Word-2016使用技巧

Word2016使用技巧目录Word2016使用技巧............................................................................................................1技巧一：简单共享（新）............................................................................................1技巧二：协作编辑文档（新）.....................................................................................3技巧三：版本历史（新）............................................................................................4技巧四：智能查找（新）............................................................................................7技巧五：墨迹公式.......................................................................................................9技巧六：编辑PDF文件............................................................................................11技巧七：保存为PDF格式........................................................................................13技巧八：展开和折叠.................................................................................................15技巧九：答复批注.....................................................................................................16技巧十：简单标记和锁定修订...................................................................................17技巧十一：对齐参考线和实时布局...........................................................................18技巧十二：粘贴预览.................................................................................................19技巧十三：多位数字编号..........................................................................................20技巧十四：导航窗格.................................................................................................22技巧十五：快速样式.................................................................................................24技巧十六：文档部件.................................................................................................25技巧十七：文档封面.................................................................................................26技巧十八：设置默认保存格式...................................................................................27技巧十九：在后台视图设置打印...............................................................................29技巧二十：轻松恢复未保存文本...............................................................................32-1-Word2016使用技巧Word2016提供了更简单的云端共享和协作方式，协作编辑文档更加方便。在版本历史记录中可找到每次修改的记录，并可与当前文档进行对比。智能查找可让您在无需离开Word窗口的情况下，利用互联网查找文档中的词语。技巧一：简单共享（新）Word2016利用新的“共享”按钮，快速便捷地邀请他人共同审阅或编辑文档。操作步骤：1.使用Office365或微软账号登录Word，单击【文件】。2.单击【另存为】-【OneDrive】-相应文件夹名称。3.选择要保存的位置，单击【保存】。-2-4.在【文件】菜单中，单击【共享】-【与人共享】-【与人共享】。5.输入邀请人员的邮件地址，选择【可编辑】或【可查看】权限，单击【共享】。-3-技巧二：协作编辑文档（新）Word2016可以多人同时在线编辑存放在OneDrive、OneDriveforBusiness或SharePointOnline中的Word文档。操作步骤：1.在收到的含有共享文档链接的邮件中，单击带链接的文档名称，即可打开共享的文档。-4-2.在文档右侧会列出所有参与者，而文档的正文左侧，则会显示出正在编辑此部分内容的人员。技巧三：版本历史（新）当您编辑存放在OneDrive、OneDriveforBusiness或SharePointOnline中的文档时，改进-5-的“版本历史”，允许您查看或回溯到文档的早期草稿，让您毫无顾虑地编辑和共享文档。操作步骤：1.单击【打开】-【OneDrive-XXXX】，选择文件。2.单击【文件】。3.单击【历史记录】。-6-4.即可看到保存的所有历史记录，单击任意一条历史记录。-7-5.可以和现在的版本进行对比，也可直接还原到所选版本。技巧四：智能查找（新）智能查找可让您在无需离开Word窗口的情况下，利用互联网查找文档中的词语。操作步骤：1.选中要查找的文字，单击右键，选择【智能查找】。-8-2.在右侧【见解】任务窗格中可以查看搜索到的结果。-9-技巧五：墨迹公式Word2016提供了墨迹公式功能，可以用手指或触摸笔直接书写数学公式，Word可以自动识别和转换公式内容。（Excel、PowerPoint、OneNote也具备此功能）。操作步骤：1.在Word中，单击【插入】-【公式】-【墨迹公式】。-10-2.可以任意书写公式。当输入错误时，可以将内容“擦除”后重新输入，完成后单击【插入】。3.单击公式右下角的下拉箭头，选择【另存为新公式】，即可将此公式保存到公式库中。-11-4.重新命名公式名称，单击【确定】。5.单击【插入】-【公式】，在展开的列表中，可看到保存的公式。技巧六：编辑PDF文件Word2016可以打开PDF文件，轻松获取PDF文件内容，并对段落、列表和表格进行排-12-版，就像使用熟悉的Word文档一样。操作步骤：1.现在，可以在Word2016中直接打开PDF文件，内容和排版高保真还原，还可以自动生成标题导航，表格和图片也保持原样。单击【文件】-【打开】，选择PDF格式。2.若显示提示对话框，单击【确定】。3.此时，即可在Word2016中直接编辑修改PDF文档的内容。-13-技巧七：保存为PDF格式当文档创建完成后，为使内容不易被修改，我们可以将其另存为PDF格式。1.单击【文件】。2.单击【导出】-【创建PDF/XPS文档】-【创建PDF/XPS】。-14-3.将文件存放在指定位置，然后单击【发布】即可。-15-技巧八：展开和折叠只需轻点一下，就可以折叠章节，隐藏已阅读的内容，或展开章节，查看更多内容。操作步骤：1.在较长的文档中，单击标题前的标志，可以折叠或展开标题，收起已读内容或展开所有已收起的内容，方便阅读。2.也可以同时折叠或展开所有的标题，只需在选中的文字上单击右键，然后在弹出的菜单中选择【展开/折叠】-【展开所有标题】或【折叠所有标题】，这样可以帮助您轻松关注重要内容。-16-技巧九：答复批注在文字旁的批注中，可以展开多人讨论。您可以轻松跟踪批注，查看相关人员的相互回复，帮助您了解对话中的要点内容。当一个批注或对话的内容已处理完毕，可标记为“完成”，使它折叠并变灰，保留在旁边，以供将来参考。操作步骤：1.单击批注图标展开批注中的内容，查看他人的修改意见。也可以单击答复批注图标进行答复，围绕文档内容进行讨论。2.讨论结束时，在批注标记上单击右键，在弹出的菜单中选择【将批注标记为完成】，这样批注变为灰色，提示自己和其他修改者现在的修改状态，以供后续参考。-17-技巧十：简单标记和锁定修订用简单的提示标明修订和批注，使整个文档显得干净整洁。在修订处单击一下，即可查看所有的改变，查看之后再将其隐藏，实现轻松阅读和跟踪。添加一个密码可以阻止其他人取消修订状态，确保文档中所有被更改的地方都被跟踪，文档变化一览无余。操作步骤：1.当文档处于修订状态时，单击【审阅】，在修订组中将显示标记状态更改为【简单标记】，可以隐藏修订内容，让文档更整洁。2.【审阅】-【修订】-【锁定修订】，可以将文档的修订状态锁定。-18-3.将处于锁定修订状态的文档发给其他人进行修改时，文档将始终处于修订状态。如果要解除修订，必须输入正确的密码，否则无法解除修订状态。这样可以跟踪所有修改的内容，使您对任何更改都明察秋毫。技巧十一：对齐参考线和实时布局在文档中将图片、视频、形状拖入文字时可实时预览布局情况，释放鼠标后，对象和文本环绕即按预览的结果呈现。新的对齐参考线，可以轻松将图表、照片、图形与文字对齐，使您的文档看起来专业而美观。参考线会显示在需要的位置，设置完毕会自动消失。操作步骤：1.在图形、图片、图表的旁边，可以利用布局选项快速设置版式。2.拖动对象时，对齐参考线自动帮助对齐，布局效果可实时预览。-19-技巧十二：粘贴预览Word2016中实时粘贴预览能让您预览到各种粘贴效果，不再因为粘贴后格式不正确而撤销或再次粘贴，使您在第一时间得到正确的内容。操作步骤：1.复制内容后，在Word中单击右键，在“粘贴选项”下出现效果预览。例如：将光标移动至“保留源格式”。2.若想查看其他粘贴效果，例如“只保留文本”，只需将光标移动至相应图标。-20-3.当确定效果后，单击该图标即可完成粘贴。技巧十三：多位数字编号多位数字编号功能，扩展了以前版本提供的自动编号能力，并且能允许为多达5位数字进行自动编号。操作步骤：1.选中文档中的文字，在“开始”选项卡中，单击“编号”旁边的三角符号，如图所示，在下拉列表中，选择“定义新编号格式”。-21-2.在“编号样式”中，拖动滚动条至底部选择其样式为“00001,00002,00003……”，单击【确定】，完成设置。-22-技巧十四：导航窗格编辑文档时，