秘书工作之办文--------公文格式

秘书工作之办文－－公文处理（公文的格式）作者：贵州省邮政公司办公室杨积生一、书面格式二、特定格式一、书面格式公文的书面格式，按公文的组成部分，可分为三部分眉首主体版记眉首指首页红线以上部分。主要有份号、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、间隔线等内容，位于公文首页上端。上行文的眉首约占首页篇幅的1/2，下行文约占1/3。主体指公文的行文部分，主要有公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、生效标识、附注版记指公文的文尾。主要有主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、页码等内容，置于公文的最后一页。图例（下行文格式1）贵州省邮政公司文件黔邮[2010]2号（距红线4MM)（下空两行）关于××××××的通知（标题为二号小标字）（下空一行，以下正文及版记全部为三号字）各市州地邮政速递物流公司:××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××（一般每面排22行,每行28个字）××××图例（下行文格式2）0005机密特急贵州省邮政速递物流公司文件贵邮速递[2010]2号关于××××××的通知各市、州、地邮政速递物流公司：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××图例（下行文格式3）中共贵州省邮政司党组文件贵邮党组[2010]1号(党的文件间隔线有红五星)关于××××××的通知中共黔东南州邮政局党组：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××★图例（上行文格式）（上行文标识至边8CM，下行文2.5CM上行文设签发人,用楷体标示姓名）贵州省邮政公司文件贵邮[2010]1号签发人：欧阳天高关于××××××××的请示中国邮政集团公司:××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（空一行）附件：1.机构编制图例2.人员名单二○一○年二月十五日（联系人：VVV，电话1398***********）（附注一般在请示或去函时用，在成文日期下一行。公章内下方有空白时，以下套方式盖印，无空白时，以中套方式盖印。公章不要盖住正文内容）主题词：邮政金融机构请示抄送：邮储银行省分行、省邮政速递物流公司。公司内：计划财务部、市场部。贵州省邮政公司办公室2010年1月27日印发图例（公文末页版式）★图例（联合行文格式1）贵州省邮政公司中国移动通信集团公司贵州省分公司签发人：欧阳天高贵邮[2010]1号XXX（楷体）关于联合邮政移动开展合作服务社区工作的报告贵州省人民政府:××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。二○一○年二月十五日[两个单位盖章时，只用一种盖章方式，以保证平齐美观，当行文单位在三个以个时，在正文与日期之间，要分开打上行文机关名称（可用简称），以各盖各处，防止出现空白印章。多个章之间不能相交相切，相距不超过3MM,上行文只用盖一个主办单位印章]主题词：印发邮政移动代理通知抄送：中国邮政集团公司、中国移动通信集团公司。贵州省邮政公司办公室2010年1月27日印发图例（联合行文末页版式）公文标题用二号宋体字，公文中一级标题用三号黑体字，二级标题用三号楷体字。“主题词”用三号黑体字，词目用三号宋体，公文正文、发文字号、主送机关、抄送机关、附件名称、成文时间、附注、印发机关及时间等，使用三号仿宋体。关于加强安全生产的通知当前，正值邮政速递物流改革的关键时期…..一、要提高思想认识各级领导干部要……二、要重点关注的几个方面（一）邮件运输安全。要认真做好邮政的……（二）消防安全1.注意仓库防火安全2.注意办公场地防火安全例：字体字号格式B。主送机关主送机关应当使用全称或规范化简称、统称。顶格书写，回行仍顶格，后用全角冒号。主送机关主送机关的表现形式，主要有以下几种：一是单称。只有一个行文单位。不相隶属的机关间应使用全称。如“贵阳市邮政局”二是泛称。一般是下行文。如“各市、州、地邮政速递物流公司，省公司计划财务部、市场经营部：”三是递降称。多用于对垂直几个下级行文。如“各市、州、地、县邮政速递物流公司，省公司计划财务部、市场经营部：”C。正文形式正文是公文的核心部分，用来表述公文的具体内容。主要分为三种形式：一是篇段合一式。通篇只有一段，适合于批转类、转发类、印发类及一些事务性公文，内容单纯，行文简短。公文主体之正文二是分层表达式。一般由三部分组成。即：开头（引据）+主体+结尾。适合于内容比较复杂，篇幅较长的公文。三是分条列项式。即通篇采用条款说明，主要适用于规章制度类公文。根据其复杂程度，有“章、条、款”组合的“章断条连”式和全部为条的“条条到底式”。分层表达式公文结构形式开头（引据）+主体+结尾。正文开头（引据）开头一般写发文的目的、原因、依据、意义等。要求：简洁新颖开宗明义力戒：下笔千言离题万里公文主体之目的式根据式引叙式提问式说明式概述式开头方式正文开头（引据）开头常用的有以下几种方法举例：一是根据上级的指示所发出的通知等，用“遵照”、“按照”、“根据”等语言，交代行文依据；（根据式）二是在开头用“为”、“为了”等介词标引，说明行文的目的或意图；（目的式）公文主体之三是在开关引用文件，点明公文的主旨，如“现将《XXXX》印发给你们……”；(引叙式)四是开头扼要介绍事件或情况，给人以清晰印象，如“经中国邮政速递公司批准，今年的我省邮政速递发展主要目标是……”直叙情况，开门见山。(说明式)五是为了批复或答复问题，先引叙对方来文，如“你公司X年X年X日关于XXX的请示收悉，现经省公司研究，决定同意……”，或“你单位关于XXX的请示（XX[2010]X号）收悉。经我公司研究……”使对方清楚回答的是什么问题，一目了然。(引叙式)六是简要概述事实或现象。如“当前，各局经营目标明确，邮政整体经济发展态势良好，但也存在一些亟待解决的问题，如专业之间发展极不平衡……（概述式）七是自问自答。提问式等。如，从全省短信业务发展看……经济较为落后的铜仁局反而增长最快，原因是什么呢？我们作了专题调查，得出以下结论……(提问式)关于开发省内各地州市《多彩贵州》系列集邮册的请示贵州省人民政府：遵照省委王富玉副书记的指示精神，我们组织了多方面的专家对《多彩贵州》邮票豪华珍藏册进行了设计研究，并请省委宣传部、省旅游局和省外宣办对其中的中英文文字、图片以及设计创意等内容进行了审核把关，作了相应修改，已报中国邮政集团公司审核通过。为了进一步促进“多彩贵州”旅游资源品牌宣传，力争把《多彩贵州》邮票豪华珍藏册制作成精品，在继承《多彩贵州》精装册优点的基础上，《多彩贵州》邮票豪华珍藏册做了如下创新：一是……以便更好地宣传贵州。可否，请批示。正文示例各市、州、地、县邮政局：为认真贯彻落实全省邮政经营服务工作会议精神，进一步抓好党报党刊发行服务工作，现就相关事宜通知如下：一、高度重视，增强责任感，深刻认识做好党报党刊发行工作的重要意义党报党刊发行工作是邮政普遍服务和特殊服务的重要内容，认真做好党报党刊发行工作……二、措施到位，增强紧迫感，切实做好党报党刊发行工作……正文示例关于转发集团公司刘安东总经理对全国邮政分销业务会议的重要批示及刘明光副总经理等领导在会上的重要讲话的通知各市、州、地、县邮政局：现将集团公司刘安东总经理对全国邮政分销业务电视电话会议的重要批示及刘明光副总经理等领导在会上的重要讲话转发给你们，请认真学习领会，抓好贯彻落实，促进分销业务又好又快发展。正文示例正文正文写发文事项。如果事项较多，可以分条列项。但无论是何种形式，总体上要注意以下五点：一是要符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。二是要全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施切实可行。三是要观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确。四是要开门见山，文字精练，用语准确，篇幅简短，文风端正。五是人名、地名、时间、数字、引文准确。公文中汉字和标点符合的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。正文－－结尾要求：意尽言止，力戒画蛇添足。结语式说明式强调式号召式总结式收尾方式公文的结尾常根据不同的文种使用不同的常用语，显示出不同的文种特征。如：令－－“此令”，“特令”请示－－“当否，请批示”；“如无不当，请批准”批复－－“此复”，“特此批复”通知－－“特此通知”报告－－“特此报告”函－－发函常用“请函复”，回函常用“特此函复”有的文尾提出希望或要求，或是简短的表态。有的公文主体已将意思表达完整，就不再写结束语。Ｄ。附件附件与正文具有同等的效力。附件常有两种：一是公文的正文只是起批准、发布、印发、转发、批转的作用，象征行政机关的权威性。主要内容是在附件。二是补充说明正文某一方面内容的事件、图表、统计数字或特别说明等。公文主体之附件［范例］附件0001461贵州省人民政府办公厅文件黔府办发〔2008〕100号省人民政府办公厅关于转发省邮政公司贵州省开展邮政进社区试点工作方案的通知各自治州、市人民政府，各地区行署，各县（自治县、市、市辖区、特区）人民政府，省政府各部门、各直属机构：省邮政公司《贵州省开展邮政进社区试点工作方案》已经省人民政府同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。二○○八年九月十一日印章办法规定：除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。二、公文的特定格式1.函的格式2.命令格式3.会议纪要格式函的格式按平行文的格式撰写，发文字号放置在武文线(线型如图)之下武文线文武线[范例]中共贵州省邮政流公司党组机密黔邮党组函［2010］2号关于XXXXXXXXXX的函贵州省国土资源厅：兹因体制改革的需要…….特此致函。二○一○年三月一日（盖章）例１：请批函贵州省邮政公司关于请办理工商营业执照的函贵州省工商局：兹因我公司开办业务需要，…….望办理为谢。特此致函。二○一○年三月一日（盖章）命令格式命令标识由发文机关加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体命令标识。上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下空1行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素从本标准相关要素说明。命令(令)可以说是机关发文的最高级形式。《办法》规定，命令(令)适用于依照有关法律规定发布行政法规和规定；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。从命令(令)的适用内容也可以看出其权威性、重要性。(1)发文机关名称应用全称，不能用简称包括规范化简称。如国务院今的发文机关名称就是“中华人民共和国国务院令”。(2)在发文机关之下空2行标识令号，居中，令号用黑体字较庄重，前加“第”字，即“第×号”。令号的编制自发第1号令开始，不受年度限制。(3)令号之下空2行标识正文，中间没有红色反线，与“文件式”公文不同。正文标识格式执行标准对正文的规定。令文的内容一般都比较简短，大多是一个自然段。(4)正文之下空l行标识签发人亲笔名章，发文机关平时应制备。签名章用红色，右空4字。签名章左空2字标识签发人职务，命令的签发人应是发文机关的最高领导。(5)签名章之下空1行标识成文日期，右空2字。(6)命令(令)的版记格式从本标准相关规定，只有一点不同，即命令