秘书工作内容及流程

秘书工作内容及工作流程一、办公室内务（一）办公环境明亮整洁一尘不染家具摆放整齐办公桌无文件累积文件整齐规范图书排放整齐办公环境具体要求每天准时上班。开窗通风。清洁办公室：每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草。为董事长备好茶水（董事长到办公室的同时）。每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜。每两周吸尘一次。（二）文件管理流程齐全分类合理处理及时文件管理规范对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。外来红头文件：填写收文处理单，向周浦秘书办索要收文编号，及时送批和传递发放，并留下记录。内部红头文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于董事长看阅。外来公函、通知及文字资料：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。内部通知、报告：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。（转载自第一范文网，请保留此标记。）公司各部门（单位）送交董事长签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。重要的和紧急的文件，须提醒董事长。每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。二、来宾接待彬彬有礼热情接待来宾接待具体要求笑脸相迎，茶水相待。询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等。索要名片。及时向董事长请示。按董事长意见引见，接待（按情况给予续茶水）。根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。三、会务服务（一）董事会准备充分安排周全接待周到组织完善董事会具体要求会议议程的拟定。确定与会人员。会议通知起草和发送。会议文件的准备。会议场所的确认及会场布置。会议签到及记录。与会人员的接待工作。（二）工作会检查会场环境是否干净整洁。检查会议通知是否到位。检查会议文件准备是否齐备。会议人员的接待。会议期间的服务。