22行政管理常用表格

第一章管理部职责描述（一）管理部工作职责一览表管理部部门职责职责细分备注1．日常办公事务管理（1）企业各种日常办公事务的计划、组织、协调与控制（2）会议的组织、协调，会议内容的记录与传达在建立办公自动化系统方面有给予协助的职责2．办公物品及设备管理（1）负责制定办公物品及设备的采购、保管、发放与使用制度（2）负责办公物品及设备的采购事宜（3）办公物品的保管、发放、使用（4）办公设备的日常保养与故障维修计算机及网络设备的故障一般由专业人员维修3．文书资料管理（1）印信的管理和文书、公文的起草、收取、传达与处理（2）企业各种档案、书刊的建档、保管、借阅（3）做好文书资料以及内部信息的保密工作4．车辆管理（1）办公车辆的调度管理（2）安排车辆年检、定期保养、日常维修等工作（3）对司机人员进行安全驾驶教育、考勤等日常管理5．人事日常事务管理（1）员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作（2）对员工生活福利、安全保健、卫生等方面的管理（3）组织员工开展各种形式的活动6．后勤保障事务管理（1）企业环境卫生及固定资产、员工安全管理（2）企业员工食堂、办公环境的日常管理（3）维持企业水、电等动力系统的正常运行及相关设施维修（4）企业日常安全保卫及消防管理7．涉外事务管理（1）来客接待事宜管理，包括前台接待、客人来访登记与迎送等（2）企业对外宣传、公关联系（3）牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案8．法律事务管理（1）审议合同的合法性，保障企业的合法利益（2）协助处理日常涉法事务及管理合同（3）参与企业重大合作项目和重大业务项目的谈判（4）代理企业涉讼案件第二章管理部组织管理（一）部门组织结构与责权表部门部门负责人经理直属领导副总经理部门组织结构图部门编制经理级人主管级人专员级人部门职责部门权力相关说明编制人数审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期（二）行政办公工作一览表部门：人数：填写日期：年月日序号工作内容概述（三）行政办公职位规范表职位名称直接上级直接下级管辖范围直接责任主要权力职务代理人任职条件（四）员工处罚通知单年月日受处分人姓名部门岗位处罚事由：处罚类型警告□严重警告□记小过□记大过□除名□罚款元员工本人（确认）：日期：员工所属部门（确认）：日期：分管领导（签核）：日期：总经理（签核）：日期：第三章办公事务管理（一）行政费用计划表编号：单位：元科目上年度平均数本年度预算数变动量变动率%备注一季度二季度三季度四季度固定费用01薪资支出02间接人工03租金支出04办公费05邮电费06水电油料费07保险费08医保费09社保费合计01加班费02差旅费03运费04维护费变动费用05交际费06样品费07包装费08燃料费09职工福利费用10杂项购置费用11会务费12培训费13劳务费14间接材料费用15消耗品费用16保健费17其他费用合计费用总计（二）行政费用申请单编号：部门：填写日期：年月日单位：元费用类别金额用途说明附件张数合计人民币（大写）报销人签字：审核人签字：主管领导签字：（三）通讯费用报销单编号：填写日期：年月日部门使用人通讯工具类别（）固定电话（）移动电话（）其他号码费用（合计）人民币（大写）审批意见主管领导（签字）审核（签字）总经理（签字）费用明细（四）外勤费用报销单员工姓名所属部门报销时间备注序号费用类别大写小写0001交通费0002资料费0003交际费0004补贴费0005其他费用合计财务审批部门经理审批财务复核部门经理审核经办人签名报销人签名（五）车辆费用报销单编号：填表日期：年月日驾驶员部门车号预支期间年月日至年月日车型项目张数金额（单据粘贴处）合计金额（大写）财务审批部门经理审批财务复核部门经理审核经办人签名报销人签名（六）招待费用报销单编号：填表日期：年月日姓名职务部门附件张招待事由招待对象招待人数客人人陪同人备注日期招待地点餐饮费住宿费礼品礼金其他费用金额合计十万千百十元角分金额大写合计财务审批部门经理审批财务复核部门经理审核经办人签名报销人签名（七）公务联系单签收人送抵时间已阅签字转出时间联系事项签复填表人（八）参观许可证许可编号发证日期印章参观单位参观日期参观者姓名职务单位参观区域参观内容参观目的参观路线相关部门签章分管副总招聘部业务部派遣部管理部玄一公司其他部门（九）接待用餐申请表年月日接待负责部门接待负责人负责人职务来宾负责人工作单位部门和职务接待总人数用餐时间陪同人数接待事由招待规格（根据公司相关规定确定）受理日期经办人审核意见接待部门管理部分管副总（十）公关工作计划表公关工作主体负责部门负责人员公关主管口部门经理口副总经理口配合人员计划情况工作目标工作进度进度目标工作成果工作预算工作结算（十一）会议记录表编号：填写日期：年月日会议时间地点主持人记录人会议名称参加者会议议题会议过程会议决策记录审核人审核结果（十二）年度会议计划表会议名称主持人开会地点会议召集部门开会日期会议主要工作人员开会时间与会者应备资料会议宗旨及议题会场标示资料与会单位会场拟分发资料人数备注（十三）会议审核项目表序号审核项目审核结果序号审核项目审核结果1会议的主题22女服务员着装方面：（1）洋装（2）旗袍（3）其他民族服饰2会议的规模（总人数）查邀请回函3会议预算4招待对象的层次23新闻媒体：（1）文字记者（2）新闻稿（3）摄影记者（4）录像记者及电源准备5活动日期及时间（注意是否与其他同业的活动冲突）6会议天数7会议负责人8会议事项分工表24住宿安排方面：（1）安排来宾的住宿（套房、单人房、双人房）（2）领导人的住宿预订房间（3）妥善分配房间9会场的预订：（1）主会场（2）分会场（3）洽谈室（4）展示室（5）来宾休息室（6）工作人员休息室（7）演艺人员休息室10制作来宾名册：包括姓名、地址、公司名称、电话、职务等25支付的负担范围（住宿、餐费、取用冰箱内的食物费用、电话费）11各类函件：邀请函、信封、邀请卡、回函明信片、纪念品、停车26安排用餐方面：（1）住宿者的用餐事宜场、指引地图、餐券订制张数（多印20%以备用）、信封书写投递日期（2）来宾、司机的用餐问题（3）服务人员的用餐（4）演员、乐队的用餐问题12纪念品方面：纪念品的选定、包装、外包装书写、礼品提款、蝴蝶结（装饰礼品包装）订制数量（要多出20%以备用）27活动行程方面：（1）司仪开场白（2）主持人的致辞（3）来宾致辞（4）宣读贺电（5）致谢辞（6）活动行程表（7）播放背景音乐（8）放映宣传影片、幻灯片13交通工具方面：飞机、面包车、轿车14酬谢费（给司机人员等）15会场布置：主席台、会标、灯光、音响效果、录音、座次、台下座位、紧急疏散方案、茶水饮料供应16宴会的形式：（1）餐桌入座式（2）自助餐入座式（3）半入座式自助餐（4）鸡尾酒立食式自助餐28服务柜台的工作方面：（1）来宾出、缺席之确认（2）发放胸章（3）发放活动行程表（4）引导来宾到休息室16料理样式和菜单印制17饮料香烟：（1）国产白酒（2）鸡尾酒（3）啤酒（4）饮料类18花饰：（1）花篮（2）桌上花饰（3）雕冰花饰（4）胸花（5）赠用花束（6）典礼台花饰（7）载挂花饰（8）蜡烛（9）展示品饰花（5）发放座位牌（6）发放纪念品（7）设置临时电话（8）来宾签名纪念19看板、标示板类：（1）大门看板（2）方向标示（3）专用停车场示牌（4）展示商品说明标牌29座位顺序：（1）桌面标示卡（2）桌面标示卡的书写20拍照摄影方面：（1）纪念照片（2）快照30胸章、名牌：（1）颜色、大小、种类的选定（2）公司名称、职衔、姓名的书写21选择桌子（1）圆桌（2）方桌（十四）决议事项确认表决议事项决议内容达到目标所需支持执行措施执行负责人备注（十五）决议事项实施表会议名称：决议事项决议日期决议负责人部门执行负责人实施目标实施进度评价各部门每个月的实施检查表月份实施进度评价月份实施进度评价142536（十六）会议室使用申请表填写日期：年月日使用日期使用时间会议名称具体地点参会人数所需设备备注使用单位管理单位申请部门填表人经理管理人经理（十七）印章使用登记表时间文件名称文号印章类别使用人批准人备注（十八）印章使用审批表编号用章部门盖章时间印章类别盖章次数文号文件名称备注用章人（签章）批准人（签章）注：请在备注栏中简要说明盖章用途（十九）印章使用申请单部门申请日期用印类别用印份数文件名称文件说明申请人核准人（二十）印章管理登记表种类区分名称印章内容管理责任人办理责任人备注公司印章名印公司名印公司全称部门印章部门印管理部印公司名、部门名分公司印子公司印公司名、子公司名职务印章董事长经理职务名称部长印财务部经理印（银行专用）公司名、职务名（二十一）印章使用范围表种类区分支票及银行兑现凭证合同及其他重要文件日常业务文件各类对外文件辞令请示收据人事关系及有关证明员工存款账目委任状公司名称印章公司名章集团公司专用部门名章子公司章职务名章董事长章其他高级职员名章财务部经理章子公司经理章第四章网络信息管理（一）计算机故障维修记录卡部门：填写日期：年月日机器规格数量故障说明预估修理费备注（二）计算机网络报修登记表时间部门机器报修原因维修人完成时间维修情况说明（三）计算机网络设备档案表设备使用部门：设备名称设备品牌规格型号销售公司设备价格购买日期维护公司维护年限年维修费用故障现象及维修情况维修时间更换配件记录维修人故障记录备注第五章文书档案资料管理（一）收（发）文登记表收文发文月日发文部门文号份数有无附件签收月日收文部门文号份数有无附件寄件人签收（二）公文传递单填写日期：年月日收文公文编号文件名称发文签收备注（三）公文会签单发文单位发文文号发文日期时限□普通件□急件□特急件密级□普通□秘密□机密□绝密内容会签顺序单位接文时间交文时间管理部转呈时间1月日时月日时月日时2月日时月日时月日时3月日时月日时月日时备注（四）档案索引表序号档案号档案名称建档日期储存位置档案内容（五）档案明细表全宗号目录号案卷号移出归还日期单位经手人管理人日期管理人（六）档案调阅单编号：填写日期：年月日档案类别调卷部门调卷人文件内容摘要调阅用途调阅期限自年月日起至年月日止，计日原收文编号借出日期档号归还日期备注保管人签章（七）信件接收登记表月份：年份：日期信件种类接收人收信人所属单位/职位分发日期签收人（八）外发信件登记表序号外发时间信件信息发信人信息密级信件类别外发地址收信人发信人部门（九）借阅登记表年月日编号名称借阅日期借阅人签字归还日期借阅办理人（十）丢失报告单填表日期：年月日丢失资料编号丢失资料名称发现（大致）日期资料存档日期资料所属级别资料管理人丢失原因：资料管理人员签名：日期：年月日部门处理意见管理部处理意见部门经理签名：年月日管理部经理签名：年月日副总经理审批意见：年月日第六章提案管理（一）项目提案表填写日期：年月日部门职位姓名提案名称编号现况、缺点（附图）、说明提案改善内容（具体、详细、附图）估计投资额（分项估算）预计效益暨投资回收期（二）会议提案表公司会议第号提案提案人所在部门提案日期提案编号理由（写明提出建议或意见的理由）措施（写明实现所提主张的措施）审查意见审查人签名（盖章）备注（三）员工提案汇总表编号：时间：年月编号提案人所属部门提案事项收件日期审核日期审核人实施结果核发奖金可用可试不佳（四）优秀提案审核基准表编号：填写日期：年月日提案名称评审人员评价项目评价基准（注：以年为单位的预计金额）等级分评价分有形效果（30）1．30万元以上302．21万～30万元（以2万元为单位得1分）26～293．11万～20万元（以2万元为单位得1分）21～254．6万～10万元（以1万元为单位得1分）11～205．1万～5万元（以1万元为单位得1分）6～106．不足1万元（以2000元为单位得1分）1～5无形效果（10）1．安全性、劳动强度、环境或外形改善的效果明显8～102．以上任意项改善效果一般3～73．以上任意项可以看出有改善1～2波及效果（15）1．可以在整个集团推广使用11～152．可以在公司内推广使用7～103．适用于本部门4～6独创性（15