新编外贸英语函电写作教程Unit-1Business-Letter-Writing

Unit1BusinessLetterWritingLead-in什么是外贸信函写作？外贸信函写作有何要求？写作沟通的双方会涉及谁？什么场合？在外贸工作中，训练写作的意义何在？2020/3/162Lead-in沟通在外贸活动中起着举足轻重的作用，而良好的外贸信函写作能力对有效的商务沟通而言无疑是必不可少的。外贸函电内容要便于读者阅读、节省读者时间、使得信息沟通更有效。沟通的双方可能是企业内部的员工，也可能是企业与客户、供应商、股东、政府、媒体和公众等。撰写外贸信函的主要目的是提供信息、提出要求或说服对方、建立良好关系。每一篇外贸信函都需要花费写作成本，撰写质量不过关的公文不仅费时费力，甚至还会破坏业务关系。2020/3/163Lead-in如何撰写有效的外贸信函呢？我们常常有几个基本的标准：清楚、完整、正确、节省阅读时间以及建立良好关系。为实现如上标准，我们要分析商务沟通情景：是什么商务场合？写给谁？写作目的是什么？要写什么？该如何表述？在写作过程中要避免用语不当、用词过于复杂、信息不明确、主题不清、过于强调自己一方而忽略对方利益或感受等。2020/3/164Lead-in简而言之，外贸信函写作常常遵循五C原则：准确原则（correctness）简洁原则conciseness）完整原则（completeness）清楚原则（clarity）礼貌原则（courtesy）2020/3/1655C，“准确原则”不仅要求信函的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，还要求信函内容叙述准确，以免引起误会纠纷。“简洁原则”是商务写作最重要的原则。句法特征是句子结构简单明了，其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。例如：1.Wewishtoacknowledgereceiptofyourletter...(poor)Weappreciateyourletter...(revised)2.duetothefactthat(poor)because(revised)3.Enclosedherewithpleasefindtwocopiesof...(poor)Weenclosetwocopiesof...(revised)2020/3/1665C“完整原则”是指，信函内容应提供读者所需要的所有信息，尤其像询盘、询问贸易条件等需要回复的信函，内容更需要清楚完整。信函是否完整，可以用“5W1H”来检验，即:WhoWhenWhereWhatwhyhow2020/3/1675C“清楚原则”是指外贸信函写作要做到段落和句子层次清楚、用词准确。例如：MarshallCorporationwasfoundedfortyyearsago,anditnowhasbranchofficesinfourstates,anditemploysnearly400individuals.(poor)MarshallCorporationwasfoundedfortyyearsago.Withbranchofficesinfourstates,itnowemploysnearly400individuals.(revised)2020/3/1685C“礼貌原则”是指买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，以便对方接受。在写作时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点、提出要求。例如：2020/3/1695C1.Ifitwerenotforthelargeorderswereceivefromanumberofourregularcustomers,wecouldnothavequotedforsuppliesevenatthatprice.试比较：Ifitisnotforthelargeorderswereceivefromanumberofourregularcustomer,wecannotquoteforsuppliesevenatthatprice.2.Iwouldappreciateitifyoucouldgivemeyourbestquotationsfor65,000pieces.试比较：I’dlikeyoutogivemeyourbestquotationsfor65,000pieces.通过比较，我们可以发现，虚拟语气的使用，使商务洽谈双方的语气大为和缓，大大减轻了对方面子的受损，有利于业务的开展和贸易关系的确立。2020/3/1610WritingModel2020/3/1611WritingModel-Structure一般来说，外贸函电中涉及的每一封信函，均可按内容的递进分为以下三个部分：1.首段问候语（openingparagraph），如下：Greetings!敬启者！Howiseverythinggoing?最近业务情况如何？HiLilian,hopethisemailfindsyouwell.嗨，丽莲，希望你已经看到这封邮件。2020/3/1612WritingModel-Structure2.中间段递进表明主题及意图（developingparagraph），如下：Iwaswonderingifthere’reanyupdatesonourinquiries…不知对我方的询价，贵方有何最新动向？Wearewritingtocheckourorder…此信旨在查询……Inreplytoyourinquiry,we’resorrytosaythatwe’recurrentlyoutofstock.很遗憾我司目前库存不足，无法满足贵司订单。2020/3/1613WritingModel-Structure3.末端结尾语表展望及祝愿（closingparagraph），如下：Wishyouallthebestinworkandlife.望阁下工作、生活顺利。Reallyappreciateyourreplyandhopetoseeyousoon.非常感谢回复，希望尽早能见到阁下。Wewillmakeeveryefforttoproceedtheprocessandlookforwardtocooperatingwithyouagain.我方会竭尽所能地推动进程，并希望能与贵方再次合作。2020/3/1614WritingModel-Content具体来说，一封英文商务信函包括：信头（Letterhead）日期（Date）收信人地址（InsideAddress）称谓（Salutation）主题（Subject）正文（BodyoftheLetter）结尾敬辞（Complimentary签名（Signature）附件（Enclosure）抄送（CarbonCopyNotation）附注（Postscript）2020/3/1615WritingModel-Content1.信头（Letterhead）信头通常依次包括：公司的名称、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱。英文地址按照由小到大的顺序（即从门牌号到城市、国家）排列。例如：Brian&Jill,Incorporate11737FerrickLane,Lakewood,NJ08701-2344,(908)234-56542020/3/1616WritingModel2.日期（Date）June6,20156June,20152020/3/1617WritingModel-Content3.收信人地址（InsideAddress）由上至下包括：收信人姓名职位名建筑物号码城市州名邮政编码2020/3/1618WritingModel-Content例如：Ms.DawneRobertsColumbiaHousingAssociationOneCradlerockWaySpringVally,NY109772020/3/1619WritingModel-Content4.称谓（Salutation）常见的称谓方式有：DearSirs（英式）/Gentlemen（美式）ToWhomItMayConcern/DearMadamorSirDearMember/DearCustomer/DearHumanResourcesManagerDearMr.××/DearMiss××称谓后需用逗号（英式）或冒号（美式），例如：DearSirs,/Gentlemen:2020/3/1620WritingModel-Content5.主题（Subject）主题要简短地传达摘要信息，长度不超过35个字母，包含信函主要内容，可以适当使用缩略语，例如：REQ（请求）——告诉对方你提出了一项请求，并且期待答复。e.g.:REQ:VisityourworkplaceFYI（告知）——告诉对方你发送了一些资讯，且无需回复。e.g.:FYI:Confirmthedateofyourvisit2020/3/1621WritingModel-Content6.正文（BodyoftheLetter）evenspacingshortparagraphscorrectgrammar,spellingandpunctuation2020/3/1622WritingModel-Content7.结尾敬辞（ComplimentaryClose）最正式（表示敬意）：Respectfully,/Respectfullyyours,/Veryrespectfullyyours,正式:Yourstruly,/Verytrulyyours,/Yoursfaithfully,个人的，最普通的方式：Yourssincerely,/Sincerelyyours,简略式（表示亲密）：Cordially,/Cordiallyyours,/Bestregards,/Warmestregards,2020/3/1623WritingModel-Content8.签名（Signature）写信人签名应位于结束语下方。如果是传统的信件，写信人最好亲笔签名。签名的下方最好写上发信人的职位。2020/3/1624WritingModel-Content9.附件（Enclosure）、抄送（CarbonCopyNotation）和附注（Postscript）如果信中有附件，应在左下角注明Encl.或Enc.（附件）；Cc（抄送）；Ps.（附注）例如：Encls:2Invoices2020/3/1625WritingModel-Format常见的三种信函格式是：完全齐头式（Full-block）折中式（Modified-block）半齐头式（Semiblock）2020/3/1626WritingModel-Format1.完全齐头式是很受欢迎的格式，所有文字靠左对齐、不缩进、有效率、有条理。注意由于不缩进，因此段落间需要空一行，以显得更加清晰。例如：2020/3/1627WritingModel-Format2.折中式的日期、结尾问候语和签名置于中央偏右，其他部分则靠边左对齐。这是一种很传统、也很常见的格式。例如：2020/3/1629WritingModel-Format3.在半齐头式中，除了每一段的第一行缩进4到5个字母之外，其他与折中式相同。注意因为每段已有缩进，因此段间无需空行。2020/3/1631WritingModel-Tips保证电邮短小精悍——人们不愿意阅读冗长的电邮。不要使用缩写，除非确定收件人能够明白。只有在特别强调时才使用大写。大写的内容读起来像在叫嚷。不要使用下划线——下划线看起来像网站链接。为了清晰可辨，在每个段落之间空一行。确保拼写和语法准确（使用拼写检查功能）。2020/3/1633WritingModel-Tips发送邮件前务必仔细检查。如果对收到邮件的某些信息不明白，应迅速回复，要求确认。确