部门填写文件销毁申请，经分管领导批准后，统一销毁。根据文件重要程度或收回难度，可采取书面通知方式，要求文件持有人自行销毁。4.7.2.2所有失效或作废文件由相关部门及时从所有发放或使用场所撤出，进行销毁，确保防止作废文件的非预期使用；4.7.2.3需需保留为资料的作废文件均应进行适当的标识。4.7.3文件的借阅借阅时应办理借阅手续，在文件借阅登记表上进行登记，并按时归还。4.8外来文件的控制4.8.1外来文件包括各种标准、顾客要求说明书、特定的顾客文件及法律法规要求等。接收部门需识别其适用性，控制分发以确保其有效，并建立《外来文件清单》。4.8.2技术部负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本。管理文件文件资料管理办法版本：A版修订状态：02015-09-12批准2015-09-12实施第4页共7页4.8.3技术部提供给供应商的文件(如提供给外协厂的加工图纸、技术规范等),应做好发放登记(填写文件发放记录)及更改、作废的控制。4.8.4提供给客户的技术文件,需公司总经理批准后发放给客户做好发放记录。5质量记录5.1文件发放/回收记录………………JF-JT-GLJS-17-015.2文件接收记录……………………JF-JT-GLJS-17-025.3文件更改申请……………………JF-JT-GLJS-17-03管理文件文件资料管理办法版本：A版修订状态：02015-09-12批准2015-09-12实施第5页共7页文件发放/回收记录编号：JF-JT-GLJS-17-01版次：A/0NO：年份-序号发放部门：序号文件编号/版本文件名称接收部门发放数量发放日期签收回收数量日期签收处置方式管理文件文件资料管理办法版本：A版修订状态：02015-09-12批准2015-09-12实施第6页共7页发放/回收人：审核：年月日文件接收记录编号：JF-JT-GLJS-17-02版次：A/0NO：年份-序号发放部门：序号文件编号/版本文件名称数量文件来源接收日期签收管理文件文件资料管理办法版本：A版修订状态：02015-09-12批准2015-09-12实施第7页共7页汇编：审核：年月日文件更改申请编号：JF-JT-GLJS-17-03版次：A/0NO：年份-序号文件名称文件编号/版本编制部门建议更改内容：建议人：年月日更改理由：主管部门意见：1、直接采纳囗2、组织评审囗部门主管：年月日评审意见：评审人员签名：管理文件文件资料管理办法版本：A版修订状态：02015-09-12批准2015-09-12实施第8页共7页年月日更改方式手改囗/换页囗或更改状态批准日期生效日期