外贸函电课件Unit1-商务信函的基本知识

BusinessEnglishCorrespondenceUnitonebasicknowledgeofbusinessletterwriting外贸商务信函几个写作特点•1、口语化•每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Yourletterhasbeenreceived”，“Yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“Wearelookingintoyourcomplaint”。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。•2、语气语调•由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现•3、礼貌•我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。•特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。•4、简洁•就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goodshavebeensent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。•5、回复迅速及时•给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。•6、标题•这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题“Howareyou?”，“Canweworktogether?”，建议您改成“Proposal:BrightIdeasImports--ZhejiangTextile’sPartnershipOpportunity”或者“Introduction:OurProductOfferingsforBrightIdeasImports.”这样您的邮件会显得更加专业。•商务函电的写作应掌握7C原则(p18)，即：•完整（complete）•正确（correctness）•清楚（clearness）•简洁（concreteness）•具体（concreteness）•礼貌（courtesy）•体谅（consideration）•完整•书信一般可分为商务信件或公函（BusinessLetterorOfficialCorrespondence）和私人信件（PrivateLetter）两大类。值得注意的是，英语书信的写法与汉语书信有一些明显区别，应特别加以区分。英语书信通常包括下面几个组成部分：信端、信内地址、称呼、正文、结束语、签名、附件、再启等。•1、商务信函信端（Heading）信端即信头，一般包括写信人的地址和写信日期。一些正式信函的信端还包括发信人或单位的电话号码、电报挂号、电传、传真和邮政编码等。西方国家中有些信端甚至还有单位负责人的姓名、职务和职称等。信端的目的是使收信人一看便知道书信来自何处，何时发出，便于复信和查阅。用一般的信纸写信时，信端应写在信纸的右上角，若字数较多，可从信纸中间或偏右的地方写起。若字数较少，可适当多向右移一些，使整个信端的重心落在右上角。•商务信函信端的写法主要有并列式和斜列式两种。从目前情况来看，前者更为常用。采用并列式时，每行开头要左对齐；采用斜列式时，每行开头逐次向右移二三个字母的距离。例如：1）并列式16FuxingStreetHaidianDistrictBeijingPostCode:100035People’sRepublicofChinaTel:63211234Aug.20,20042）斜列式（IndentedForm）16FuxingStreetHaidianDistrictBeijingPostCode:100035People’sRepublicofChinaTel:63211234Aug.20,2004•写信端时，先写发信人的地址，地点的名称按由小到大的顺序排列，然后是其它项目和发信日期。具体次序是：第一行写门牌号和街名；第二行写区名、市（县）名、省（州、邦）名，往国外寄的信，还要写上国家的名称；国家名称的前面加上邮政编码，其后可写上电话号码，最后一行写发信日期。如果写信人的地址是机关单位的名称，则将其作为第一行。如果写信人的单位没有门牌号码和街名，则第一行可写上所在班级或专业组的名称；第二行写系、科、室名称；第三行写学校名称；第四行写市（县）、省（州）名称；然后再写邮政编码、国名、电话号码、发信日期等项。•如果使用标点符号，则在每行末尾加逗号，最后一行的末尾加句号。但当前的信件中行末大都不加标点符号，但在每行之内该用标点符号的地方，仍要用标点。特别要注意的是，门牌号码和街名之间要加逗号。月份和日期之间不可用逗号。在西方国家，城市名称之后往往写有字母或数字（如NewYork,103），表示城市的邮政编码。•关于发信日期的写法，应注意以下几点：①年份应完全写出，不能简写。②月份要用英文名称，不要用数字代替。③月份名称多用公认的缩写式。但May,June,July,因为较短，不可缩写。④写日期时，可用基数词1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序数词lst,2nd,3rd,4th,5th,……28th,29th,30th,31lst等。但最好用基数词，简单明了。•日期可有下列几种写法：①Oct.20,2004②10May.,2004③3rdJune,2004④Sept.16th,2004其中，①最为通用。•2、商务信函信内地址（InsideAddress,IntroductoryAddress）信内地址收信人的姓名和地址，写在信纸的左上角，从信纸的左边顶格开始写，低于写信人地址和发信日期一二行，也分并列式和斜列式两种，但应与信端的书写格式保持一致。其次序是，先写收信人姓名、头衔和单位名称，占一二行，然后写地址，可占二至四行，例如：•Ms.JoannaKerryPekingUniversityHaidianDistrict,100871BeijingChina•3.商务信函称呼（Salutation）对收信人的称呼应自成一行，写在低于信内地址一二行的地方，从信纸的左边顶格开始写，每个词的开头字母要大写，至于末尾处的符号，英国人用逗号，但美国和加拿大英语则多用冒号。称呼用语可视写信人与收信人的关系而定。给外国人写英文信时，称呼用语要注意以下几点：•①对没有头衔的男性一般称呼Mr.。Mr.用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如对的称呼，应该是：Mr.或Mr.White,不可是：Mr.Phil。若称呼多个男性，则在姓名前用Mr.的复数形式Messrs.。对一般以人名为名称的公司和企业常用这种称呼，例如：Messrs.BlackandBrothers布莱克兄弟公司。•②对女性一般称呼Mrs.，Madam或Miss。Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前Madame此词可以单独使用或加在丈夫的姓名之前Mrs.没有复数形式。若称呼多个女性，则在姓名前用Mme.的复数形式Mmes.而对以女子名字为名称的公司、企业可用Mesdames称呼。Miss多用于未婚女子，此词可缩写为Ms，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前。•③对收信人的称呼，也可用头衔或职位的名称，不分性别。例如Professor（缩写为Prof.），Doctor（缩写为Dr.），General(缩写为Gen.)。这些称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如Prof.（Phil）White等。••④对外公函中对收信人的称呼，可用Gentlemen（而不是Gentleman），DearSir(s)和MydearSir(s)等。Gentlemen之前不能加Dear，后面也不能带姓名。用Sirs时，前面常用Dear一词，但也可单独用Sir。若收信人是妇女，则无论已婚或未婚，都可单独使用Madam或其复数Mesdames。•⑤对外国高级官员的称呼，如国家元首、政府首脑、部长、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir，（Dear）Mr.Chairman，（Dear）Mr.Premier，（Mydear）Mr.Ambassador，YourExcellency（复数为Excellencies）。•⑥对君主制国家的国王和皇帝等男性君主，可以Sir称呼，对女王、女皇和皇后等女性君主，可用Madam称呼。有时也用YourMajesty称呼以表示。客气和尊敬YourMajesty可兼指男性和女性，其复数为YourMajesties。•⑦对王室成员，如太子、王子、亲王和公主等，一般可用（Dear）Sir或（Dear）Madam但在正式尊称时，一般用YourHighness(复数为Highnesses)。•收信人称呼先生（男人）Mr./Esq.夫人（已婚）Mrs.小姐（未婚）Miss夫人、小姐统称Ms.夫妇俩人Mr.andMrs.两位或两位以上男子Messrs两位或两位以上女子（已婚）Mesdames两位或两位以上小姐（未婚）Misses••常见的头衔（汉英对照）如下：教授Professor博士Doctor(Dr.,Ph.D.)医学博士MedicalDoctor(M.D.)总统或校长President主席或董事长Chairman副主席或副董事长ViceChairman副总统或副校长VicePresident首相PrimeMinister总理Premier省长或州长Governor市长Mayor参议员Senator大使Ambassador秘书长SecretaryGeneral一秘FirstSecretary二秘SecondSecretary院长Director,Dean副院长ViceDirector系主任Dean,Head,Chair馆长ChiefLibrarian,Curator阁下Excellency神甫Father4.商务信函信的正文（BodyoftheLetter）信的正文每段第一行应往右缩进约四五个字母。在写事务性信件时，正文一般开门见山，内容简单明了，条理清楚。在写私人信件时，信写好之后若有什么遗漏，可用P.S.表示补叙。5.商务信函结束语（ComplimentaryClose）结束语是写信人表示自己对收信人的一种谦称，只占一行，低于正文一二行，从信纸的中间或偏右的地方开始写。第一个词的开头字母要大写，末尾用逗号。结束语视写信人与收信人的关系而定例如写给机关、团体或不相识的人的信，一般用：Yours(very)truly,Yours