公文培训PPT

培训人：江加春公文处理培训一、培训依据1．最新《国家行政机关公文处理办法》（自2001年1月1日起施行）2．《国家行政机关公文格式》（国务院办公厅秘书局2000年11月编）3．最新《安徽省行政机关公文处理实施细则》（自2001年1月1日起施行）：本实施细则适用于全省各级行政机关，原则上也适用于省内各企业、事业单位。4．以往在行政机关的工作经验（主要是基于中央和地方政府公文的常见处理方式）二、培训目的提升集团员工的公文处理水平；进一步规范集团及各公司行文；使企业内部交流更通畅；树立大企业的对外形象。三、公文处理的定义1．什么是公文？行政机关的公文(包括电报)，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。2．什么是公文处理？公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。四、培训重点本堂课重点介绍公文的办理，主要讲公文种类、公文格式、行文规则、发文办理和收文办理。五、培训方式1.主要是基于企业与行政机关的不同之处，有所侧重地进行交流，不求面面俱到；2.结合实例，力求客观、形象，便于大家掌握。六、培训内容（一）公文种类行政机关的公文种类主要有：1．命令（令）2.决定3.公告4.通告5.通知6.通报7.议案8.报告9.请示10.批复11.意见12.函13．会议纪要企业比较常用的公文种类决定通知、通报报告、请示会议纪要决议（党的机关公文种类）1、决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。如《关于对××公司××人的处理决定》2、通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。区分一下印发、转发、批转：“印发”的原文制作和来文渠道都是本机关。如《省政府关于印发省行政执法过错责任追究暂行办法的通知》。“转发”的原文制作和来文渠道是上级机关、不相隶属机关和下级有自主行文权的机关。如省政府办公厅转发《国务院关于进一步加强自然保护区管理工作的通知》“批转”的原文制作和来文渠道是下级职能部门，下属部门提出意见、建议，但又无直接行文权或下文力度不大，必须报上级机关批准、转发到有关部门和单位落实。如《县政府批转县供电局关于做好农村电网改造意见的通知》注意公文中忌讳“关于……关于……”、“通知的通知……”，应掌握技巧。3、通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。如《关于空调使用情况检查的通报》4、报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。如《关于光彩大市场停车场启用情况的报告》5、请示适用于向上级机关请求指示、批准。如《关于恢复销售光彩四期商务花园及周边有关商铺的请示》6、会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。如股东会会议纪要、董事会会议纪要、总裁办公例会纪要等。7.决议（党的机关公文种类）用于经会议讨论通过的重要决策事项。如股东会决议、董事会决议等。（二）公文格式公文格式包括体式和版式。主要讲体式：一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。说明：这里讲的“一般”是指公文体式比较完整的情况，但实际公文处理中，并不完全使用上述所有的组成部分，怎样使用，要依情况而定。（二）公文格式（续）在企业，很少使用秘密等级和保密期限、紧急程度、附注、主题词。就我集团而言，因现在使用OA电子办公系统，无需印发纸质材料，因此印发机关和印发日期都无需在公文里出现，以免多余。企业公文体式经常使用的部分1.发文机关标识（文件头）一般由发文机关全称或规范化的简称加“文件”二字组成，如，安徽省南翔贸易（集团）有限公司文件。对一些特定的公文，可只用发文机关全称或规范化的简称来标识。如，安徽省南翔贸易（集团）有限公司。几个机关联合行文，可用主办机关名称作为发文机关标识，也可用几个机关名称作为发文机关标识，但应将主办机关排列在前。如，安庆投资、经营两家公司联合发文，如果主办单位为投资，既可以安徽南翔投资有限公司文件作为发文机关标识；也可采取投资、经营两家公司上下排列，后接“文件”二字的方式。2.发文字号由机关代字、年份和序号组成。如南集总办字〔2012〕38号，“南集总办字”就是南翔集团总裁办的代字，2012是年份，用六角号括起来，38号就是序号，38前面不加0，也不加“第”字。几个机关联合行文，只标注主办机关发文字号。有发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识的公文，发文字号一般标注在发文机关标识之下、横线上方居中（附1），上行文标注在横线上方左侧（附2）。附1：安徽省南翔贸易（集团）有限公司文件南集字〔2012〕24号关于对××路××问题相关责任人的处理通报（正文略）附2：安徽省南翔贸易（集团）有限公司文件南集字〔2012〕17号签发人：马士恒关于帮助解决南翔07-04-05-02地块规划条件问题的请示（正文略）只用发文机关名称作发文机关标识的公文，发文字号一般标注在横线之下、公文标题之上的右侧。安徽省南翔贸易（集团）有限公司南集总办字〔2012〕8号关于发放2012年度防暑降温用品的通知（正文略）3.签发人上行文一般应注明签发人姓名，标在发文机关标识之下、横线以上右侧位置，同时，发文字号移至左侧。安徽省南翔贸易（集团）有限公司文件南集字〔2012〕29号签发人：马士恒关于光彩大市场停车场启用情况的报告（正文略）4.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文机关；例：××市政府办公室关于中秋国庆节放假的通知为避免公文标题累赘，有发文机关标识的，也可不标明发文机关。××市人民政府办公室文件关于中秋国庆节放假的通知（正文略）4.公文标题（续）公文标题中，除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。判断：1.关于中秋节、国庆节放假的通知（）2.关于印发《欢乐六一，尽在南翔活动方案》的通知（）3.关于印发《安徽省行政机关公文处理实施细则》的通知（）4.公文标题（续）公文标题中，除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。判断：1.关于中秋节、国庆节放假的通知（×）2.关于印发《欢乐六一，尽在南翔活动方案》的通知（×）3.关于印发《安徽省行政机关公文处理实施细则》的通知（√）5.主送机关主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。除“公告”、“通告”外，其他文种的公文都应标明主送机关。“决定”视发送范围、对象确定是否标明主送机关。主送机关应当使用全称或规范化简称、统称，顶格单独标列在标题之下、正文的上行，其中“会议纪要”的主送机关标列在公文末页下端、抄送机关之上。如总裁办公例会纪要中：主送：董事会，总裁团队，各公司，各部门。抄送：股东会，监事会。6.附件公文如有附件，应在正文之后，成文日期之前注明附件顺序和名称。在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。7.成文日期以领导人签发的日期为准。会议纪要第24号安徽南翔集团总裁办2012年7月2日2012年6月30日上午在四楼视频会议室（略）7.成文日期几个机关联合发文，以最后一个机关领导签发的日期为准；电报（传真）以发出日期为准；会议讨论通过的“决定”“决议”，可以通过的日期为准，并应在标题之下、正文之前，用小于标题字号的另一种字体注明会议名称和通过日期，加上圆括号。中国共产党郑州市第十次代表大会关于中共郑州市第九届委员会工作报告的决议（2011年9月1日中共郑州市十次党代会通过）8.印章公文除会议纪要、电报（传真）外，一律加盖印章。电话传真最后落款除了成文日期外，一定要标注发文单位。联合上报的公文，可由主办单位加盖印章；联合下发的公文，都应加盖印章；联合发文机关达到3家以上的，必须既落款又加盖印章，并将主办机关排列在前。如何用印？总的要求：上不压正文，下骑年跨月。8.印章（续）A、单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空7字；加盖印章应上距正文2mm—4mm（防止添加公文），端正、居中下压成文时间（体现印章的严肃性）。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。8.印章（续）B、联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。9、附注公文如有附注，如“此件不得登报”、“此件发至乡镇”等，应标注在成文日期左下方、主题词之上，并加圆括号。如属请示件，应在该处注明联系人的姓名和电话。联系人一般以本机关经办处室负责人为宜。安徽省南翔贸易（集团）有限公司文件南集字〔2012〕27号签发人：马士恒关于恢复销售光彩四期商务花园及周边有关商铺的请示（正文略）二〇一二年七月三十日（联系人：金友训，13905564888）注意事项当正文排版后占满全页不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。9、抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。抄送机关多的，应依上级机关、平级机关、下级机关次序排列；同一层次的依党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、群团组织顺序排列。三、行文规则1.请示“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。2.报告“报告”不得夹带请示事项;公文文种不得用“请示报告”一类混合文种。对“报告”中夹带请示事项的公文，收文机关可按报告处理，不予答复。3.除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关的名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”；如属上级机关负责人交办事项，应在正文开头部分予以说明。4.上行公文必须按规定的份数报送。上报省政府的公文一般为10份，上报市政府的公文一般为5份。四、发文办理重点讲发文范围：南集总办字〔2010〕26号对集团内部公文的发送范围做了明确。具体是：(一)集团规章制度性文件、通知：集团全体员工。(二)集团及各公司任免职文件：集团全体员工。四、发文办理（续）（三）会议纪要：1、高管会议纪要：总裁团队、各公司（职能部门）中层以上人员；2、专题会议纪要：总裁团队、督查部、总裁办、纪要内容涉及到的相关公司和部门；3、公司会议纪要：总裁团队、督查部、总裁办、人力资源部、本公司员工、涉及需配合的公司（部门）负责人；4、集团职能部门会议纪要：总裁团队、本部门人员、涉及需要配合的公司（部门）负责人。四、发文办理（续）（四）督查报告：审计报告，行政督查报告、工程督查报告：总裁团队，相关公司或部门负责人，涉及督查内容的当事人、以及督查部负责人要求发送的其他人员。（五）处理通报：1、督查部出具的处理通报：集团全体员工；2、各公司出具的处理通报：集团全体员工。四、发文办理（续）（六）涉及集团经营战略方针、优惠政策等重要文件：总裁团队、承办部门负责人和有关经办人。对以上规定，谈谈个人看法：一、集团规章制度性文件，集团及各公司任免职文件，督查部及各公司、各职能部门出具的处理通报都应当发全体员工阅知。理由：这些文件无需保密。二、其他文件一般按南集总办字〔2010〕26号要求发文，但要根据实际情况而定。一要根据领导指示。二要根据文件内容