会计电算化第7章 固定资产管理系统

第7章固定资产管理系统7.1固定资产管理系统概述7.2固定资产管理系统初始化7.3日常业务处理7.1固定资产管理系统概述一、固定资产的概念：～指为生产产品、提供劳务、出租或经营管理而持有的、使用寿命超过一个会计年度的有形资产。如：机器、机械、运输工具、以及与生产经营有关的设备、器具、工具等。固定资产在长期参加生产经营活动中，虽然能保持实物形态不变，但实际上逐年有损耗，其价值随着固定资产的使用而逐渐转移到生产的产品中去，构成产品的成本、企业的费用。为了保证固定资产的安全、完整，保证企业重置固定资产的的资金来源，同时把固定资产的折旧费用分配到各个受益期，实现期间收益与费用的配比，必须加强固定资产的核算与管理。二、固定资产核算的内容固定资产核算包括：1、正确反映和监督固定资产的购入、调出、使用、报废等变动情况，定期清查盘点，保护其完整。2、正确计算固定资产的增减变动、修理、改良等情况，严格对固定资产的管理。3、及时提取固定资产折旧，以便正确计算成本（将固定资产的消耗以折旧的形式计入产品成本，通过产品销售收回），并保证固定资产再生产资金的需要。三、固定资产核算应设置的科目1、为了反映企业现有固定资产原值、已提折旧及折余价值的增减变动，应设置“固定资产”和“累计折旧”科目。“固定资产”科目的余额：反映了固定资产的原值。“累计折旧”科目的本月发生额：反映了本月的折旧额。“累计折旧”科目的余额：反映了至本月止的累计折旧额（已提折旧）。两科目余额之差：反映了折余价值（也即固定资产净值）。2、为了核算固定资产购建、清理、清查而发生的费用、收入，应设置“在建工程”、“固定资产清理”、“待处理财产损溢”科目。3、为核算固定资产和在建工程的减值情况，应设置“固定资产减值准备”和“在建工程减值准备”科目。四、手工核算与计算机核算之比较1、手工方式进行固定资产核算的不足在手工条件下，由于固定资产数量大、种类多、保管和使用分散（分散在各部门不同角落），其使用、管理和核算工作由各个部门分别进行，因此极易出现各种卡片、账、表数据填写不全，数据不一致，账实不符等到情况。另外，由于手工条件所限，很多固定资产折旧的计提也只能按大类分类计提，数据处理较粗糙，致使成本计算也比较粗略，难以准确反映固定资产的磨耗情况。2、计算机方式进行固定资产管理的优越性利用计算机进行固定资产管理，可以利用计算机强大的数据处理能力克服以上不足，这给固定资产的核算和管理创造了有利条件。具体体现为：1）通过规范基础数据和历史数据、规范工作程序、科学地进行初始设置，保证数据的完整性、一致性、正确性；2）采用能更准确反映实际情况的单项计提折旧的处理方式（只要将每一项固定资产的折旧方法记入相应的固定资产卡片上，每月系统自动计算该项固定资产的折旧），为固定资产管理提供更及时、详细、准确的资料，为加强固定资产的核算和管理，促进企业提高固定资产的使用效率和保护企业财产的安全发挥重要作用。7.1.1固定资产管理系统的主要功能初始化设置1）完成对固定资产日常核算和管理所必须的各种系统参数和基本信息的设置；2）输入固定资产系统的原始业务数据。日常业务处理1）当发生固定资产增加、减少、原值变动、使用部门转移等变动情况时，更新固定资产卡片；2）根据用户设置自动计算折旧，生成折旧清单和折旧分配表。凭证处理1)根据使用状况和部门对应的折旧科目的设置，进行转账凭证的定义；2）根据固定资产的业务处理，自动生成转账凭证，并自动传递到总账或成本系统等待进一步处理。期末处理1）对账2）月末结账7.1.2固定资产系统与其他系统的关系固定资产日常变动数据、计提折旧数据通过自动生成的凭证传递给总账系统。为成本管理系统提供其核算所需的折旧费用数据。报表系统可以从固定资产系统取数。7.1.3固定资产管理系统的操作流程初始设置期末处理日常处理设置基础信息输入期初固定资产卡片设置控制参数资产增减资产变动资产评估账表查询生成凭证减值计提计提折旧对账结账7.2固定资产管理系统初始化固定资产管理系统初始化的概念：固定资产管理系统首次投入使用时，需要将企业现有固定资产的全部原始资料以及固定资产核算、处理的规则、方法等输入计算机，以形成系统的基础数据库，从而将一个通用的固定资产系统转化为适用于本单位实际情况的专用固定资产系统。主要包括：建立固定资产帐套、基础信息设置和期初数据录入等。7.2.1建立固定资产账套在已建立的会计核算帐套的基础上，设置企业进行固定资产核算的必需参数。包括：约定及说明、启用月份、折旧信息、编码方式、账务接口等。约定及说明：同意系统约定即可启用月份：按实际情况选择折旧信息行政事业单位不选该项参见p183实验指导中有关“折旧信息”的说明。编码方式参见p184。账务接口参见p184-185实验指导中有关“账务接口”的说明。注意：初始化设置完成后，有些参数不能修改（与系统管理中的帐套类似），因此设置时必须慎重。如果参数有错必须修改，只能通过固定资产系统“维护”-“重新初始化账套”实现。而重新初始化将清空对该固定资产帐套所做的一切操作。补充参数设置，可通过“设置”--“选项”来完成“基本信息”选项卡的设置“折旧信息”选项卡的设置“与账务系统接口”选项卡的设置“其它”选项卡的设置7.2.2基础信息设置资产类别设置一般采用国家标准，即“2112”类别编码。部门对应折旧科目设置固定资产折旧费用应分配到相应的成本或费用中去。折旧费用的分配去向和其所属部门密切相关。如：部门对应折旧科目生产部制造费用/折旧费综合部（或厂办）管理费用/折旧费供应部管理费用/折旧费销售部营业费用部门对应折旧科目设置：进行部门对应折旧科目的设置，以便在进行固定资产折旧的日常处理时，能自动将各项固定资产折旧按部门汇总，从而自动产生记账凭证：借：管理费用——折旧费（综合部、供应部）制造费用——折旧费（生产部）营业费用（销售部）贷：累计折旧增减方式对应入账科目的设置增加方式主要包括：直接购买、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租入等。减少方式主要包括：出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、毁损、融资租出等。定义不同增减方式对应的入账科目，当发生相应的固定资产增减变动时可以快速自动生成转账凭证。例如：增减方式对应入账科目增加方式：直接购入10020101(中行存款-人民币户)减少方式：毁损1701(固定资产清理):::如：增减方式对应入账科目增加方式：直接购入100201工行存款减少方式：毁损1701固定资产清理这样，当日常处理其增加方式为直接购入的固定资产时，会自动产生凭证：借：固定资产贷：银行存款-中行存款-人民币户而当处理其减少方式为毁损的固定资产时，会自动产生凭证：借：固定资产清理贷：固定资产以上部门对应折旧科目的设置和增减方式对应入账科目的设置，实际上就是进行自动转账模板的设置。增减方式对应入账科目设置使用状况设置使用状况一般分为：在使用、未使用、不需用三大类。不同的使用状况决定了固定资产计提折旧与否。折旧方法设置折旧计提的计算由系统根据用户选择的折旧方法自动计算得出。根据财务制度规定，折旧方法有：平均年限法、工作量法、双倍余额递减法、年限总和法。用户也可以定义新的折旧方法与相应的计算公式。卡片项目和卡片样式设置卡片项目：固定资产卡片文件的数据项目称为卡片项目，也即固定资产卡片上记录固定资产资料的栏目。系统项目：所有单位都会有的常用项目。卡片项目分为自定义项目：由用户根据单位具体情况定义的项目。卡片样式：卡片的外观，即卡片的格式、卡片包含的项目、项目的位置。7.2.3期初数据（原始卡片）录入固定资产原始卡片是固定资产管理系统数据处理的起点。为了保证所输入原始卡片数据的准确无误，应在开始输入前对固定资产进行全面的清查盘点，做到账实相符。全部原始卡片数据录入完成后，还应与总账系统对帐，应满足：固定资产卡片原值合计=总帐管理系统的固定资产科目余额卡片已计提折旧合计=总帐管理系统的累计折旧科目余额期初数据（原始卡片）录入原始卡片录入完成后，与总账系统对账：7.3日常业务处理固定资产管理系统的日常业务处理主要完成固定资产的核算和管理。主要包括：固定资产卡片管理固定资产增减变动处理折旧处理资产评估处理凭证处理帐表查询期末处理7.3.1固定资产卡片管理包括：卡片修改卡片删除卡片查询及打印7.3.2固定资产增减业务1、固定资产增加通过购买或其他方式取得新的固定资产。填制新的固定资产卡片生成并审核相应的凭证，作为固定资产核算的依据。例如：新购入一台扫描仪（参见p187业务1）增加资产时需要在系统中登记固定资产卡片增加资产生成的凭证如何生成转账凭证2、固定资产减少资产在使用过程中由于毁损、出售、盘亏等原因而被淘汰。输入固定资产减少记录，说明减少原因。系统搜索出相应的固定资产卡片，更新卡片数据。生成并审核相应的凭证，作为固定资产核算的依据。参见p190业务4。例：P190业务4，1月31日生产部毁损台式计算机一台。增加一条资产减少的记录，并生成如下凭证。7.3.3固定资产变动处理固定资产使用中出现原值变动，需通过变动单进行处理。变动单是资产在使用过程中由于固定资产卡片上某些项目调整而编制的原始凭证。例如：1/、原值增加变动单2/、原值减少变动单3/、部门转移变动单4/、使用状况调整变动单5/、折旧方法调整变动单1、原值变动包括：原值增加原值减少有五种情况会引起原值变动。参见p175。2、部门转移因内部调配而发生的部门变动应及时处理，否则会影响部门的折旧计算。3、使用状况调整使用状况分为：在用，未使用、不需用三种。4、使用年限调整由于资产的重估、大修等原可能会引起使用年限调整。调整的当月就按调整后的使用年限计提折旧5、折旧方法调整一般来说折旧方法一年内很少改变。如确需改变，也要遵循一定的原则。调整的当月就按调整后的折旧方法计提折旧。本月录入的卡片和本月增加的资产，不允许进行变动处理。7.3.4折旧处理1、折旧计提折旧不重复累计。如果在一个期间内多次计提折旧，每次计提折旧后，只是将计提的折旧累加到月初的累计折旧上，不会重复累计。计提折旧后又对账套进行了影响折旧计算或分配的操作，必须重新计提折旧。当企业中有固定资产按工作量法计提折旧时，在计提折旧之前，需输入该固定资产当期的工作量，为系统提供计算累计折旧所需要的信息。2、折旧分配部门折旧分配表类别折旧分配表3、生成转账凭证例：p189业务3，折旧处理生成的转账凭证。7.3.5资产评估处理对需要评估的项目进行选择制作评估单对需要评估的资产进行选择制作转账凭证例：P187业务2，由于资产评估引起原值变动，相应的凭证如下。资产评估引起原值变动而产生的凭证7.3.6凭证处理凭证处理的主要功能是根据固定资产各项业务数据自动生成转账凭证传递到总帐系统，以进行后续处理。编制凭证可以采用“立即制单”和“批量制单”两种方法。立即制单是在相应业务的原始数据输入后立即进行的。例如P187-190业务1~4。批量制单是处理菜单项下的一个选项。凭证中不完整的部分可由用户进行补充。思考题：1、哪些业务会生成转账凭证？举例2、为什么系统能自动生成转账凭证？结合具体例子说明。7.3.7帐表查询1、固定资产账簿2、固定资产分析表3、固定资产统计表4、固定资产折旧表固定资产系统提供的报表：例如：查询固定资产总账，按部门和类别反应。。。。。查询结果：例如：查询单项固定资产明细账，输入查询条件。。。。结果：固定资产登记簿按类别、按部门查询一定期间范围内发生的所有业务。7.3.8期末处理1、对账对账是将固定资产系统中记录的固定资产和累计折旧数额与总账系统中固定资产和累计折旧科目的数值核对，验证是否一致。对账任何时候都可以进行，系统在执行月末结账时自动进行对帐，给出对账结果，并根据初始化中是否设置“在对账不平情况下允许固定资产月末结账”选项判断是否允许结账。2、月末结转将当月数据结转至下月月末结账后当月数据不允许再进行改动。7.3.9数据维护1、数据接