广西路网项目公路工程文件材料收集立卷归档实施细则

1广西路网项目公路工程文件材料收集立卷归档实施细则（征求意见稿）第一章总则第一条为了规范和加强我区路网项目公路工程竣工文件材料立卷归档的管理工作，保证我区路网项目公路工程档案管理质量和竣工文件材料的完整与准确，根据交通部《公路工程竣(交)工验收办法》（交通部令2004年第3号）、《公路工程竣（交）工验收办法实施细则》（交公路发[2010]65号）、《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发[2010]382号）的精神，结合我区路网项目公路工程建设的具体情况，特制定《广西路网项目公路工程文件材料收集立卷归档实施细则》，以下简称《细则》。第二条本细则适用于由自治区公路管理局为业主的公路建设项目，以及由其他业主完成的公路建设、养护工程必须送交由自治区公路管理局归档的公路工程竣工文件材料。第三条本办法所称公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。本细则所称公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。2第二章工作组织与职责第四条遵照国家档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则,自治区公路管理局对本细则适用的建设项目的各项目法人、设计、施工、监理、试验检测单位的档案赋有监督、指导、咨询和检查职能，同时接受公路建设项目所在地上级及同级档案行政管理部门的监督和指导。第五条公路建设项目档案工作实行项目法人负责制，并纳入路网建设考核。项目法人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责。实行“两纳入、三同步”，将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。第六条项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入路网建设考核、工程合同管理、监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。项目法人在严格按照收集归档范围，做好综合文件、决算审计文件、科研、新技术资料外，还要负责组织、监督、协调各参建单位文件。设计单位应严格按照项目设计文件材料的收集和归档范围，做好相关设计及设计变更文件材料的收集、整理、归档工作，同时还必须向项3目法人单位提供与相应项目设计纸质档案资料完全一致的电子图档文件（DWG格式文件）。监理单位在做好监理文件材料收集、归档的同时，应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查。在合同段交工验收前以文件形式前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见，审核意见应针对监理文件和施工文件组卷的规范性、系统性、准确性、真实性、完整性做出真实评价，实事求是得指出存在问题和整改要求，并得出是否达到交工验收的结论。施工单位应负责施工过程中形成的文件材料的收集、整理、归档工作，将档案编制工作纳入施工管理职责范围，自觉接受监理单位、项目法人、质监部门和上级档案部门的监督、检查。设计单位、监理单位、施工单位的竣工文件在交工前送项目法人（项目现场管理机构）统一保管。第七条各参建单位应指定一位总工程师或技术负责人分管项目档案管理工作，并配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件立卷归档工作需要的专职档案管理人员，保持其稳定性；明确本单位有关岗位和人员项目文件材料归档职责和要求；按规定做好项目文件材料的收集、整理、立卷、归档工作，并制定文件归档台帐和移交工作制度。第八条各单位应设专门的档案资料室，配置必要的设备，认真做好防盗、防火、防高温、防光、防潮、防尘、防污染、防有害生物等工作。第三章项目文件材料的收集要求4第九条项目文件材料具体收集范围、保管期限、保管单位等责任分工按照《广西区路网建设项目文件归档范围、保管期限表》（附件1、附件2）的规定执行。第十条有关电子文件归档的收集及要求为推进我区路网项目公路工程档案信息化管理，提高档案标准化、规范化水平，有条件的项目应尽量采用计算机信息系统作为辅助手段进行档案管理。（一）已经实行计算机辅助项目管理的，电子文件须与纸质文件同步归档。（二）与设计单位签订合同时，应对电子版设计文件提出明确要求。（三）档案总目录与卷内目录需纸质目录及电子目录各一份，电子目录中，总目录与卷内目录应进行链接。（四）数码照片应刻录在不可擦写的档案级光盘上保存，同时还须冲印出6英寸的纸质照片一并归档。照片的电子文件需编制电子版目录，并与照片进行连接。归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，除调整亮度、对比度、饱和度等为提高画面质量、增强画面效果的处理外，一般不能进行修改。经过添加、合成、挖补等修改内容的处理过的数码照片不能归档。（五）重要事件、重大变更的影像资料应进行归档。（六）未实行计算机辅助管理的项目，应对使用频率较高的资料进行原文扫描（包括立项审批、勘察设计、预算审批、变更文件、变更图纸、竣工图、桥梁基础检测、桥梁载荷试验、质量安全事故处理文件、5非正常施工工艺等重要文件），并编制电子目录，与文件链接。扫描时应使用不低于400pdi的分辨率进行扫描，特殊纸质或档案原件清晰度不高的，可通过增加分辨率，调整亮度、对比度等技术参数，直至扫描图像清晰为止。（七）电子文件及纸质文件数字化的形成和保存应符合国家档案局《电子文件归档与管理规范》（GB/T18994-2002）、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999）、《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）和《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）的要求。第十一条各单位应建立健全项目文件材料收集归档的预立卷制度。（一）根据已批复的单位、分部、分项划分，建立内业资料管理台帐（见附件3），并设置相应档案盒及标签。划分的分部分项工程须进行编号。（二）要明确每个分项工程质保资料填写的要求，施工技术人员、测量人员、试验人员对现场资料必须进行实时填写，与工程进展同步。（三）分项工程中间交工后应及时向专职档案员移交工程资料及照片资料。专职档案员应根据分部分项工程编号对各类表格及照片进行编号，及时整理和归档，确保文件材料的归档与工程建设同步。（四）应注意保管产品合格证、试验资料、桩基检测等文件材料原件，建立原件收集的台帐，避免原件的丢失。（五）及时编制施工大事记，定期收集施工日记、监理日记、监理旁站记录、监理巡视记录、施工原始资料等。6（六）制定档案借阅制度，建立借阅台帐。第十二条收集归档的项目文件材料应为原件。其中，项目立项审批等文件，原件保存在项目主管单位的，项目法人可将复印件归档保存；供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存；热敏纸传真件，需及时复印保存。复印件应完整、清晰。第十三条收集归档的项目文件材料应能全面、准确地反映工程建设的实际过程。勘察及测量基础资料、施工记录须是现场原始记录，如需清稿，须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存；表单填写内容规范，产生及使用部位标注清楚，相关签署手续完备，且为相关责任人亲笔签名。第十四条项目文件材料应书写工整，字迹、线条清晰，修改规范；纸张优良，规格基本统一，文件材料格式以A4纸为准，规格为297×210mm，需要时也可使用A3纸。小于A4纸规格的出厂证明、材质合格证等应粘贴在A4纸上。案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。禁止使用热敏纸、铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等不易长久保存的书写工具书写。禁止使用喷墨打印机打印文件材料。第十五条竣工图编制要求（一）竣工图由施工单位负责编制。在各分项工程完工后，应及时编制工程竣工图。竣工图的编制是在施工过程中分段进行，而非所有工程竣工以后才进行。所有分项工程完工后，施工单位应在各分项工程竣工图的基础上，遵照原设计图卷册组合原则，按照原7设计图的基本顺序整理合同段竣工图并编制竣工图号。竣工图中的竣工日期应填写该分项或分部工程完工的日期。编制完成的竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章（见附件4）并签署，经监理审核签字认可；如项目法人指定由设计单位编制或施工单位委托设计单位编制的，应明确施工单位和监理单位的审核及签字认可责任。竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近的空白处，若竣工图正面无足够的空白处，可将竣工图盖在图纸背面的不装订侧的上方，图章不应压盖图形及文字。（二）竣工图应能全面、准确、清晰地反映项目竣工时的实际情况。如同一结构物部位经多次变更，且每次变更均涉及到计量支付，则变更过程中的所有图纸应作为原设计图依次保留，不加盖竣工图章，竣工图章只在最终的竣工图纸上加盖。（三）一般性变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上修改，要注明修改依据，并加盖竣工图章作为竣工图；凡结构、工艺、平面布置等重大变更及图面变更面积超过10%的，须重新绘制竣工图；重新绘制竣工图的图签如能全面反映施工和监理单位签署情况的，可不另加盖竣工图章。重绘竣工图纸在原施工图号前加“竣”字。（四）同一构筑物、建筑物重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同构筑物、建筑物应分别编制。8（五）路基工程若未涉及工程变更，则横断面图只绘制标准横断面及一般横断面（典型横断面）图，设计变更或由于联测与原地面标高有出入，导致断面变化，则此部分断面均要求全部绘制横断面图。(六)竣工图组卷的排列及要求：每一册竣工图均由图纸封面（案卷题名）、总目录、本册目录、竣工图编制说明、竣工图表组成。1、图纸封面（案卷题名）2、竣工图总目录:参照施工图格式3、本册目录：参照施工图格式，但必须填写竣工图号，竣工图必须打页码，并在本册目录中标注。4、竣工图编制说明竣工图编制说明按照总说明和各篇章进行编制，应能充分体现已完工项目的建设过程和完工时的实际情况，包括主要建设内容、完成工程量、执行的规范标准、主要施工方案、采用的新技术新工艺新材料、特殊问题的处理、施工图的版本、变更情况以及修改完善情况、完工时间等。其中变更情况应体现：变更令号或批复文件文号、变更的具体内容、所在图纸的页次和变更资料所在的档号，对应的每张竣工图有变更的部分要在说明栏中注明所变更的依据、变更内容、变更部位、变更数据。第十六条表格编号的要求各种试验、检测、记录等表格均应按照一定规律进行编号，具体编号要求如下：9(一)工序资料：××××-××-×××-××××-×××-×××流水号分项工程代号分部工程代号表格编号合同段代号项目名称代码1、承包单位在项目开工前要将该项目的单位分部分项划分向监理报审，并确定各单位分部分项代号；2、项目名称代号填写项目名称首字母缩写，各参建单位应该统一；3、签约合同代号填写合同编号（如：监理J1、J2，承包单位按A1，A2）；4、表格编号为建设单位提供的标准表格中右上角的唯一指定编号；5、流水号从1开始，不编虚号；6、年份按照四位阿拉伯数填写、月份按两位阿拉伯数填写。（二）试验资料检测记录表、检测报告、样品的编号规律应按照《公路试验检测数据报告编制导则》（JT/T828-2012）及其释义手册的有关规定执行。第十七条照片及数码照片编号及排列的要求（一）照片及数码照片编号：10××××-××-××-××××-×××-×××照片号照片组号年度保管期限合同段代号项目名称代码（二）分类和排列采用“照片组”的分类方法，照片组即有密切联系的若干张数码照片的集合。如一个项目中反映同一问题或事由的若干张数码照片为一个照片组。在同一项目中，照片档案按“保管期限-年度-照片组”进行分类，同一照片组内的照片档案按形成时间或重要程度或桩号进行排列。（三）照片命名及说明的编制数码照片文件采用“项目名称代码-合同段代号-保管期限-年度-照片组号-照片号”格式命名。保管期限：分别用“01”、“02”、“03”代表永久、30年、10