【会计档案】集团有限公司会计档案管理实施细则(WORD22页)

集团有限公司会计档案管理实施细则第一章总则第一条为了加强会计档案的科学管理，统一会计档案管理标准，更好地为经营生产建设等各项工作服务，根据《中国铁路工程总公司会计档案管理规则》和《中铁三局集团有限公司档案管理办法》，制订本细则。第二条会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务会计报告等会计核算专业材料，是记录和反映本单位在生产、经营、建设等全过程的重要经济史料和凭证，是企业档案的重要组成部分。各单位领导必须加强对会计档案的监督、检查，设置必要的库房和柜架，建立健全会计档案立卷、归档、保管、借阅、统计和销毁等管理制度，切实把会计档案管好用好。第三条会计档案应遵循“统一领导，分级管理”的原则，由总会计师分管。各单位财务会计部门和档案业务管理部门共同负责对所属单位的会计档案工作进行监督、检查和指导。这项工作要列入财务会计部门的职责范围、有关人员的岗位责任制和会计基础工作标准化的内容进行考核。第二章收集与整理第四条每年形成的会计档案由财务会计部门指定专人按照-2-归档要求，负责整理立卷、装订成册，编制会计档案保管清册。第五条当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年（出纳人员不得兼管会计档案）。期满后，由财务会计部门和经办人编造清册向档案部门移交，一般要求在每年六月份之前交接完毕。未经档案管理部门同意，财务会计部门不得自行封包保存。档案部门必须按期接收，不得推诿，拒绝。第六条各单位所属的项目经理部、办事处形成的会计档案，在机构撤销之前应及时向档案部门移交，若有延续清算项目，待项目清算完成后三个月内向档案部门移交。第七条财务会计部门向档案部门移交的会计档案，必须符合财政部制定的《会计基础工作规范》中的有关要求。第八条会计档案的立卷整理，应遵循财务工作的规律，当会计年度终了后，按照会计凭证、会计账簿、会计报表等分别进行整理，装订成册，组成保管单位，一本凭证、账簿、一个年度的财务报告为一个保管单位，各种会计档案的整理要求是：一、会计凭证的整理（一）要分别将收款、付款、转账凭证及所附原始单据粘贴在“会计凭证粘贴单”上，粘贴时张与张之间要均匀、整齐。对超过卷皮规格的大型原始凭证和汇总表等应折叠摆放；与卷皮规格大小相同的中型原始凭证应压摞摆放；小型凭证可以仿鱼鳞式由上而下，由左到右依次摆开压页摆放，按时间和顺序号将贴满凭证的“会计凭证粘贴单”、汇总凭证、其它原始凭证整理成册，加上“会计凭证”封面，并填齐封面各项内容。（二）会计凭证装订时，要剔除凭证上的金属物和空白页。装订后要求整齐、牢固、美观，不掉页、不压字、不串行、不倒置，便于翻阅。（三）银行对帐单及银行存款余额调节表应当附在月末最后一张银行收款或银行付款凭证后面一并装订，也可单独装订与当年会计凭证一同保管。（四）对于数量过多的原始凭证，如：记工表、考勤表、收费票据、材料收支小票、产品销售料单等可单独装订保管，在封面上注明所属记账凭证日期、编号、种类、保管期限，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。（五）各种涉外经济合同、协议、建造合同、存出保证金收据等重要原始凭证，应单独组成保管单位永久保存，并在有关的记账凭证和单独装订的原始凭证上注明日期、编号、名称、数量、保管期限及其去向，由立卷人签字盖章。（六）工程项目征购土地、拆迁补偿、转证契约等原始凭证，由施工或购地单位单独组卷，归入地亩档案，施工或购地单位保存复印件，并注明原件存放地点，交接收单位永久保存。购地等凭证交接时要填写移交清册和目录办理正式移交手续，并将移交清册和目录存入双方档案室。（七）工资支付单如形成数量少可与记账凭证装订在一起，-4-如形成数量较多应与会计凭证分开组卷，按月装订。装订后每册要编页号，并在封面上标明立卷部门、案卷内容、年度、月份、经手人和财务主管人员签字盖章。（八）考勤表、计工表为编制工资单的依据，若考勤表、计工表在财务部门，则应随工资单一起保存；若在劳资部门，则不作为会计档案保存，但由劳资部门出示的如加班天数、加班费计算凭单等原始凭证可与工资单装订在一起。（九）各级资金结算中心的原始凭证，可不粘贴，直接装订。装订后2-3册放在一盒内，为一个保管单位，编一个流水号。为便于查找，每册凭证封面标以“之一”、“之二”、“之三”等标志，以示区别。二、会计账簿的整理（一）会计账簿按银行存款日记账、现金日记账、总账（或流转额表）、明细账、辅助账分别整理立卷，组成保管单位。（二）订本式账簿以一本为一个保管单位，活页式账簿在整理时去掉空白页，按科目顺序整理成册，对账目较多的科目，应按科目分开装订组卷。装订后账簿要加装封面、封底和扉页，并填齐扉页和封面的各项内容。（三）计算机生成的总账、明细账、辅助账等都应单独组卷并加装封面和扉页，封面应标明：单位全称、账簿名称、会计年度、册数等，扉页应列明科目索引表及账簿使用凳记表。（四）账簿内账页排列顺序是：银行存款、现金日记账按自然形成日期；总账、明细账按会计科目。（五）除有特殊规定外，各种账簿不得跨年度使用。账簿装订后应依次在每页非装订线一侧上角编页号，空白账页不编号。每册账簿单独编一个流水号，编号可用号码机打印，也可用碳素或蓝黑钢笔编写。会计账簿编号使用“张号”。三、财务会计报告的整理（一）财务会计报告按本单位、所属单位和月、季、年度分别整理，有关财务会计报告说明与分析应与报表一并组卷装订。（二）本单位月、季度财务会计报告较薄的，可以分别合并组卷装订。所属不同单位上报的财务会计报告，可合并组卷装订成册。（三）凡合并组卷的财务会计报告应在案卷标题中注明月、季及合并组卷的单位名称，单位名称可以用规范的简称。（四）凡归档的财务会计报告及文字说明，均应存原始件，不得使用园珠笔及蓝色双面复印纸、压感纸或复印件。（五）各类会计报表应编写页码，其方法与账簿相同。（六）所属单位的财务会计报告，由财务主管部门负责收集齐全立卷后向同级档案部门移交。四、会计凭证、账簿、财务会计报告等会计档案整理装盒时，应附“备考表”，说明卷内张数、存在问题及立卷人姓名、立卷时间等（备考表式样见附件十一）。可将备考表印在卷盒封三上。第九条财务会计部门在保管会计档案期间，要编制会计档-6-案保管清册，一年期满后与会计档案一并移交档案部门保管（保管清册及目录见附件二A、B）。第十条编制目录时，“案卷内容”即对案卷内容的简明摘要，要揭示出卷内文件的时间、作者、名称等内容。第十一条“会计处理号”的编制方法，各单位可自行确定。第十二条各级财务会计部门向档案部门移交会计档案时，其案卷质量、手续必须符合本《细则》的要求，如达不到要求，财务会计部门应在档案部门指导下重新整理，合格后再向档案部门移交。第三章档案归档第十三条会计档案具体包括：一、会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其它会计凭证（包括职工持股凭证）二、会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账，其它会计账簿。（包括职工持股帐簿）三、财务会计报告类：月度、季度、年度财务会计报告，包括财务报表、附表、附注及文字说明，其它财务报告。四、其它类：会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，建造合同，验工计价表，其它应当保存的会计核算专业资料。五、保管期限为五年及以下的会计档案，不向档案部门移交，由各级财务会计部门自行保管、销毁。归档范围详见附件一。第十四条财务会计部门向档案部门移交会计档案时，应按会计档案保管清册案卷登记的顺序（即会计处理号）编制“会计档案移交清册”及“移交目录”（见附件三Ａ、Ｂ）一式两份。填写移交目录时，会计凭证应按册写明凭证种类、月份、自编起止号，明细账应填写月份和科目，财务会计报告如几个单位合并装订成册时，应写明单位名称。交接双方按交接目录清点，核对无误后双方签字盖章，各自保留一份，以备查考。第十五条档案部门接收保管的会计档案，原则上应保持财务会计部门移交时原卷册的封装，个别需要拆封重新整理时，档案部门应会同财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。第十六条档案部门对接收的会计档案进行整理，其主要任务是：一、每卷归档文件均要在案卷封面右下侧加盖“会计档案归档卷位戳”（尺寸和内容详见附件四），其加盖的归档卷位戳使用红色印油，内容用蓝、黑色填写，具体填法是：（一）“年度”为该卷形成的年度，用阿拉伯数字填写。（二）“保管期限”为该卷内容针对的保管期限。（三）“类别”按凭证、年度财务会计报告、季度财务会计报告、工资支付单、现金日记账、银行存款日记账、总账、明细账、辅助账，会计档案保管、移交、销毁清册等填写。-8-（四）“会计处理号”（又称处理号）为财务会计部门保管会计档案时编制的顺序号。（五）“全宗号”为上级档案部门为本单位所确定的全宗号。（六）“卷号”为案卷流水号（由档案部门负责编制）。（七）归档卷位戳加盖的位置是：凭证、报表及档案保管、移交、销毁清册等盖在案卷封面右下侧，账本盖在扉页右下侧。如案卷封面已印有归档卷位戳记各项内容，可不加盖归档卷位戳记，但各项内容应填写清楚。若所填写的内容不齐全应加盖归档卷位戳。二、会计档案一律使用盒装，以盒为保管单位，一盒为一卷。卷盒要统一，采用牛皮纸盒，规格为220×310毫米，根据案卷的厚度可分别装入厚度为20、30、40、50毫米档案盒内（会计档案盒及其封面式样见附件五Ａ、B）。三、会计档案卷盒印刷字的尺寸：卷盒封面“会计档案”四个字用30×30mm黑体字红颜色印刷。“单位名称”用15×10mm宋体字红颜色印刷。卷盒脊背的印刷字用黑体字红颜色印刷。四、卷盒封面的单位名称必须用规范的单位名称，封面印刷只印到集团公司，各公司的名称在卷盒脊背“单位”栏显示。五、会计档案盒脊背各项内容的填法与归档卷位戳相同，“单位”和“类别”栏可填写标准简称，具体填法是：（一）“单位”栏的单位名称应填写到立卷部门，如“中铁三局集团公司财务部”“中铁三局集团公司***财务部”。（二）“类别”栏填写时，应使用规范简称：年度财务会计报告——年报季度财务会计报告——季报工资支付单——工资单现金日记账——现金账银行存款日记账——银行账会计档案保管清册——保管清册会计档案移交清册——移交清册会计档案销毁清册——销毁清册（三）卷盒脊背中“会计处理号”可简写为“处理号”。（四）加盖卷盒脊背各项内容用蓝、黑色印油，字体、字号各单位自定。六、保管期限同为15年的案卷排列方式，按照总账、明细账、日记账、凭证的顺序排列。七、编制案卷目录：为方便借阅，档案部门应编制案卷目录。（其式样见附件六）。填写要求：（一）“年度”为该案卷内容形成的年度。（二）“案卷号”为该案卷流水号。（三）“案卷内容”为该案卷具体内容。（四）“案卷张数”为该案卷实际总张数。（五）“存放位置”为该案卷存放的库房和柜架编号。-10-（六）案卷目录应按案卷排列上架的顺序填写，并将一个年度内的一个部门或一个保管期限的案卷目录分别装订，编上张号。案卷目录装订成册后，一册编一个流水号（即案卷目录号）。八、编制会计档案案卷目录索引为便于查找会计档案案卷目录，需要编制案卷目录索引，以揭示每类会计档案数量、所在张次及案卷起止号（会计档案案卷目录索引式样见附件七Ａ、B）。（一）会计档案按年度—立卷部门—保管期限—种类排列的可填写附件七Ａ。按保管期限—年度—立卷部门—种类排列的可填写附件七Ｂ。（按B种排列的单位，各指挥部撤销归档时可单独保存）。（二）会计档案案卷目录索引，应放在案卷目录的前面，与案卷目录一并装订。九、编制会计档案归档说明档案部门每年在完成会计档案任务后，编写归档说明，放在案卷目录索引前面，与案卷目录一并装订，其内容应包括：（一）年度内哪些财务会计部门已归档，哪些应归档但尚未归档及其原因。（二）年度内会计档案的归档数量，按保管期限和种类划分各多少卷。已归档的档案是否齐全、完整。（三）已归档案的案卷质量情况。（四）会计档案分类排列上架情况。（五）会计档案损坏情况。（六）会计档案销毁及留存情况。（七）属于保管期限内的档案而误销情况。（八）其它会计档案需要说明的问题。十、会计档案的分类排列上架，可采用以下两种方法。（一）一个年度一个财务会计部