秘书实务案例分析及答案

秘书实务案例分析及答案【篇一：秘书实务试题及答案】第二部分工作实务一15分便条李丽：公司将针对第三季度的销售工作召开总结会议，届时将有来自全国某个办事处的某名销售主管及经理参加。请你列出选择会址应考虑的因素。另外，新来的秘书小王不太会起草“请示”，请你列出拟写请示应注意的事项（应包括格式和语言方面的内容）。谢谢行政经理：苏萌年月日二15分便条李丽：公司因为业务发展需要，刚刚招聘来一位秘书，安排其专门负责公司内、外的日常信息传递工作。请你向她提供一份包括以下几个问题的说明。1．信息分类工作的原则2．信息传递的基本形式3．信息传递的注意事项谢谢行政经理：苏萌年月日三20分便条李丽：以下是我下星期一年月日要参加的一系列活动：上午10：15－11：15召开董事会，所有的经理都参加；上午11：30－12：00给参加员工培训课的新员工讲话；中午12：30与光华公司董事长马明及其夫人共进午餐；下午14：00－15：00前往阳光公司拜会市场开发部经理高原；下午15：45会见丽康公司的销售部经理张建。请你抓紧时间为我制作一份工作日志。另请向我说明制作工作日志时应注意的问题。谢谢行政经理：苏萌年月日2005年11月四级一、参考答案（一）选择会址应考虑的因素：（6分）1.交通便利，使与会者便于前往；2.会场的大小应与会议规模、主题相符，销售工作总结会是小型会议，会场大小应相符；3.场地要有良好的设备配置，如投影仪、多媒体设备、电子白板、扩音设备等，以便于销售主管汇报时使用；4.应尽量避免闹市区，场地应不受“外界干扰”，要求会场隔离设备较好；5.有无停车场；6.场地租借的成本必须合理（二）写好请示应注意的事项（9分）1.要遵守行文规则。（1）不要滥用请示。（2）请示应当坚持一文一事。涉及其他部门应当协商，未能协商一致时应当在请示中写明。（3）请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级。（4）一般不得越级请示，不要多头请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。（5）受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。2.请示的目的要明确，理由要充分，要求要合理。（1）陈述理由，主要应说明做某件事的必要性和可行性。（2）如果是请求帮助的，还要说清楚自己的困难所在。（3）理由越充分，请示的目的越容易达到。3.格式要正确，语言要得体。（1）标题一般用“事由加文种”的形式。（2）正文按请示理由、请示事项、结束语的顺序写。（3）落款。（4）语言要得体、谦虚、委婉。二、参考答案1.信息分类工作应遵循以下原则（4分）（1）在分类中注意科学性、系统性、逻辑性和实用性（2）要确定分类体系，确定分类层次和各层次的分类标准（3）要把信息归入最符合其实际内容的类别（4）子类之间界限要清楚，不互相交叉和包容。2.信息传递的基本形式是双向的，即内向传递和外向传递。（7分）（1）信息内向传递的形式有信件、备忘录、通知或告示、传阅单、企业内部刊物等。（2）信息外向传递的形式有信件、新闻稿、新闻发布会、报刊简短声明、直接邮件等。3.信息传递的注意事项（4分）（1）区别对象按需传递信息（2）做好例行信息的传递工作。（3）加强非例行信息传递工作（4）运用现代化信息传递方式三、参考答案2.注意事项（5分）（1）在早上要预留一小时的时间处理日常工作（2）应熟悉上司工作习惯和约会时间的长短，每天最早和最晚可安排约会的时间，以便安排的约会符合要求。尽量不要在星期一的早上安排上司的约会。（3）在前往其他公司拜会他人，应该预留半小时左右的时间在路途上。（4）安排约会时，时间上不要过于紧凑，注意酌留弹性。（5）应确保上司日志信息的保密，只给上司授权的人查阅。（6）要保持自己的工作日志与上司的日志一致和准确，若上司有了新安排，应立即补充，并且每天要进行检查和更新。（7）秘书应熟悉上司用餐和休息的时间，以便安排约会避开上司的休息。2006年11月四级工作实务一，15分便条钟苗：公司对于文件的收集和整理有规范的要求，请你将会议文件收集的内容和要求、会议文件立卷归档的意义以备忘录形式提供给我。谢谢！行政经理年月日二，15分便条钟苗：档案分类采用年度分类法比较简单，但要求判定档案文件所属年度，把档案归入相应的年度内。请你写一份关于如何正确判定档案文件所属年度的文字材料，发到网上，供大家学习交流。行政经理年月日三，20分便条钟苗：安装在电脑上的刻录机坏了，公司准备再购买一台。请你介绍一下刻录机的主要性能指标，并且说明一下刻录机使用的注意事项。行政经理年月日一、参考答案（08年5月又考）2007年5月四级操作技能试题三、根据下面提供的材料写一份格式规范的意向书。某省对外贸易办公室（甲方）与深圳xx贸易有限公司（乙方），经双方协商同意，确定技术经济合作关系。主要合作内容有高科技产品开发，农副产品深加工与综合应用，外贸出口技术咨询，高新技术以及资金等方面的引进合作。合作方式是双方本着互惠互利共享利益，共担风险的原则，根据具体项目协商，采用具体的多种合作方式。合作程序为由双方商定在适当时间，组团考察，根据考察结果共同拟定合作项目、方式、内容、步骤。甲、乙双方的义务是甲方负责提供其能源、项目、资料和项目的落实。乙方负责提供合作开发项目的技术资料，组织有关技术力量，以及协调开发合作项目的有关关系；协助或代理甲方的产品出口，合作项目产品的出口，甲方所需或双方合作项目所需设备、技术的引进。双方确定具体的联络人员，进行经常的联络工作。此意向书一式四份，各执两份。【篇二：秘书实务案例】丁秘书正在埋头起草一份文件，电话铃响了，拿起电话，丁秘书听着对方的声音，辨别出又是那位推销员朱磊打来的电话。第一次他来电时，丁秘书听着朱磊的自我介绍，判断这不是经理正在等的电话，也不是紧要的事，于是她说：“很抱歉，经理不在。请你留下姓名，地址，回电号码，我会转达给经理的。”可是对方非要找经理不可。挂断电话，丁秘书就此事汇报了经理。经理听后，告诉她，曾在一次交易会上见过此人，印象不佳，不想和他有生意上的往来。十天前，朱磊又来了电话，丁秘书说：“对不起，经理仍然不在。我已将你的情况和要求转告给经理，目前他非常繁忙，尚未考虑和你联系。”随即主动挂了电话。现在，朱磊第三次来电，丁秘书应该怎么办？问题：假如你是丁秘书，你怎样做？参考答案给对方明确答复，而不是随意敷衍基于上述思考，经理说对此人印象不佳，不想和他有生意来往。已基本可以做出相应决策，如果确实没有需求，则可实言相告，并表示感谢，这样无论对于个人魅力还是企业形象都是有利无害的。反之，明知道不会有合作的可能，却因为考虑对方感受或自己未作任何思考而敷衍了事的回答，不仅有损个人魅力，更容易玷污企业形象。两天后，朱磊又来电话，丁秘书：“对不起，经理仍然不在，我会帮你转达，目前经理很忙，还没有考虑与你联系。”既然经理已经表示了自己不想与之来往的意见，那么丁秘书完全可以婉言实情相告，处于礼貌及鼓励，可以留下联系方式，告诉他如果有需求一定第一时间与其联系。而不是，用这种摸棱两可的方法进行敷衍。这样一方面会给他留下日后再次联系的理由，并且与己、与企业形象都不利。【篇三：秘书实务实训案例】职业情景：新力公司是一家大型的、产品具高科技含量的保健品公司，创建于1990年。它是在一个只有一百多人的乡镇企业的基础上建起来的，经过十几年的发展，目前在全国保健品市场上已占有很大的份额，在全国各地有一百多个营销窗口，配备了一万多名市场营销人员，产品畅销全国各大城市及东南亚国家和地区。三月的一天，窗外春光明媚，但新力公司的会议室里却充满了凝重、严肃的气氛。会前，总经理李丰给大家讲了这样一件事，事情是这样的……“肃静的会议室里，公司与德方的谈判即将进行，双方将就今后的合作达成协议，这是公司向国外扩大销售市场的又一重要举措。谈判开始后，大家发现坐在李总一旁的薛秘书穿着非常休闲：一件胸前印有图案的t恤衫，蓝色的牛仔裤，白色的旅游鞋。负责送茶水的助理秘书更是花枝招展，耳环闪闪发光，手镯晃来晃去，高跟鞋叮叮作响。每当她进来送水，会谈不得不停歇片刻。外国客人通过翻译开了个玩笑：“李总，最好让这位漂亮小姐参加选美去。”外商的话，是赞美还是讥讽?李总把问题留给了大家。会场先是一阵沉默，接着大家展开了热烈的讨论。经过讨论，大家一致认为，公司在这几年的发展中，在提高产品的科技含量，保证产品的质量、功效，科技队伍的建设上都下过大力气，也曾在拓展营销渠道上动过脑筋，公司始终走的是一条持续向上发展的道路。但从这件事看来，随着公司规模的迅速扩大，职员自身的素质并未随之跟上，因此要加强职员的岗前培训，特别是对职员内在素质的开发培养一定要抓紧。要为公司的可持续发展积蓄力量，必须提高员工素质，否则企业就没有发展的后劲。会议最后决定：从现在起到2004年，用两年的时间，对所有在职员工进行轮训，轮训期间，要特别加强对职工、特别是管理人员的个人礼仪的训练和要求，要牢固树立“公司荣我荣，公司衰我衰”的意识，改变穿衣服是个人私事的思想。轮训后，除了对应该掌握的技能进行考核外，还要使职员在个人素养方面有大的改观。会议还决定：今后几年，每年举行一次职工个人形象设计大赛，并进行奖励。对在工作岗位上努力提高自身素质、给企业带来效益的人员也要重奖，要在全公司形成学习礼仪、提高自身素质的良好风气。实训项目根据所给职业情景，模拟举行个人形象设计大赛实训方式与手段本实训分组进行，每组确定组长，并按照要求明确分工，做到责任落实到每一个学生。实训要求与标准：1、根据案例内容，以组为单位完成新力公司举行个人形象设计大赛方案及组织现场表演。2、每组要确定好每个成员所扮演的角色，要有导演、指挥、服装设计师、化妆师等。3、个人表演要结合秘书礼仪的知识来设计，要展示出新时期秘书的个人风采。实训二日常接待职业情景：红黄蓝服饰有限公司是xx市一家合资企业，其主打产品“红枫牌”休闲服因其款式新、面料好、做工考究、价格实惠，一直受到消费者的青睐，企业不仅规模越做越大，而且效益也越来越好。企业发展了，来的人也就多起来了。红黄蓝服饰有限公司目前几乎每天都有大批客人来访。公司为此专门设立了一个接待科，配备了两间办公室、一间接待室、一部轿车和4位工作人员，负责接待各地各类来访者，职高文秘专业毕业的秘书小王因待客热情；业务熟悉；又有一定的接待经验，被提拔为接待科科长。小王上任第一天，就遇上了8批来访的客人。第一批客人是小王刚上班、正在办公室打扫卫生的时候到的。据来访的两位客人介绍，他们是前一晚看到省电视台播出的红黄蓝服饰有限公司时装发布会后，连夜乘火车赶来的，目的是想与总经理商洽在他们地区独家代理“红枫牌”系列休闲服。由于是看完电视后的临时决定，没有与公司或领导事先预约。第二批到的是一位纺织染料厂的厂长，报上姓名，小王记得该厂长是事先预约好的。因为小王昨天下班前专门查阅了来访预约单，还用内线电话提醒过总经理。但这位厂长比预约的时间提前了一个小时。接下来的是总经理的一位大学同学，他把总经理的名片不知弄哪去了，加上有好多年没有见面，今天正巧来本市出差，顺便看看老同学。不用问，又是一位没有预约的来访者。接近中午快下班的时候，一位自称与总经理非常熟悉的挂历推销商来到公司要求见总经理。下午上班，小王按计划准备拟订下月初新加坡客商来公司洽谈合作的接待计划，还未动笔，一位报社的记者如约来到公司进行采访。小王先是给记者泡了一杯茶，请记者稍候，然后马上到总经理办公室，准备引见。刚把报社记者引领到总经理处，又来了位市电视台的记者。小王问明来意，原来这位记者是市电视台专题部的，已经策划了一档大型公益活动节目，准备与公司领导商议联合举办活动事宜。这是今天第六批来访客人，当然是没有事先预约的。第七批到访的客人是一位相貌出众的小姐，时间是下午三点半七还未等小王开口，来者就自报家门：“我叫李晶晶，曾在某省时装表演公司担任时装模特3年，现合同已到期，我想加盟贵公司”。原来这是一位应聘者，虽然目前公司没有公开招聘时装模特，这位小姐也没有事先预约，但小王还是非常热情