公司会议管理规定

1/3公司会议管理规定1目的为规范公司各项会议流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。2适用范围本制度适用于公司召开的各种例会及其他会议的管理。例会指按例行规定的时间、地点、内容组织召开的会议；其他会议指根据工作需要，必须采取会议形式来解决问题而安排的会议。3权责3.1制定责任批准审核制定总经理行政中心负责人行政中心3.2实施责任行政中心负责会议管理，重要会议在公司领导安排后由行政中心下文通知，并进行备案登记。会务工作主要由行政中心承办；其他部门主办或召集的主管以上会议、全体员工会议，可由行政中心给予协助。4内容4.1会议种类本规定所指的公司会议包括股东会会议、董事会会议、公司月度工作例会、中心周工作例会、年会、员工大会和其他专题会议、学术交流研讨会、公司主办、承办或联合主办承办的外部会议。4.2会议具体安排序号会议名称主持人召开时间会议内容参加人员记录人基本要求1公司股东会/董事会董事长每年召开一次或股东会认为必要时1、公司经营方针和投资计划2、选举或更换董事，决定有关董事薪酬等事宜3、审议公司基本制度4、修改董事会章程公司各股东董事会秘书2公司月度工作例会总经理次月第一周下午2:00~5:001、上个月工作中存在问题及解决方案2、下个月工作计划、重要方案研讨3、月（季度）考核及其它事宜部长及以上职位人员行政中心每月29日各参会人员将月度计划与结果表交行政中心以便会议中使用2/33各中心周工作例会分管副总经理每周一上午9:30~10:301、上周工作总结与汇报，存在问题及解决方案2、下周工作计划、重点工作方案研讨3、周考核及其它事宜各中心人员各中心制定人员每周二下午下班前各专员将会议纪要提交行政中心存档年会、员工大会总经理/董事长每年召开一次或公司认为必要时1、公司经营、管理情况通报2、讨论职工关心的切身利益问题3、与公司发展相关的合理化建议公司全体员工3专题会议（公司经营管理分析会议）总经理不定期1、公司经营计划事项2、公司管理制度和管理办法的拟定和审核事项3、人事管理事项4、公司合理化建议管理事项5、公司其他重大经营决策和管理问题等总经理副总经理部门负责人总经理秘书总经理秘书4学术交流研讨会技术研发/生产中心负责人不定期会议主持人制定参会人员中心制定人员注：公司月度工作会议，各部门负责人需使用PPT汇报月度工作。会议完后第二日下午下班前将签审完毕的会议纪要下发。4.3会议流程4.3.1会前准备包括会议议题、主持人、记录人、将要下发的文件、有准备发言。议题：不要多于三个。主持人：根据不同层级会议确定主持人记录人：根据不同层级会议确定记录人将下发的文件要做到准确，有错误在会前要经过修改，文件要按照与会人数复印，不要造成开会中途文件准备不全，要预先考虑到保密程序。4.3.2会议通知根据会前准备拟定会议通知。会议通知包括：会议的名称、议题、时间、地点、参加人需带资料，以及通知发放方法和途径。4.3.3会议纪要由记录人整理会议纪要。会议纪要只记决议，不记讨论过程，个别重要语句可记。会议纪要一定要有执行人和完成时间。会议纪要在会后1个工作日整理后由会议主持人签发，并按规定参阅范围发放到位。并交3/3行政中心1份备案。如果是连续性会议（如例会），会议上要总结上次会议决议的执行情况。会议纪要的编写要求统一规范，文头、文号、格式等要素须按规定格式编写。4.3.4会议决议的督办会议决议事项，由会议主持人指定人员负责落实、检查实施结果。会议决定事项应由有关责任部门负责催办，并落实执行结果。需反馈的应及时向关领导反馈。4.3.5会议纪律会议应按时召开，与会人员均应自觉遵守会议时间；不能参加会议的人员应提前向主持人请假，主持人应将请假情况在会议开始时向记录员通报；与会人员必须认真做好会议记录；会场禁止喧哗，禁止随意走动，未经批准不得中途离开会场；会议期间，与会人员需关闭手机或将手机调到振动或静音；为提高会议效率，与会人员议事要简明扼要，抓住关键，提高会议质量和效率，节省时间。5处置5.1违反会议纪律，迟到、早退、随意走动、接听手机者每次向水果基金捐款20元，无故不到者每次向水果基金捐款100元，具体事宜由行政中心监督执行。5.2未按规定的时间编发会议纪要而影响工作，视后果严重程度，给予责任人批评教育、警告或向水果基金捐款每次30元。5.3对于落实不力或拒不执行会议决议的，每次向水果基金捐款50元，情节严重者，由行政中心提出处理意见，并进行处理。6附则6.1本制度由行政中心负责解释与修订。6.2本制度自2016年6月1日起施行。7相关记录附件一:《周工作计划与总结表》附件二:《会议签到表》附件三:《会议纪要》（模板）