管理体系流程稽查管理作业指导书

管理体系流程稽查管理作业指导书编制审核批准受控状态：■受控文件□非受控文件1目的为了规范公司体系流程运作，提高各项体系流程的执行力度，并能及时发现工作中所存在的流程问题，及时给予反馈及组织改善，以提高公司的执行力，特制定本规范。2范围本办法适用公司各部门体系流程执行情况检查，纠正、改进的全过程。3职责3.1总管理处：负责制定《体系流程执行情况稽查表》及稽查规范等，组织公司各部门进行稽查工作的开展，并推动稽查规范的实施；3.2各部门：配合本公司体系流程稽查工作的开展，并组织本部门内部的稽查工作，并对稽查中发现的不符合项及时纠正改善。4定义4.1严重不符合项：本文中的严重不符合项是指未按文件流程要求执行或执行过程中存在重大的缺失的问题；4.2一般不符合项：是指一般不符合项为文件流程执行过程中，存在一般缺失问题或执行不到位的情况，仍有改善的空间；4.3建议项为流程执行过程中，出现轻微不符合问题或偶然性的的人为问题，对整个过程影响轻微；5工作内容5.1稽查依据5.1.1公司体系文件及相关规范、法律法规5.1.2体系流程类工作计划、方案、专案计划5.1.3体系流程会议决议事项5.1.4上级领导交办的体系流程相关事项5.1.5其他体系流程相关规定、措施5.2稽查组织5.2.1公司各部门体系流程运作稽查由总管理处负责；5.2.2总管理处结合公司及各部门反馈需求，对流程制度的符合性进行针对性审计。5.3稽查步骤：稽查计划划5.4稽查的时间、要求、形式5.4.1稽查时间采用不定期稽查的方式；一般情况采用现场稽查的形式进行实地稽查；稽查人员稽查前一天需通知到被稽查部门的相关负责人；5.4.2稽查的具体时间由稽查人员确定，原则上每周稽查一次，如因工作或时间原因可适当减少或增加稽查次数，但每月最低不得少于两次；5.4.3稽查前，稽查人员要针对各部反馈存在争议及问题的文件制度进行初步调研（若问题已较明确可不进行调研），以确定检查重点及有针对性的的检查问题。5.4.4稽查过程中，稽查人员可以通过交谈、查阅文件记录、查看现场等方式开展稽查；受稽查部门负责人需要陪同稽查人员进行稽查，特殊情况可由职位代理人或指定人员陪同进行稽查。被稽查部门要积极配合制度稽查工作，提供必要的稽查资源，包括人力、物力等。稽查计划编制稽查明细下达稽查通知稽查实施编写稽查记录问题整改跟进关闭情况5.4.5对新发布的重要流程文件，文件相关部门要在文件发布后一周内集中学习，总管理处要对各部门的学习情况进行跟踪，并与文件执行一月后对执行情况进行稽查。5.5稽查结果的反馈5.5.1稽查人员稽查过程中发现与相关要求（参考5.1）不符的事项或未能按要求达成的工作项目，记录于《稽核记录》中；5.5.2《稽核记录》中需详细记录不符合项稽查的依据、稽查时间、地点、陪同人员、不符合项的具体内容并由陪同人员签名确认。5.5.3稽查人员对不符合项的不符合情况进行判定：属严重不符合、一般不符合、建议项；5.5.4不符合项经确认后，稽查人员需两日内将结果以《不符合项报告》的形式反馈至责任部门及相关负责人，并在会议、公告栏或内部邮件等方式进行通报。5.6不符合项的纠正改善及结果验证5.6.1不符合项由总管理处主管确认后发至责任部门，责任部门在接到《不符合项报告》两个工作日内组织制定纠正改善措施；纠正改善措施内容包括：不符合项的原因分析、及纠正措施、纠正改善时间、责任人等，交总管理处进行确认；5.6.2责任部门在制定纠正改善措施时，如涉及多个责任部门则需有相关部门负责人、总管理处人员参与；5.6.3稽查成员依责任部门所制定的改善措施时间表，对不符合项的纠正改善达成状况进行效果验证；5.6.3.1检查纠正改善措施完成的情况对不符合项进行关闭；5.6.3.2责任单位没有在其制定的完成时间内完成改善措施的执行或改善没有成效的，则需按照5.8条罚则要求进行处罚，并需重新进行检讨并确定纠正改善完成的时间，直到纠正改善合格要求为止。5.6.4不符合项相关的部门，因甲方工作没有做好，影响到乙方（主导部门）的工作的时候，乙方可催促甲方进度，催促无效的可提报给总管理处给予稽查，若乙没有及时提报，而稽查人员查出的不符合事实，将判定乙方为责任部门。5.6.5整改计划原则上要在半个月内完成，超过半个月的要在计划中详细说明特殊理由；5.7待续改进5.7.1每月5日前，总管理处把上月各部门稽查的情况进行汇总，并分发至相关部门；5.7.2一个月的严重不符合项超过2项，除依照5.8进行处罚外，其部门负责人必须在相关会议上做出书面检讨，并视情况给于加大惩处力度，以促进改善；5.7.3除公司体系流程稽查外，各职能部门应主动对本部门制定的制度执行情况进行检查，对查出的问题，及时反馈相关部门进行整改或提出合理化建议。5.8罚则；对制度稽查中出现下列情形的，给予部门负责人及责任人罚款各500元处罚；5.8.1一次检查中发现一般不符合项达五项（含）以上的，严重不符合项一项（含）以上的；5.8.2对前次检查需整改的一般不符合项，建议项经整改后仍不符合要求的；5.8.3未在规定时间列出检查整改计划或整改计划不符合要求的；5.8.4对制度稽查不配合或配合不力的；5.8.5未按要求在制度下发一周内组织学习或经检查敷衍了事的；6相关文件无7相关记录《不符合项报告》《稽核记录》