Office Anywhere工作流使用详解

1OfficeAnywhere工作流使用详解概念篇随着管理工作信息化进程的不断深入，协同应用软件的概念已深入人心，而工作流系统正是协同应用软件的核心。通过应用IT技术来规范工作流程、提高工作的执行效率和准确度，是工作流系统主要解决的问题。工作流系统相当于一个“万能模块”，其应用范围是非常广泛的：可应用于行政、财务、生产、研发、销售、人力资源管理、档案管理、客户服务等企业管理的方方面面。通过OA管理员进行合理的工作流程设置，以及对员工进行基本的操作培训，熟悉并掌握好这个强大的工具，可对我们的日常办公和企业管理提供极大的便利，可以使得企业运营更加高效、规范、稳健，事半功倍。OfficeAnywhere内置的工作流子系统，依据通用化设计原则，将国际通行的工作流理论模型与用户的实践完美结合，充分适应中国国情。可实现业务或公文的申请、审批、会签、登记、操作等环节的管理，可将协同工作过程的记录，便于日后审核与查询。并实现业务数据的规范化录入、查询、统计和存档。简单来说，工作流就是把一项工作化解为多个步骤，由多人协同来完成。这里所指的工作是形形色色的，在办公室里进行的很多不同类型的工作，都可以用工作流系统来表达，OfficeAnywhere的工作流由表单和流程这两个重要因素构成：表单：在工作流系统中，与工作相关的数据都可以通过“表单”来体现，“表单”是数据的载体，相当于现实工作中的各类纸制或WORD工作单；在表单以外，还可以通过附件文件来传递数据与信息。流程：在工作流系统中，工作过程都可以通过“流程”的定义来体现，“流程”是工作过程和环节的描述，代表了一种制度或规范。OfficeAnywhere工作流的一些概念：1、工作流就是多人协同完成一项工作，简单而言，就是几个人按次序填写同一张“表单”，或者填写会签意见、传递附件。2、表单可以由软件用户自行设计（一般由OA管理员设计好）。3、OfficeAnywhere的表单格式可以用DreamWeaver、FrontPage等网页设计工具或Word设计，设计好后复制、粘贴到OA的“表单智能设计器”中，再添加表单控件就可以了。4、每个流程对应一个表单，不同流程可以共用同一个表单。5、流程分为固定流程和自由流程两种，固定流程由固定步骤组成，用户事先需定义好，自由流程无需定义流程步骤，但需要指定新建权限。6、固定流程的每个步骤都需要设定经办人、可写字段、下一步骤、转入转出条件等信息。7、固定流程第一个步骤设定的经办人，才有权新建该流程的工作；自由流程也需要设定好新建权限（如果您发现自己不能新建工作，就是由于没设置好第一个步骤的经办人）。8、执行中的工作和已完成的工作，都可以通过工作查询功能进行查询。9、任何流程都可以指定监控人员和查询人员，监控人员可随时转交下步或终止流程（自由流程），监控人员和查询人员都可以查询该流程全部工作。OA系统管理员，可以查询所有流程的工作。2实战篇下面以一个实际的“工作流程”的定制过程为例，详细介绍工作流功能的使用。该流程为软件内置的样例流程：人事分类下的出差申请。主题一：表单设计1、设计表单基本样式首先，使用Word或网页设计工具设计好表单基本样式，比如用Word设计表单如下：出差申请单申请人申请日期部门交通工具出差时间出差地点出差事由审批人审批日期审批结果审批意见2、建立表单进入OA系统的“系统管理-〉工作流设置-〉设计表单”,新建表单如图：填写表单名称，保存。3然后点击“表单智能设计”，打开表单智能设计器。把Word制作好的表格全选后，复制/粘贴到表单设计器。如图：这样，表单的基本样式就制作好了。为什么我的表单类别处于“未分类”？答：如果用户新建流程后，选择使用该表单，则该表单会跟随流程的分类，就不会再出现在未分类表单中了。3、宏控件的使用为了方便用户操作，智能表单设计器提供了丰富的宏控件，宏控件可以代替手工输入，实现根据用户指定要求进行自动取值，使得工作流的表单填写更加智能与方便，下面举例进行说明：表单中的“部门”项要求实现一个部门的下拉菜单效果，可以使用宏控件。具体操作是这样：把光标定位在表单的合适位置，然后点击宏控件按钮，进行宏控件设定，如图：4点击确定，在表单上就生成了该控件，实际工作过程中，填写表单时，就可以选择部门了。宏控件其它类型的使用方法，与上面的例子基本类似。下面重点介绍一下来自SQL查询语句的宏控件。来自SQL查询语句宏控件来自SQL语句的宏控件，因其定义格式比较复杂，需要具备SQL语言的专业知识，并了解OA系统数据库结构，建议在技术支持人员指导下完成。可以参照以下格式书写SQL语句：下拉菜单型语句如：SELECTURL_DESCfromURLwhereUSER=''orderbyURL_NO该语句表示列出全部公共网址，并按序号排序显示单行输入框语句如：selectUSER_NAMEfromUSERwhereUSER_ID=`admin`该语句表示查询用户名为admin的用户的姓名注意：SQL语句中的单引号请用符号`替换（该符号在键盘TAB上方）。目前，SQL语句中已支持以下宏变量，更加方便：[SYS_USER_ID],表示当前用户的用户ID[SYS_DEPT_ID]，表示当前用户的部门ID[SYS_PRIV_ID]，表示当前用户角色ID[SYS_RUN_ID],表示当前的工作流水号，可用于FLOW_RUN_DATA等表的查询举例如：selectUSER_NAMEfromUSERwhereUSER_ID=`[SYS_USER_ID]`此句表示查询当前用户的姓名selectUSER_NAMEfromUSERwhereDEPT_ID=`[SYS_DEPT_ID]`此句表示查询当前部门所有用户的姓名5selectUSER_NAMEfromUSER,USER_PRIVwhereUSER.USER_PRIV=USER_PRIV.USER_PRIVANDDEPT_ID=`[SYS_DEPT_ID]`orderbyPRIV_NO此句表示查询当前部门所有用户的姓名，并按角色序号排序4、日历控件的使用日历控件用于实现日期选择窗口的弹出，我们结合出差日期来看一下：建立日历控件前，需要先创建一个单行输入框型的宏控件（出差开始时间）如图：接下来，点日历控件按钮，进行日历控件设定，此时，要填写前面建立的单行输入框的名称，这样就可以把日历控件和输入控件建立起一个对应关系，以后在实际的工作办理过程中，日期选择窗选择的日期就可以回填到指定的单行输入框中，日历控件设定如图：注意：在表单设计器中，无法查看日历控件的实际效果，只有在具体工作办理时才能使用。另外，一定要注意日历控件是与其他控件配合使用的，不能单独使用。5、计算控件的使用在日常工作中，填写表单时，经常会存在一些计算项目，使用计算控件可以简化人员操作，提高准确性。6以下举例说明（以下举例中制作的控件，没有包含在上面的表单中）：首先，我们先建立好需要参与计算的项目，如图，建立好交通费和住宿费这两个单行输入框控件：接下来，点击计算控件按钮，建立一个计算控件，设定时需要输入计算公式：公式的规则就是四则运算规则，可以利用括号和加减乘除，公式的计算项目就是上面建立的单行输入框控件的名称，如图：公式可以是四则混合运算，支持公式中出现常量、括号，下拉菜单控件如果值为数字，也可以参与计算。计算控件，支持日期之间的时间差计算，可以计算出两个日期所相差的天数。6、部门人员控件的使用（本实例中没有用到）部门人员控件，用于选择部门与人员，用法与日历控件类似，都是配合其他输入控件使用的。7、签章控件的使用（本实例中没有用到）7在2007版中，如果使用智能表单测试流程，会发现在该表单偏下位置，有手写和签章按钮，配合压感绘图板，可以写出比较好的效果，同时手写签名或印章可以与表单某些输入项绑定，一旦这些输入项的值发生变化，手写签名或印章就失效了。视觉确认与系统身份确认双管齐下，可以确保工作流表单的权威性、安全性。上图为表单设计器中，签章控件的设定界面，下图为手写与印章效果。软件内置的表单手写签章控件为试用版，签名下方会有试用字样，如需正式版本，请联系网络智能办公系统科技购买。8、保存表单设计然后，我们再把其它需要建立的输入控件，根据实际情况设定好，同时可以对格式作一些调整。至此，表单就设计完毕了，保存表单后退出表单智能设计器。下面总结几个表单设计的小技巧：1、用FrontPage、DreamWeaver等网页设计工具或Word软件，可以制作风格多样、颜色艳丽的表单。建议使用网页设计工具设计好表单样式，这样比较方便在表单设计器中调整（使用Word设计的表格，格式、尺寸不太容易调整）。2、可以选中控件，用鼠标拖动其边缘，改变其大小。3、在控件上按右键，可修改其属性，或进行复制、粘贴。同一类型或名称近似的控件可以采用复制的办法，快速生成，然后再进行详细设定。84、在表格的单元格中，可以用键盘移动光标，用Backspace键删除控件前的多余空格。5、可以选中控件，点击居中按钮，使控件位于表格中央。6、快捷键：ctr+c复制，ctrl+v粘贴，ctrl+z取消，ctrl+y重做。选择编辑HTML源文件模式，单击鼠标3次，再取消编辑HTML源文件模式，可将所有内容全选，按Delete键可删除。7、表单中还可以使用特殊的宏标记文字，实际使用该表单时，宏标记会显示为具体的信息，下面做一些说明：#[表单]，代表表单名称#[文号]，代表文号或说明#[文号计数器]，代表文号计数器#[时间]，代表第一步骤的办理日期#[流水号]，代表工作流水号8、如果需要改变原表单样式，则可以把新的表单先拷贝到原表单上方，把原来的控件拖动到新表单合适的位置（但控件顺序应该保持原顺序，按从上到下，从左至右排序）9、特殊的控件文字格式设置技巧：当打印表单时，控件所在位置，会显示为实际输入的文字，其文字格式往往不够理想，重新设计表格往往费时费力。有一个小技巧可以解决此问题。方法是：可以在Word里随便输入几个字，设置好字体的格式，复制粘贴到表单设计器的控件旁边；然后把控件拖放到这几个字中间，再删除这几个字，这样，在最终打印时，控件所输入的文字就会按照所设定的格式了。注意避免的问题：a、请勿将设置好控件的表单拷贝回Word或网页设计工具再编辑，这样，控件的属性信息可能会丢失。b、修改已经在使用的表单时，控件顺序应该保持原顺序，按从上到下，从左至右排序，否则表单将无法与历史数据对应。c、控件名称不能含有空格，也最好不要使用标点符号。表单设计好后，管理员对工作流的设置工作已完成大半，剩下的就是工作流程的定义了。9主题二：定义流程1、建立流程分类建立流程的分类，点击“新建流程分类”即可进入，输入流程分类排序号和流程分类名称，再点击确认即可，分类排序号仅是用于显示时的顺序。2、新建流程进入OA系统的“系统管理-〉工作流设置-〉设计流程”，选择“新建流程”，我们定义一个固定流程，如图：新建流程时，需选择流程分类、指定流程排序号、选择固定流程或者是自由流程（自由10流程无需定义流程步骤）以及选择所要用到的表单。如若在使用该流程时需要上传附件，选择“允许附件”中的是，否则选否。可以在流程说明中，对该流程注意事项作简单描述，便于员工查阅。自动生成工作名称/文号为可选项，使用自动文号，使得工作命名更加规范。默认的工作名称如下：出差申请(2006-05-2413:26:27)如果设定了表达式，则会按表达式指定格式生成工作名称或文号。表达式中可以使用以下特殊标记：{Y}：表示年{M}：表示月{D}：表示日{H}：表示时{I}：表示分{S}：表示秒{F}：表示流程名{U}：表示用户姓名{SD}：表示短部门名{LD}：表示长部门名{R}：表示角色{N}：表示编号，通过编号计数器取值并自动增加计数值例如，表达式为：成建委发[{Y}]{N}号，编号位数为4自动生成文号如：成建委发[2006]0001号例如，表达式为：BH{N}，编号位数为3自动生成文号如：BH001例如，表达式为：{F}流程（{Y}年{M}月{D}日{H